MBO a workflow

Co je to ad-hoc workflow

Standardně se workflow používá pro podporu řízení procesů. Lze namítnout, že úkoly v rámci MBO jsou jedinečné a žádný proces tam není. Analogicky u projektů - jedinečná aktivita - kde je proces? A pokud tam proces není, nedává smysl vytvářet workflow.

Takže "Jaký proces?!"

U projektů je to jednoduché - proces projektového řízení. Předpokládejme, že dává smysl definovat povinnosti lidí v rámci opakujících se dílčích aktivit při plánování práce, zadávání úkolů atd. Pokud to platí pro projekty, je nasnadě, že u úkolů (viz MBO) by to mohlo být obdobné.

Principy MBO & workflow

Podstatou (viz metodika) řízení pomocí úkolů je formalizace zadání, nezbytný dohled a případné korekce v průběhu a převzetí výsledku. Všechny části jsou důležité - při sjednání zadání je kritické dodržovat pravidla, mít zaznamenány veškeré dohody. Sledování průběhu může hrát významnou roli ohledně pravděpodobnosti úspěšného dokončení. Stejně důležité je práci vyhodnotit.

Protože MBO stojí na formalizaci (evidenci), je nezbytné každý úkol mít konzistentně zaznamenaný. Zejména pokud spoléháme na SMART princip, musí být jednoznačně definovány veškeré atributy (účastníci, termíny, postup, výsledky atd.). Typicky budeme potřebovat další informace, takže úkol by měl mít svůj "pracovní prostor" (technická podoba není rozhodující).

Vycházíme z následujících (zjednodušných/rámcových) potřeb při řízení pomocí cílů:

• Iniciátor/zadavatel musí mít možnost vytvořit záznam obsahující standardní sadu údajů (včetně seznamu potenciálních odkazů na využívaná data).
• Předpokládáme, že by typický záměr měl pocházet ze zpracovaných podnětů / požadavků.
• Definovat (případně by mohlo být zajímavé podpořit "hledání" vhodného člověka) vybraného realizátora.
• Sdílet s ním podklady a návrh zadání.
• Vyžádat si převzetí zadání (realizátor je v dané lhůtě povinen projít podklady a doplnit zadání).
• Připomenout / upozornit obě strany na exspirující lhůtu.
• Umožnit úkol odmítnout.
• V nezbytně nutné podobě má realizátor vytvořit (jednoduchý) plán práce (kdy co).
• Ideálně by si práci na úkolu měl naplánovat do kalendáře. 
• Zahájení a případně průběh by si měl zadavatel mít možnost ověřit (viz též kontrola).
• Pohlídat termín dokončení.
• Zaznamenat výsledky.
• Připomínkování podkladů a zadání a výsledků.
• ...

Jak by mohl vypadat proces pro řízení pomocí úkolů

Jednoznačně máme minimálně dvě role (zadavatel a realizátor) a konkrétní činnosti, které by měly být prováděny, aby se principy řízení pomocí úkolů mohly uplatnit.

Pokud o tomto tématu máte chuť diskutovat, dá se to u výchozí podoby příspěvku na LinkedIn. Pokud se vám budou hodit informace nebo zvažujete MBO, ozvěte se. Umíme pomoci včetně nezbytného rozvoje dovedností.