Jak najít čas na řízení času

Výchozím krokem je časový snímek dne (analýza využití kapacity). 

• Což si může vzít (než se to naučíme) třeba 5-10% pracovní doby.
• Takže je snadné říci, že to nejde.
• Pocitově není co změnit. Nejde to. Nedá se nic dělat.
  Smutné.

Takže celé hospodaření s časem je fikce. Konec, zpátky do rutiny.

Nebo se můžete poprat sami se sebou. Je dobré vědět proč.

Pracovní čas, sebeúcta, prokrastinace…

Můžete tomu říkat sebekázeň. Můžete o sobě pochybovat. Ale musíte to zkusit.

Udělejte úplně první krok. Počítejte s tím, že to nemusí být úspěšné - potom je potřeba to zkusit "jinak" (rozumí se "zjistit, co a proč jsem nezvládnul", jak se tomu dá předejít - a "znovu a lépe"). Nebo hledat "jiný přístup" (hodně štěstí).

• Pokud v pracovní době (i zcela nezávislý člověk musí mít časové bloky, které považuje za čas pro práci - bez toho nic zde uvedeného nemá smysl) provádíme nepracovní činnosti, musíme si je zakázat. Ne omezit. Eliminovat. Ne dočasně, napořád. Striktně oddělit práci a zábavu.
  Kdo to nedokáže, má smůlu.
• Když máme tolik nepracovních aktivit, že nemáme dost času na práci, tak si prostě musíme vytvořit prostor tím, že si zakážeme ty zájmové činnosti, které nám uvolní tolik času, který potřebujeme.
  Když to neumíme, máme smůlu.
• Pokud neumíte rozlišit, co jsou pracovní a nepracovní činnosti…
  …máte smůlu.

Je pitomost vymlouvat se, že jsem nebohou obětí "prokrastinace".

Vyberte cokoli - mělo by stačit 10 minut denně

Pokud se nedaří alespoň zhruba oddělit pracovní a nepracovní čas, popř nevíte, kolik je kterého (co je co), vezměte si jakýkoli záznamový prostředek (kus papíru) a vždy, když začnete dělat něco jiného, než co jste dostud dělali, tak si na něj poznamenejte čas a alespoň typ práce. Potřebujeme zjistit, co se dá považovat za samostatnou činnost. Nejdříve orientačně - abyste se mohli korektně rozhodnout, kolik času do záznamu (snímku pracovního dne) potřebujete investovat a na úkor čeho to bude.

Když hledáme, kde získat 10 (max. 20) minut denně, nevymýšlejme kulatý čtverec (těch činností není mnoho desítek, v průběhu dne jich je jenom pár - na záznam nemůže být potřeba víc jak půl minuty na jednu. Prostě něco, co na první pohled není fatálně nezbytné, přestaňme dělat (nebo tomu věnovat o těch pár minut méně). Pokud to nedokážete, je všechno marné (popř. viz námět na zlepšení psychohygieny).

• Vyberme kteroukoli z jednoduše a jednoznačně ohraničených aktivit. Např.
  • Odpovídání na e-maily konkrétnímu člověku nebo typu kontaktu.
  • Hledání na Internetu (všechno nebo konkrétní "témata").
  • Vylepšování udělátka v Excelu na analýzu prodejů / stavů zásob / výroby / ...
  • Telefonování/chatování s konkrétními lidmi nebo typy kontaktů.
  • Opravování toho, co jiní lidé neudělali správně.
  • Provádění čehokoli, co má neurčitou spotřebu času a nemá nastaven časový limit (viz kvalita limitovaná kapacitou ... jinými slovy "co není potřeba" - protože kdyby to nutné bylo, tak to bude mít jak limit, tak pracnost).
  • Zařizování (pokud to není vaše pracovní náplň) oprav strojního vybavení / aut / jazykových kurzů / zapojování nového kávovaru / ...
    Přispějte některou ze svých činností, které zjevně nejsou to, čím byste se (v aktuálním rozsahu) měli zabývat. O sociálních sítích a podobných černých dírách snad není potřeba se zmiňovat. I když bůhví…
• Prostě si to zakažte. Přestaňte to dělat. Bez náhrady.
  Pokud si to neumíte zakázat, může pomoci rozvoj dovedností v psychohygieně. Asi je lepší to absolvovat s kompetentním psychologem, než to zkoušet amatérsky (vysoká pravděpodobnost, že to vůbec k ničemu nebude). Je myšleno pouze bezprostředně bez náhrady - více samostatně. Bude se to týkat dovedností, nástrojů, organizace práce…
• Začněte si v tom ušetřeném čase dělat snímek pracovní doby.
  Což je totéž, co jste dělali doteď, jenom důsledněji a důkladněji - pokud možno s lepšími prostředky a lepšími daty. Výsledkem mají být informace, které pomohou pojmenovat a organizovat vaše činnosti. 

