Soustředění a využití kapacit

30. 03. 2021 Petr Opletal

Pokud chceme pracovat efektivně, musíme si udělat čas na důležité záležitosti. Když se nevěnujeme správným věcem - nejlépe správným způsobem - spotřebováváme spoustu mentální kapacity na překonání nejistoty a obav. Proto máme potíže se soustředěním. Nemluvě o nedozírných škodách, které vznikají tím, že zanedbáváme to důležité.

Soustředění a využití kapacit

Co znamená pracovat efektivně

Klíčové součásti a předpoklady - pokud potřebujete svůj čas využívat lépe než dosud.

  • Dělat to, co přináší největší užitek = vzdát se toho, co tak důležité není.
  • Pracovat na tom rozumným způsobem (jasné zadání, dovednosti, časové bloky).
  • Zbavit se předsudků (předpojatosti) a ověřit si, co funguje a co ne. Nezavrhovat něco, co člověk poctivě nevyzkoušel. Ochota dát si poradit. Trpělivost.

Zásadní téma je, jak "si vyhradit čas" (soustředit se na to podstatné - např. student vysoké školy má možnost vydělávat si peníze na brigádě, případně založit vlastní firmu - musíte se rozhodnout, co je pro vás důležitější). 

Čemu se věnovat

Nejdůležitější je nedělat to, co se nedá stihnout. 😎

  • Realisticky plánovat čas
    • Pracovat v časových blocích (příprava, soustředění).
    • Dostatečný prostor na neřiditelné činnosti a dokázat omezit tlak prostředí.
    • Správnou úroveň rezerv a úroveň jejich využití (rezervy slouží flexibilitě  - pro využití rezerv je potřeba držet zdánlivý převis práce). Což se bez odpovídajícího úsilí a nástroje zajišťuje poměrně obtížně (více jinde).
    • Evidovat a vyhodnocovat, jak dobře se daří plánovat.
  • Produktivita - pracovat přiměřený počet hodin denně. Dostatečně odpočívat.
  • Nenechávat všechno v hlavě - naopak to dostat do psané podoby. Na správném místě zaznamenat vše, co se záměrů a úkolů týká - zjednodušeně řečeno mít vedle plánu práce i seznam námětů a záměrů + věnovat mu patřičnou pozornost. Díky tomu si nemuset pamatovat, na co by se nemělo zapomenout. 
    V ideálním případě na stejném místě, kde máme kalendář, úkoly a komunikaci.

Je dobré nepouštět se bezhlavě do atraktivních příležitostí - je potřeba mít dostatek informací, aby je bylo možno korektně porovnat s těmi ostatními. Když je pro využití příležitosti jen krátké časové okno, je možné odložit všechno, co odložit lze a věnovat jejímu ověření veškerou disponibilní kapacitu. Na konci stejně bude občas nutno rozhodovat s nedostatečnými podklady, ale je to lepší než na základě pohledu z okna.

Jak stanovit význam (důležitost)

Jednoduše. Vyjádřit hodnotu výsledků.

  • Jakýmkoli způsobem stanovte (odhadněte) dopad (důsledky) toho, že dokončíte to, na čem byste chtěli/měli pracovat (mimo povinností). Převeďte to na peníze v dlouhodobém horizontu (stačí překonat pár předsudků).
  • Potom to seřaďte podle úrovně toho dopadu. Každá činnost (blok v kalendáři, což může být opakující se aktivita) by měla mít vazbu právě na její účel/cíl. Jeho hodnota určuje prioritu (lze použít produktivitu - pokud na výsledek 100 potřebujeme 100 jednotek práce, má menší význam, než výsledek 10, na který stačí 2 jednotky práce, popř. ocenit rizika).
    Tohle vážně nejde zvládnou "z hlavy". Pokud si jste jisti, že stačí se řídit pocity, hodně štěstí.
  • Odhadněte časovou náročnost. Vytvořte si plán práce a rozplánujte, kdy na čem budete pracovat (v plánu práce musí být i bloky vyhrazené na neplánovatelné činnosti a rezervy dle dosavadních zkušeností… později jinde).
  • U důležitých aktivit se bude obvykle jednat o časově náročnější práci. Ta se musí rozdělit do bloků v časovém období. Pro výběr toho, na čem je opravdu možné pracovat, lze využít časový limit (kdy už nemá smysl se snažit; více v metodice). Plánujte jenom to, co se dá stihnout a přinese to (po zahrnutí rizik a nejistot) nejvyšší efekt.

Abychom mohli posoudit, co je opravdu důležité, je nutné mít dlouhodobý plán (strategii & model fungování - ať už osobní nebo firemní). Jinak nelze určit hodnotu času, který do té které činnosti investujeme. 

Jakým způsobem zajistit efektivnost

Nic složitého - přesto to většina z nás nedokáže.

  • Je potřeba mít plán práce (a katalog záměrů/příležitostí).
  • Správně používat plánovací kalendář (či obdobný nástroj).
  • Pár dalších maličkostí.

Pravděpodobnou příčinou toho, že to nezvládáme, je kombinace nechuti (nedůvěry), nedostatku dovedností a sebekázně. Popř. není čas řídit čas. Nebo jsme si nedokázali pravdivě odpovědět na otázku, co je primární příčinou potíží či sporných situací.

Mechanické a statické "vyhradit si pátek" může být užitečné při ověřování toho, co bude fungovat a co ne. Jak moc se to komu osvědčí, záleží na obvyklé podobě jeho práce. Doporučený postup:

  • Zvládnout přidělování kapacity záležitostem dle významu (hodnoty). 
  • Naplánovat je na nejvýhodnější čas (vhodné podmínky nebo naléhavost).
  • Kapacitu přidělenou záležitosti (podle vyspělosti prostředí) není dobré přesouvat o více jak 2-3 týdny.
  • Téměř nikdy není dobrý nápad se strategickým tématům věnovat jednou za pár měsíců násilně.

