Možnosti digitálního kalendáře

Integrovaná funkčnost

Je dobré mít kalendář, který je má společné prostředí s elektronickou poštou. Aby bylo možné přicházející úkoly rovnou zpracovat a naplánovat. Zprávy s návrhy termínů přesunout do kalendáře přetažením myší. A/nebo mít možnost to dělat ještě mnohem efektněji - třeba s pomocí inteligentního (dnes možná "AI" - což není úplně dobrý nápad - lépe vlastní inteligencí parametrizovatelného) průvodce přijetím zpráv (viz též Inbox Zero).

Protože ne každý umí poslat pozvánku na účast na události / termínu. 

Což se dá krásně "vylepšit" tím, že pokud takovou přijatou zprávu - jako uživatel - vyhodnotíte jako pozvánku k účasti, tak (nejlépe pomocí průvodce) ten termín ve svém kalendáři poloautomatizovaně vytvoříte a dotyčnému (či skupině) pošlete příslušný návrh do jejich kalendářů. Nenásilně tím naznačíte, že jsou lepší a jednodušší cesty, jak si sjednat schůzku.

Pokud používáte MS365, už takový kalendář máte.

Dnes pro hledání termínů schůzek existuje (pro Office 365) standardní funkčnost FindTime, která usnadňuje nalezení společného termínu i pro lidi z různých organizací. Dejte vědět, pokud máte zájem o:

• Analýzu využívání nástrojů a dovedností týmů pro efektivnějščí využití kapacit.
• Rozvoj dovedností a efektivnější používání nástrojů.
• Vytvoření a uplatnění adaptivní metodiky pro používání MS Outlook / Office / Teams.

Budete se divit, co všechno jde dělat výrazně efektivněji. Chystáme případové studie, tak můžete být jednou z nich.

Efektivní řízení společných aktivit

Pokud máte nadřízeného (nebo jste takový vedoucí), který vyžaduje, aby mohl jednoduše měnit termíny, které má s ostatními sjednané, tak prostě musí být k dispozici prostředí, které nejenže umožní provést tuto relativně technicky náročnou transakci, ale navíc bude podporovat (umožní kontrolu) korektního používání kalendáře a dodržování interních zásad pro plánování času u všech zapojených spolupracovníků.

To má spoustu různých aspektů.

• Např. pokud spolupracovníci mají v týdnu stanovený čas, který mají držet volný/vyhrazený pro interakce v rámci týmu nebo cokoli jiného/podobného, je potřeba hlídat, jak lidé dodržují pravidla.
  Tím se rozumí mechanismus/robot, který zabrání dle stanovených pravidel zaplnění daného časového bloku nebo to minimálně nahlásí. Ideálně tomu zabrání (kontrola přípustnosti umístění aktivity mimo vyhrazené typy do vymezeného času.
• Pokud je v rámci pravidel stanoveno maximální (popř. minimální) vytížení nejbližšího týdne nebo podíl přesunutelných prací, zase je nutné mít možnost to podpořit (tedy např. hlídat, že všechny aktivity mají typ a atribut pro možnost přesunu).
• Potřebujete mít možnost si srovnat/ověřit, jak se vyvíjí skutečný a plánovaný čas na plnění zadaných úkolů (stav rozpracovanosti úkolu). S tím je spojená kontrola či dohled nad přesouváním aktivit plnících úkoly.
  Atraktivní je možnost zadat při vykazování práce (při ukončení aktivity - před zahájením následující) současně jednoduše zbývající práci, která se propíše do stavu úkolu nebo něco obdobného. V ideálním případě se změna rozsahu zbývající práce promítne do naplánovaných pokračovacích aktivit.

Příjemnou možností dobrého kalendáře je, když můžete pozvat na schůzku své spolupracovníky prostě tím, že je při plánování dané události prostě vyberete (či najdete jejich společný volný čas). A současně s tím si zarezervujete jednací místnost a sdílené pomůcky. Příjemná je možnost rozšířit jej o nadstavbu, kdy o dovolenou nebo školení požádáte prostě tak, že si je naplánujete.

A je toho mnohem víc, s čím dobrý kalendář může pomoci.

Kalendář by měl být platný

Je sporné, jestli dává smysl mít v kalendáři minulost.

Pokud chápeme kalendář především jako plánovací, je lepší to, co je hotové (ukončené) odstranit (nebo uložit do záznamu aktivit) a co je potřeba přesunout, přeplánovat na vhodný termín. To, co tam případně nepatří (je tam jen provizorně / poznámka, námět. odkaz apod.) nejlépe přenést tam, kam to patří.

Minulost neplánujeme.

Pokud nenajdeme nějaký důvod, proč by minulé aktivity měly v kalendáři zůstat, je lepší se jich zbavit. Především proto, abychom měli klid, že tam nezůstalo nic, co jsme zapomněli udělat. Je naprosto absurdní připomínat, že před x hodinami bylo potřeba udělat to či ono. To se už nestihne. Je nežádoucí používat kalendář jako to-do list. Kalendář je vhodný nástroj pro timeboxing.

Jak s ním pracujeme.

• Naplánované činnosti se nejen připomenou (víme, co se kdy má dělat), ale jsou ideálním základem pro záznam aktivit & výkaz práce.
• Při každé změně v kalendáři (při zahájení či ukončení aktivity) se kontroluje, jestli v něm nezůstaly činnosti v minulosti. Pokud jsou, tak se musí vypořádat - buď vykázat/evidovat jako dokončené (a odstranit) či odmítnout (s tím, že pokud jsou součástí úkolu, tak se buď přeruší celý úkol nebo se minimálně uvede do stavu, kdy je potřeba jej nově naplánovat.
• Co je potřeba udělat a nestihlo se, přesunout do vhodného časového prostoru.
• Současně (následně) by se do něj měly doplnit i požadavky na využití kapacity z nových aktivit.

Většina z toho poloautomatizovaně.

Jakou funkčnost či spíše rozšíření struktury kalendářové položky potřebujeme.

• Typologie záznamů v kalendáři (o co se jedná - standardní schůzka, dílčí plnění úkolu atd.).
• Rozšiřující údaje (popř. na základě vytěžování textu). 
  Např. vazba na nadřízenou aktivitu, tedy hodnotu, limitní termín apod.
• Pravidla (parametry) pro hledání volného času při přesouvání činnosti.
• Konfigurovatelnost  položek, které nejsou činnostmi (např. podněty apod.).

Pokud vnímáme nutnost analýzy využití času, využíváme snímek pracovního dne.

• Před zahájením aktuální činnosti musíme ukončit tu, která je aktivní.
• Nebo tu aktivní přerušit s tím, že se v ní ještě bude pokračovat. 
• Odpovědět, co s činnostmi, které jsou mezi tou aktuálně uzavíranou a tímto okamžikem. Což může znamenat jejich přesun na další volný termín nebo pokud mají limitní lhůty, tak je vyměnit za přesunutelné.
• Plus halda obdobných vychytávek.

To musí fungovat automaticky. Jinak to nikdo nebude používat. A když to nebude fungovat, tak nikdo nebude používat kalendář korektně, tedy je iluzorní očekávat přínosy typu automatické plánování práce či hledání termínu schůzky. Začarovaný kruh.