Doporučení, aby se při dohodě o tom, co se má dělat, postupovalo hodně jednoznačně, bylo formulováno akronymem S.M.A.R.T. Naneštěstí pro něj je natolik skvělý, že si ho vypůjčuje každý bez ohledu na to, jestli to dává smysl. Vysvětleme si, co to znamená a ptejme se, k čemu je to určeno.
Úvaha vychází z diskuse, která byla zahájena zvoláním "SMART cíle jsou špatná a nadužívaná metodika". Nejdříve co je "SMART" a potom co je cíl (což bude obtížné, tento pojem je hodně špatný a nadužívaný... 😎).
Neznamená to "smart" (chytrý). Nemá smysl dělat z toho "metodiku". Jedná se o doporučení, jakou podobu má mít dohoda mezi zadavatelem a realizátorem úkolu. Viz též interpretace v rámci MBO (metodika pro řízení pomocí cílů/úkolů). Obvykle se tento přístup označuje jako princip.
SMART princip dává smysl pro nerutinní záměry.
Pro rutinní činnosti (procesy) je obvykle nepotřebujeme. U těch:
Pojetí principu odpovídá nespornému obsahu (význam jednolivých složek) akronymu (nikoli "znění" - nemá s "chytrostí" nic společného), byť se může v různých variantách lišit. Vyjadřuje, jaké náležitosti má mít zadání úkolu (což determinuje efektivnost získání zamýšleného užitku). Následně se podíváme, pro jaké typy zadání se tento princip hodí. Nejdříve obsah - jaký mají jednotlivá písmena význam - tedy jaké by to zadání mělo být.
Je zajišťováno způsobem sjednání toho zadání - MBO.
Při snaze zneužít "chytrost" na provozní ukazatele vznikají podivuhodné paskvily. Podstata je ovšem v tom, že při zadání musí být možno jenoznačně sjednat, jakým způsobem bude vyhodnoceno, zda to, co bylo uděláno, odpovídá záměru.
Posun na "smysluplné" či dokonce "motivující" je na širší diskusi (veškeré záměry by měly být smysluplné - otázka je, jak toho dosáhnou - přesně vymezit, zajistit či ověřovat - to řešíme systémem správy záměrů; na téma "motivující" obdobně, byť by bylo lepší používat "inspirativní" či "podnětné" - s pojmem motiv je doporučeno zacházet velmi opatrně).
Tady už se lidová tvořivost vyřádila. Jak se komu hodí. Jenže podstata - pokud usilujeme o sjednání zadání, které má nejvyšší možnou pravděpodobnost úspěšného splnění - je v tom, že ten, kdo ho má realizovat, musí úkol dobrovolně a v plném rozsahu přijmout.
Potenciálně zákeřná podmínka (pojetí "relevant" směřuje k "přiměřenosti" - aby to, co se má dělat, odpovídalo podmínkám/potřebám/prostředí - faktický význam je podobný).
Když se soudný člověk zamyslí nad podstatou (významem jednotlivých součástí), mělo by mu být jasné, na jaký typ zadání je účelné je uplatňovat. Takže se ptejme, pro jaké "cíle" má smysl tento princip využít.
Pozor - nemá smysl z toho dělat metodiku, ale pokud ten princip budete chtít uplatnit v praxi, je potřeba to pořádně "nacvičit" a podpořit přiměřenou formalizací (viz MBO).
Cíl - obvyklé vnímání je dosáhnout předem určeného bodu (když lezeme na kopec, tak je to vrchol toho kopce, většinou dřív než jede poslední autobus nebo než přijde monzum). Standardní význam je pomyslná čára mezi tyčemi s transparentem... 🏁
Jednotlivec nemá s cíli problém. Některé typy týmů nejspíš také ne (volejbalové mužstvo výsledek v zápase, soutěži či turnaji). V každém týmu musíme zajistit dělbu práce a její koordinaci. Proto týmy potřebují své vedoucí ("kouče" v tom původním slova smyslu). Ten je povinen převést společný cíl na zadání (úkoly) pro jednotlivé členy týmu. Ale to zde není úplně podstatné.
