Možnosti digitálního kalendáře

Integrovaná funkčnost

Je dobré mít kalendář, který je má společné prostředí s elektronickou poštou. Aby bylo možné přicházející úkoly rovnou zpracovat a naplánovat. Zprávy s návrhy termínů naplánovat přetažením myší. A/nebo mít možnost to dělat ještě mnohem efektněji - třeba s pomocí inteligentního (dnes možná "AI" - což není úplně dobrý nápad - lépe vlastní inteligencí parametrizovatelného) průvodce.

Protože ne každý umí poslat pozvánku na účast na události / termínu. 

Což se dá krásně "vylepšit" tím, že pokud takovou přijatou zprávu - jako uživatel - vyhodnotíte jako pozvánku k účasti, tak pomocí průvodce ten termín ve svém kalendáři poloautomatizovaně vytvoříte a dotyčnému (či skupině) pošlete příslušný návrh do jejich kalendářů. Nenásilně tím naznačíte, že jsou lepší a jednodušší cesty, jak si sjednat schůzku.

Pokud používáte MS365, už takový kalendář máte.

Dnes pro hledání termínů schůzek existuje (pro Office 365) standardní funkčnost FindTime, která usnadňuje nalezení společného termínu i pro lidi z různých organizací. Pokud máte zájem o základ metodiky pro používání MS Outlook, dejte vědět.

Efektivní řízení společných aktivit

Pokud máte nadřízeného (nebo jste takový vedoucí), který vyžaduje, aby mohl jednoduše měnit termíny, které má s ostatními sjednané, tak prostě musí být k dispozici prostředí, které nejenže umožní provést tuto relativně technicky náročnou transakci, ale navíc bude podporovat (umožní kontrolu) korektního používání kalendáře a dodržování interních zásad pro plánování času u všech zapojených spolupracovníků.

To má spoustu různých aspektů.

• Např. pokud spolupracovníci mají v týdnu stanovený čas, který mají držet volný/vyhrazený pro interakce v rámci týmu nebo cokoli jiného/podobného, je potřeba to hlídat.
  Tím se rozumí mechanismus/robot, který zabrání dle stanovených pravidel zaplnění daného časového bloku nebo to minimálně nahlásí.
• Pokud je stanoveno maximální (popř. minimální) vytížení nejbližšího týdne nebo podíl přesunutelných prací, zase je nutné mít možnost to podpořit (tedy např. hlídat, že všechny aktivity mají typ a atribut pro možnost přesunu).
• Potřebujete mít možnost si srovnat/ověřit, jaký byl skutečný a plánovaný čas na plnění zadaných úkolů (popř. v jakém stavu rozpracovanosti se úkol nachází). S tím je spojená kontrola plnění úkolů.

Příjemnou možností dobrého kalendáře je, když můžete pozvat na schůzku své spolupracovníky prostě tím, že je při plánování dané události prostě vyberete (či najdete jejich společný volný čas). A současně s tím si zarezervujete jednací místnost a sdílené pomůcky. Nejlépe mít možnost jej rozšířit o nadstavbu, kdy o dovolenou nebo školení požádáte prostě tak, že si je naplánujete.

A je toho mnohem víc, s čím dobrý kalendář může pomoci.