Může se zdát hodně sporné, zda člověk může přestat dělat něco, co sice dělat nemá, ale když to neudělá nikdo, tak dříve či později vznikne problém. To by se stát nemělo. Na příkladu telefonování nebo brouzdání po webu je to patrné - když si zakážete konkrétního člověka nebo konkrétní témata, o kterých víte, že žádnou havárii způsobit nemohou, nic se nestane. U rizikovějších činností je potřeba postupovat opatrněji.

Pokud nic takového neexistuje, hledejte jinde. Pokud nikde nic nenajdete, znamená to, že neumíte správně vyhodnotit význam toho, co děláte. Nebo že všechno má stejný význam (nepravděpodobné). Máte dvě možnosti - buď se to (s pomocí někoho dalšího) naučíte, nebo řízení času vzdáte…

Stačí troška dobré vůle = 10 až  15 minut denně

To, že nemáme čas sami na sebe, je výmluva, když se nám do něčeho nechce.

• Zkuste najít cokoliv, co můžete přestat dělat + způsob, jak to zařídit.
• Neříkejte, že to nejde. Že nic takového není.
• Zkuste to znovu a víc se snažte (polovinu z času, který věnujete koukání na televizi, neužitečnému telefonování s přáteli, nemluvě o sociálních sítích). 

Zcela jistě něco najdete.

• Až to budete mít, tak si místo toho zaznamenávejte, jak čas skutečně využíváte.
• Měla by to být nejvýše minuta na každou bdělou hodinu (zkusíme udělat test dostupných nástrojů - je jisté, že nemá smysl to dělat na papír).
• Pokaždé, když skončíte s tím, co právě děláte.

Nebojte se toho. S velkou pravděpodobností nezjistíte nic, na co by člověk mohl být hrdý, ale to nikdo. Ti, kteří to nezkusí, to nezjistí nikdy. Neexistuje vůbec žádný důvod nezačít. Ani to, že se budete muset trošku omezit v ledasčem, co vám připadalo příjemné, nejspíš nebude nijak velké drama. Dobrý pocit z toho, že máte svůj život pod kontrolou, zcela jistě převáží.

V důsledku přece jde o to, abyste měli víc času a proiředků právě na to, co vás baví.

Není čas šetřit čas

Zní to absurdně. Jenže u mnoha lidí je to realita (bez sarkasmu a kritického tónu). Na získání úspor času potřebujete sílu/prostor (tedy čas) se naučit, co neumíte a i samotné řízení sebe sama ze začátku část vaší kapacity spolkne.