Překážky a omezení  

Co nám (obvykle) brání v tom, abychom se soustředili? U každého to bude něco jiného. Vynechejme "dětské" potíže typu "nechce se mi, raději si hrát nebo čumět na pohádky". Na zázračné řešení toho, čemu se módně říká "prokrastinace", je potřeba najít kouzelného dědečka. Kdo neumí oddělit pracovní a volný čas, má smůlu (pokud máte vůli s tím něco dělat, opravdu je potřeba snímek dne - pojmenovat činnosti).

Běžný člověk se potýká s následujícími (a dalšími, přispějte...) potížemi:

  • Mnoho souběžně otevřených témat/úkolů - nutkání pracovat na více záležitostech "současně", což je extrémně neefektivní. Obdobně když nemáme možnost zaznamenávat si vazby (podněty & úkoly) k dotčeným či souvisejícím tématům.
  • Pochybnosti o prioritách (chaos, tendence k přebíhání).
  • Nepořádek v podkladech (chybí systém pro uložení a zpracování dat).
  • Únava, nedostatek dovedností pro dosažení přiměřeného soustředění.
  • Nejistota (či jistota) o dostatečnosti odborných znalostí a dovedností - nejspíš je možné práci vykonávat efektivněji, občas chaotické hledání "jak to dělat lépe".
  • Nezvládnutá organizace práce/prostředí málo omezující rušivé vlivy.

Organizace práce

To je nezbytný krok. Drastické omezení chaosu. Pro náročnější úkoly potřebujeme klid (eliminovat vyrušování). Za každou cenu je nutné odstranit zdroje vyrušování ve vyhrazených časových blocích. Musíme zorganizovat své okolí a sebe sama (v konkrétních podmínkách - viz dále adaptace).

  • Plánování času je samostatné téma.
  • Sebekázeň možná taky - může pomoci checklist obvyklých opatření. Pokud se člověk neobejde bez toho, aby měl neustále zapnutý telefon (či se neumí vyvarovat obdobných elementárních chyb na této úrovni), má smůlu.

Když nemám možnost pracovat v klidu (skutečně toho nelze dosáhnout - bez ohledu na to, jestli je příčina objektivní nebo subjektivní), nemohu dělat práci, která vyžaduje soustředění. Musím buď pověřit někoho jiného mojí současnou prací, nebo tou prací, která vyžaduje soustředění. Nechtějme kulaté čtverce. Nazývejme věci pravými jmény.

Jednoduchá opatření.

  • Telefon a všechny obdobné komunikační prostředky vypnout nebo nechat někde jinde (někomu jinému, více jinde).
  • Pokud pracujeme s počítačem.
    • Nesmí být spuštěné aplikace, které by mohly rušit nebo nejsou nezbytné. 
    • Samozřejmostí by mělo být vypnutí všech upozornění.
    • Když k té práci není potřeba aplikace pro elektronickou poštu, zavřít.
      Resp. udělat předem všechno proto, aby nemusela běžet. Je dobré určit, ka patří která data/podklady. Nepatří do pošty. Samostatné téma.
    • Poštu (a veškeré obdobné komunikační kanály) otevírat pouze po skončení pracovního bloku a po kontrole kritických zpráv zase zavřít, nejvýše 3× denně. Jednou denně vyřídit (samostatný blok).
  • Dodržovat pravidla psychohygieny. Především se na pracovní blok připravit, aby nemusel být přerušován z osobních důvodů.
  • Pokud někdo může tlouci na dveře, pověsit tam cedulku s nápisem NERUŠIT. Jak vypadá odpovídajíci pracoviště/prostředí, snad není nutné popisovat. Nebát se radikálních změn zvyklostí.
  • Adaptace - neexistuje jednoduchý univerzální návod. Je potřeba se přizpůsobit konkrétním podmínkám a konkrétním lidem.
    • Každý zdroj vyrušení si zaznamenat.
    • Ve stanoveném bloku (při plánování, resp. aktualizaci metodik) se k němu vrátit a vymyslet-najít-ověřit opatření, která jej pomohou eliminovat.
    • Když si to nenapíšete, nebudete za pár dnů vědět ani to, co chcete dělat, natož proč. Nemluvě o tom, že jen stěží se podaří vymyslet dostatečné opatření napoprvé a už vůbec o tom, jak zareaguje to prostředí.

Kdo to nedokáže, má smůlu.

Jak začít

Každý to bude mít trošku (nebo hodně) jinak.

  • Je potřeba pustit se do změn s rozmyslem a přesvědčením, že děláme správnou věc.
  • S důvěrou v sebe sama.
  • Nevěřit na zázraky.
  • Nebát se experimentovat.
  • Co nejmenší postupné změny co nejrychleji.
  • Ověřovat si, jestli opatření mají ten účinek, který očekáváme. Posilujte dosažené výsledky - nenechte rutinu, aby vás vrátila do starých kolejí.

Vyplatí se mít k tomu někoho, kdo vám poradí a upozorní, kde se nejčastěji dělají chyby. Popř. pomůže hlídat ty vyjeté koleje. Můžeme se tomu věnovat ve workshopech na přání. Dle zkušeností jen málo lidí dokáže změnit sebe sama (hodně brutálně řečeno přesvědčení o vlastní dokonalosti). Ti, kdo to zvládnou, získávají významnou výhodu - ověří si, že je možné a účelné zlepšovat své dovednosti. Hledat nové možnosti. Přitom využití času je zjevně kritická podmínka úspěchu a není to až tak náročné.

Nebo rovnou pomůžeme.