Viz též rozlišení důsledků - výstupy, dopad/účinky a přínos/výsledky.
Standardní pojem. Je standardní součástí hierarchie strategického řízení. Je doporučeno jej chápat jako žádoucí změnu podoby firmy či jejího postavení na trhu (zjednodušeno) a z toho plynoucí důsledky. Ze své podstaty (směřuje do budoucnosti a žijeme v proměnlivém světě) bude vždy neurčitý.
Např.
Nikoli přání, ale reálné záměry. Zde nepřijatelně zjednodušeno & navíc je potřeba si tuto oblast definovat v rámci interní metodiky systému strategického řízení. Strategický cíl je obvykle základem projektového záměru (pro řízení aktivit vedoucí k jeho dosažení). Realizaci strategických cílů je nutno řídit s využitím procesu správy projektového portfolia (viz jinde).
Tady cítíme, že pojem "cíl" zde moc smysl nedává (viz obvyklé pojetí MBO).
Zlepšování provozních výsledků se musí dít primárně cestou CPI & rozvoje dovedností. Nikoli na základě individuálního jednorázového úsilí. Viz metodika procesního přístupu & ekonomického řízení.
Tady to dává smysl. Nesmí se ovšem jednat o výkon činností, které člověk vykonává (víme, že ten na osobním úsilí člověka závisí jen zřídka a nevýznamně). Navíc pro korektní osobní cíle je snadné použít MBO & princip S.M.A.R.T pro jejich sjednání. Či spíše - sjednávat cíle osobního rozvoje dává smysl pouze pomocí MBO (zcela konkrétní a jednoznačná zadání, termínované atd.). Například:
Nepodložená hodnota výkonového ukazatele není cíl.
Příklad - Antonín má na starosti marketing a nyní pro svoji práci potřebuje zvládnout problematiku sociálních sítí [nemá smysl se zabývat tím, že by chtěl "umět lépe psát" - protože pokud nemáme jasně definován účel, nelze vyhodnotit, co je "dostatečně lépe"].
Na konci roku se porovnají náklady (včetně kapacit) na získání dovedností s přínosem vyššího výkonu aktivity (zde marketingu na sociálních sítích = počty kontaktů). Což je samozřejmě nutno udělat především předem. Můžeme zkusit udělat demonstraci pomocí protokolu MBO.
Korektní projekt je ideálním prostředím pro uplatnění S.M.A.R.T. principu. Při zadávání každého úkolu (task). Na první pohled může vypadat nesmyslně - zbytečně komplikované a náročné, zkušenosti však ukazují, že je to právě naopak.
Pokud při agilním řízení aktivit jsou úkoly zadávány odpovídajícím způsobem (pouze jeden a ne náročnější než na jednu pracovní směnu - což je nejspíš možné jen u některých typů projektů - typicky u vývoje software), samozřejmě to stačí (to není úkol, který by bylo účelná řídit na principu MBO).
Ovšem pozor, na úrovni projektu je to jinak. Akceptační kritéria etap či celkové výsledky projektu se sjednávají vždy na technické bázi (bez ohledu na to, jestli je to realizace zakázky či interní akce). Projekt není záměr. Viz metodika projektového řízení.
Tam také prapůvodně vznikl. Ale hlavně - je naprosto zavádějící vymýšlet způsob uplatnění (či znásilnění) akronymu (byť vážně skvěle zní "SMART goals"), aniž člověk dokáže vysvětlit, co přesně to znamená. Pro sjednávání zadání na řešení nestandardních potřeb (ověření či realizaci záměrů) je to jediná rozumná možnost.
Například (od nejjednoduššího):
Rádi k metodice MBO poskytneme podklady, součinnost při nasazení, zaškolení / zapracování a vše, co bude potřeba (infrastrukturu). Ozvěte se!
Můžeme udělat seznam článků, které se tématem zabývají a poukázat na sporná pojetí.