• Možná se člověk, který "nemá na nic čas", jen vymlouvá, protože se mu "nechce učit nic nového". Což nesouhlasí s realitou - vždy to bylo tak, že dotyčný člověk "chtěl", ale "nemohl". Neměl čas. 
• Je těžké zjistit skutečné důvody tohoto bloku.
  • Nejspíš je hlavní příčinou to, že člověk nové činnosti (analýze a plánování využití vlastní kapacity), které by měl věnovat dostatek úsilí, není schopen přiznat odpovídající význam.
  • Nadále postupuje podle zaběhnutého schématu - záplavě podnětů, které si nárokují jeho kapacitu, se věnuje podle aktuálního subjektivního vnímání naléhavosti.
  • Protože dopad (důležitost) v tomto běžném scénáři vůbec nemá místo.
    Dokud nepřistoupí na to, že je potřeba explicitně vyhradit část kapacity důležitým záležitostem, které nejsou vidět v oné záplavě akutních témat (aneb postrádají naléhavost), není mu pomoci. Lépe vytvořit vstupní filtr (a zlepšit kritéria) tak, aby se "nové naléhavé" požadavky musely "zařadit" a případně byly zamítnuty s příslušným opatřením pro minimalizaci negativních efektů.
  • Znamená to identifikovat všechny (typy) činnosti, které lze rozlišit.
  • Nedělat vůbec nic jiného (vyjma "provozní režie" - nerozlišitelné).
  • Najít způsob, jak neobelhávat sám sebe - velmi pečlivě zapisovat (a plánovat), kolik která potřebuje času. Analyzovat a vyhodnocovat.
• Obezřetně nastavovat správnou důležitost (lépe vypočítat hodnotu) - a z ní plynoucí pozice v seznamu toho, co budeme udělat. Tu neumíme některým aktivitám přiřadit nejspíš proto, že vnímáme očekávaný dopad jako neadekvátní - neumíme si představit, že bychom mohli uvolnit víc než nepatrnou část své kapacity ani to, jaký přínos to může mít. Takže je potřeba se to naučit.

Přestaňte upřednostňovat to, co právě teď chcete dělat.

Jediná možnost je začít důsledně plánovat (a evidovat, resp. v opačném pořadí). Nastavit sami sobě restrikce v tom, na jak dlouho je pracovní program neměnný (den/týden/...). Vyjma klouzavého přesouvání dle skutečné doby trvání a neřiditelných událostí (výjimek). 

Když se objeví něco nového, tak to musí počkat (pokud to je možné), dokud nebudete přeplánovávat své činnosti a kdy se tedy všemu dostane odpovídajícího pořadí v závislosti na používaných kritériích. Na nic nečekejte. Začněte. Nepotřebujete ani žádnou zázračnou metodiku, ani vyspělé technologie. Jediné, co potřebujete, je seznam činností a u nich kolonky, do kterých si zapíšete, kolik času jste jim každý den věnovali.

Příklad!

Ty odrážky výše jsou hodně důležité. Ale je v nich zhuštěno příliš mnoho podnětů. Nemusí to být úplně srozumitelné. Ptejte se, 

Jaká úspora času je reálná?

Zkusme si to zjednodušit.

• Opravdu sami sebe považujeme za tak neukázněné a neschopné, že bychom se nedokázali zbavit právě tolika ze současných činností, kolika bychom se zbavit (opravdu) chtěli?
  Odpověď je zcela průzračná.
• Už dnes to umíme. Ani se nemusíme nic učit.
• Jenže nechceme.

Obvykle si pouze nedokážeme představit, že by to, co chceme dělat, mohl dělat někdo jiný. Popř. nikdo (rozumí se přestat to dělat). Obvykle používáme tyto činnosti jako záminku, abychom nemuseli dělat ty, do kterých se nám nechce. 

Zřejmá jednoduchá náprava:

• Všechno, co běžně děláme, si sepsat.
• Škrtat.
• Škrtat.
• Škrtat.

Dobré je také ujasnit si, proč se nám nechce dělat tu práci, která je důležitější, než to, čemu se aktuálně věnujeme. Dost často to bude tím, že ji dělat neumíme. Což je dáno tím, že se nám nechce se učit nic nového. Na to není úplně snadná rada - ale může pomoci doporučení - když se chcete naučit hrát squash nebo jezdit na inline bruslích, můžete se to učit sami. Nebo si koupit knížku. Nebo si najmout (skutečně dobrého) trenéra. Co myslíte - jaký postup je opravdu rozumný a nejlepší z hledika výkon/cena? Pokud je to pro vás důležité - co se vyplatí? A nakonec - samouk většinou není efektivnější než jazykovka (rozumí se poměr užitek/úsilí).

No a pokud to pro vás důležité není...