Outlook a řízení času v organizaci

Čím může být užitečný doplněk MS Outlook pro organizaci času.

Nástroj pro podporu doporučených postupů

[Není aktuální, bude doplněno.]

Jestliže mají být doporučené (protože je sporné, zda mohou být povinné) techniky řízení času uplatněny v rámci organizace, je nezbytné sledovat a vyhodnocovat, jak se to lidem daří. Obvykle se lidé vyškolí, ale už není ani kapacita, ani technické prostředky pro ověření, co si z daného školení odnesli - resp. jakým způsobem to využívají ve své každodenní praxi (což byl důvod, proč se měli školit). Proto vznikl doplněk pro MS Outlook. Při nasazení jeho rozšířené verze v rámci organizace se (mimo základních efektů) naskýtá řada možností:

  1. Sdílení technik a předávání dat.
  2. Centralizace některých nastavení.
  3. Centrální číselník typů aktivit.
  4. Předdefinované typy úkolů a činností.
  5. Sběr dat o struktuře využití času a úspěšnosti plánování & vyhodnocení statistik (typicky poměru mezi činnostmi realizovanými v původně plánovaných termínech a přesunech, poměr mezi časem spotřebovaným na důležité a nedůležité aktivity atd.).
  6. Signální mechanismus pro havárie (selhání - pokud si někdo žádné aktivity neplánuje nebo je neplní).

Podstata monitorování řízení času

  1. Podstatné je, že doplněk (zde je výhodou integrace funkcí MS Outlook) může sledovat, nakolik je "zaplněn" kalendář příslušného člověka. Není tím myšleno to, že bychom chtěli špehovat, nakolik je kdo vytížený, ale to, jak skutečně plánuje (jakým způsobem, jak efektivně).
  2. Privátní termíny stačí označit jako soukromé (nebude se zobrazovat jejich obsah).
  3. Pokud stanovíme pravidlo, že všechny firemní termíny musí být klasifikovány (tzn. přiřazeny některé z platných podnikových aktivit), nebudou vznikat činnosti, které si někdo vymyslí. Plus ať už předem nebo nejpozději následně lze zjistit, kolik času lidé na konkrétní oblasti vykazují.
  4. Sice je "jasné", že je potřeba si organizovat práci v blocích, ale děláme to? Resp. nebylo by potřeba toto doporučení nějak podpořit?
  5. Nebo to, že v době práce na důležité aktivitě mají být komunikační prostředky vypnuty?
  6. Otázka řízení pomocí úkolů - člověku byl zadán úkol a on si jej korektně rozplánoval do činností. Zadavatel musí kontrolovat (minimálně namátkově), kdy a jak práce byla zahájena. Monitorování lze automatizovat - pokud je práce přesunuta poprvé, asi se nic neděje, ale (v závislosti na nastavení či důležitosti úkolu) při druhém odložení by o tom ten zadavatel měl vědět. Musí vědět o tom, že plánovaná činnost sledovaného úkolu nebyla zahájena ani odložena.
  7. Velmi užitečná je vedlejší efekt, kdy získáme elegantní systém vykazování práce.
  8. Hlavním smyslem signálních mechanismů je zjistit, s čím mají lidé problémy (kde vznikají v organizaci termínů potíže, konflikty či disproporce). Umožnit jim samotným se zlepšovat a pokud je to potřeba, tak mít podklady (pro analýzu toho, co a jak dělají), aby se jim dalo pomoci (buď sám vedoucí týmu nebo metodik pro řízení času).
  9. Lze zabránit, aby si někdo naplnil kalendář tak, aby neměl žádné rezervy či prostor pro svolávání schůzek (to lze také integrovat - neumožnit uživateli na stanovené termíny dát nepřesunutelnou aktivitu ... termíny lze průběžně aktualizovat z centrálního nastavení, lze požádat o výjimku atd.)
    Zaplnění kalendáře je technika některých vynalézavých spolupracovníků, kteří si tak zajistí, že nejsou nikdy pro nikoho dostupní. Obranu lze vylepšit tím, že se stanovené (dohodnuté) časy vyplní rezervací pro spolupráci.
  10. Pokud platí, že zlepšovat, tak průběžně. Bez evidence to nejde. Záznamy o skutečnosti a rozdílech oproti původnímu plánu (což bez nadstavby k dispozici není) jsou fatálně důležité pro analýzu efektivnosti plánování času jednotlivců.
  11. Lze vyžadovat zadávání skutečného ukončení a tím verifikovat spotřebu času.
  12. Výrazně se zlepší možnosti podpory lidí v jejich práci.

Otázky

Je samozřejmě sporné, jestli je to reálné, protože většina spolupracovníků takovéto opatření bude asi (možná v jistém smyslu "opodstatněně") chápat jako špehování a nepřípustný zásah do pracovního prostředí. Na druhé straně je oprávněným požadavkem organizace, aby lidé zlepšovali své dovednosti pří řízení času (protože se jedná o proces, nikoli jednorázovou změnu). Resp. je nezbytné (velmi korektní), aby spolupracovníkům a vedoucím týmů poskytla nástroj, který jim pomůže doporučené zásady realizovat a těm, kteří mají dbát o rozvoj dovedností (mimo jiné i v této oblasti), prostředek, jak zjistit, s čím mají lidé v dané oblasti potíže.

  • Co by bylo potřeba vyhodnocovat?
  • S čím konkrétně máte problémy (víme např. o člověku, který se vyhýbá schůzkám, tak si zaplní kalendář termíny, takže jej na žádnou schůzku nelze dostat)?
  • Myslíte si, že je účelné vynaložit významné úsilí na to, aby lidé ve firmě začali skutečně efektivně řídit svůj čas? Vyplatí se to?

Dejte vědět!

Rozumíte své práci. My také.

Baví nás to. Máme radost, když věci fungují. Rádi sdílíme zkušenosti.

Cena: Přiměřená

Chci vědět víc

Umíme odhadnout potenciál spolupráce. Vy také. Dohodneme se.