Jak najít čas na řízení času

Je obvyklé, že ten, kdo se potřebuje naučit hospodařit se svou kapacitou, na to nemá čas.

Můžete rezignovat - nebo zkusit udělat zázrak

Potřebujete snímek využití (pracovní) kapacity. Souhlasíte, že to je nutná podmínka (pokud ne, vraťe se ke kořenům). Chcete jej a víte, jak jej použijete (pokud ne, nejspíš potřebujete pomoci). Jenže za dané situace skutečně nemáte sílu to dělat. Co teď?

Výchozím krokem je časový snímek dne (analýza využití kapacity). 

  • Což si může vzít (než se to naučíme) třeba 5-10% pracovní doby.
  • Takže je snadné říci, že to nejde.
  • Pocitově není co změnit. Nejde to. Nedá se nic dělat.
    Smutné.

Takže celé hospodaření s časem je fikce. Konec, zpátky do rutiny.

Nebo se můžete poprat sami se sebou. Je dobré vědět proč.

Pracovní čas, sebeúcta, prokrastinace…

Můžete tomu říkat sebekázeň. Můžete o sobě pochybovat. Ale musíte to zkusit.

Udělejte úplně první krok. Počítejte s tím, že to nemusí být úspěšné - potom je potřeba to zkusit "jinak" (rozumí se "zjistit, co a proč jsem nezvládnul", jak se tomu dá předejít - a "znovu a lépe"). Nebo hledat "jiný přístup" (hodně štěstí).

  • Pokud v pracovní době (i zcela nezávislý člověk musí mít časové bloky, které považuje za čas pro práci - bez toho nic zde uvedeného nemá smysl) provádíme nepracovní činnosti, musíme si je zakázat.
    Kdo toto nedokáže, má smůlu.
  • Když máme tolik nepracovních aktivit, že nemáme dostatek času na práci, tak je potřeba si zajistit prostor tím, že si zakážeme ty zájmové činnosti, které nám uvolní tolik času, který potřebujeme.
    Když to neumíme, máme smůlu.
  • Pokud neumíte rozlišit, co jsou pracovní a nepracovní činnosti…
    …máte smůlu.

Je pitomost vymlouvat se na to, že jsem nebohou obětí "prokrastinace".

Vyberte cokoli

Pokud se nedaří alespoň zhruba oddělit pracovní a nepracovní čas, popř nevíte, kolik je kterého (co je co), vezměte si jakýkoli záznamový prostředek (kus papíru) a vždy, když začnete dělat něco jiného, než co jste dostud dělali, tak si na něj poznamenejte čas a alespoň typ práce. Potřebujeme zjistit, co se dá považovat za samostatnou činnost.

Když hledáme to, co bychom měli přestat dělat, nevymýšlejme kulatý čtverec.

  • Vyberme kteroukoli z jednoduše a jednoznačně ohraničených aktivit. Např.
    • Odpovídání na e-maily konkrétnímu člověku nebo typu kontaktu.
    • Hledání na Internetu (všechno nebo konkrétní "témata").
    • Vylepšování udělátka v Excelu na analýzu prodejů / stavů zásob / výroby / ...
    • Telefonování s konkrétními lidmi nebo typy kontaktů.
    • Opravování toho, co jiní lidé neudělaii správně.
    • Provádění čehokoli, co má neurčitou spotřebu času a nemá nastaven časový limit (viz kvalita limitovaná kapacitou).
    • Zařizování (pokud to není vaše pracovní náplň) oprav strojního vybavení / aut / jazykových kurzů / zapojování nového kávovaru / ...
      Přispějte některou ze svých činností, které nejspíš nejsou to, čím byste se (v aktuálním rozsahu) měli zabývat. O sociálních sítích a podobných černých dírách snad není potřeba se zmiňovat. I když bůhví…
  • Prostě si to zakažte. Přestaňte to dělat. Bez náhrady.
    Tím je myšleno bezprostředně bez náhrady - více samosatně. Bude se to týkat dovedností, nástrojů, organizace práce…
  • Začněte si v tom ušetřeném čase dělat snímek pracovní doby.
    Což je totéž, jenom důsledněji a důkladněji - lepšími prostředky s lepšími daty. Výsledkem musí být informace, které pomohou pojmenovat a organizovat vaše činnosti. 

Ono se to může zdát hodně sporné - jestli člověk může přestat dělat něco, co sice dělat nemá, ale když to nikdo neudělá, tak dříve či později vznikne problém. To by se stát nemělo. Na příkladu toho telefonování nebo brouzdání po webu - když si zakážete konkrétního člověka nebo konkrétní témata, o kterých víte, že žádnou havárii způsobit nemohou, nic se nestane. U těch rizikovějších činností je potřeba postupovat jinak.

Pokud nic takového neexistuje, hledejte jinde. Pokud nikde nic nenajdete, znamená to, že neumíte správně vyhodnotit význam toho, co děláte. Máte dvě možnosti - buď se to (s pomocí někoho dalšího) naučíte, nebo řízení času vzdáte…

Stačí troška dobré vůle = 10 až  15 minut denně

  • Zkuste najít cokoliv, co můžete přestat dělat + způsob, jak to zařídit.
  • Neříkejte, že to nejde. Že nic takového není.
  • Zkuste to znovu a víc se snažte (polovinu z času, který věnujete koukání na televizi, neužitečnému telefonování s přáteli, nemluvě o sociálních sítích). 

Zcela jistě něco najdete.

  • Až to budete mít, tak si místo toho zaznamenávejte, jak čas skutečně využíváte.
  • Měla by to být nejvýše minuta na každou bdělou hodinu (zkusíme udělat test dostupných nástrojů - je jisté, že nemá smysl to dělat na papír).
  • Pokaždé, když skončíte s tím, co právě děláte.

Nebojte se toho. S velkou pravděpodobností nezjistíte nic, na co by člověk mohl být hrdý, ale to nikdo. Ti, kteří to nezkusí, to nezjistí nikdy.

Není čas šetřit čas

Zní to absurdně. Jenže u mnoha lidí je to realita (bez sarkasmu a kritického tónu). Na úsporu času potřebujete čas se naučit, co neumíte a i samotné řízení sebe sama část kapacity spolkne.

  • Možná se člověk, který "nemá na nic čas", jen vymlouvá, protože se mu "nechce učit nic nového". To nesouhlasí s realitou - vždy to bylo tak, že "chtěl", ale "nemohl". Neměl čas. 
  • Je těžké zjistit skutečnou příčinu tohoto bloku.
    • Nejspíš je příčinou to, že nové aktivitě (analýze a plánování využití vlastní kapacity), které by měl věnovat svoji kapacitu, není schopen přiznat odpovídající význam.
    • Nadále postupuje podle zaběhnutého schématu - záplavě podnětů, které si nárokují jeho kapacitu, se věnuje podle aktuálního subjektivního vnímání naléhavosti.
    • Protože dopad (důležitost) v tom scénáři vůbec nemá místo.
      Dokud nepřistoupíte na to, že je potřeba explicitně vyhradit část kapacity důležitým záležitostem, které nejsou vidět v oné záplavě akutních témat (aneb postrádají naléhavost), není vám pomoci.
  • Správnou důležitost - a z ní plynoucí naléhavost pro získání pozice v seznamu toho, co budeme udělat - neumíme některým aktivitám přiřadit nejspíš proto, že vnímáme očekávaný dopad jako neadekvátní - neumíme si představit, že bychom mohli uvolnit víc než nepatrnou část své kapacity ani to, jaký přínos to může mít.

Přestaňte upřednostňovat to, co právě teď považujete za naléhavé.

Jediná možnost je začít důsledně plánovat. Nastavit sami sobě restrikce v tom, na jak dlouho je pracovní program neměnný (den/týden/...). Když se objeví něco nového, tak to musí počkat, dokud nebudete přeplánovávat své činnosti a kdy se jim tedy dostane odpovídajícího pořadí v závislosti na kombinaci definované důležitosti a naléhavosti.

Příklad!

Ty odrážky výše jsou hodně důležité. Je v nich zhuštěno příliš mnoho podnětů. Nemusí to být úplně srozumitelné. Ptejte se. 

Jaká úspora času je reálná?

Zkusme si to zjednodušit.

  • Opravdu sami sebe považujeme za tak neukázněné a neschopné, že bychom se nedokázali zbavit právě tolika ze současných činností, kolika bychom se zbavit (opravdu) chtěli?
    Odpověď je zcela průzračná.
  • Už dnes to umíme. Ani se nemusíme nic učit.
  • Jenže nechceme.

Obvykle si pouze nedokážeme představit, že by to, co chceme dělat, mohl dělat někdo jiný. Popř. nikdo (rozumí se přestat to dělat). Používáme tyto činnosti jako záminku, abychom nemuseli dělat ty, do kterých se nám nechce. 

Zřejmá jednoduchá náprava:

  • Všechno si to sepsat.
  • Škrtat.
  • Škrtat.
  • Škrtat.

Dobré je také ujasnit si, proč se nám nechce dělat tu práci, která je důležitější, než to, čemu se aktuálně věnujeme. Dost často to bude tím, že ji dělat neumíme. Což je dáno tím, že se nám nechce se učit nic nového. Na to není úplně snadná rada - ale může pomoci doporučení - když se chcete naučit hrát squash nebo jezdit na inline bruslích, můžete se to učit sami. Nebo si koupit knížku. Nebo si zaplatit (skutečně dobrého) trenéra. Co myslíte - jaký postup je opravdu rozumný?

Rozumíte své práci. My také.

Baví nás to. Máme radost, když věci fungují. Rádi sdílíme zkušenosti.

Cena: Přiměřená

Chci vědět víc

Umíme odhadnout potenciál spolupráce. Vy také. Dohodneme se.