Jak vyhodnotit nabídky

Pokud něco poptáváme, měli bychom být připraveni, že nám přijdou nabídky a ty budeme chtít vyhodnotit. Tím má být řečeno, že by nás nemělo překvapit, když přijde poněkud více nabídek (to je obvykle dobře, vyjma případů, kdy nevíme co chceme a proto jsme do světa vypustili nepříliš korektní poptávku). Když se připravíme na hodnocení nabídek, poptávka bude mnohem přesnější a budeme schopni lépe sdělit, co vlastně chceme a především jaké informace má nabízející poskytnout (viz též hodnocení ekonomické efektivnosti obecně):

• Základní mechanismus.
• Parametrizace.
• Vypisování výběrových řízení

Poptávka

Co se nákupu děje a co je pravděpodobně možno zlepšit. Zpracovaná verze seznamu problémů - zobecnění příčin a důsledků toho, že ne vždy všechno funguje spolehlivě či s využitím disponibilních možností.

Bude doplněno.

Rozdíly při nákupu standardního a nestandardního produktu

Obecně se snažíme získat požadovaný výkon za minimální cenu (toto platí pro komodity - něco, co spolehlivě může dodat větší počet renomovaných standardních dodavatelů). Alternativně potřebujeme maximální výkon za danou cenu (záležitosti strategického významu, individualizované řešení, inovace apod.). Není rozumné snažit se tyto dva přístupy spojovat, je to spojování ohně s vodou.

Výběrové řízení na komoditu

• Fakticky by výběr (čehokoliv; a to i formou výběrového řízení) měl probíhat tak, že hledám nejlevnější řešení, které splňuje kritické požadavky (viz příklad).
• Tzn. definuji předem sadu kritérií. O těch dostatečně dlouho přemýšlíme (kolektivně), zda jsou účelná, realizovatelná (vyhodnotitelná) a alespoň částečně objektivizovatelná.
• Pokud mají být nabídky srovnatelné, musí být jednoznačné zadání - musíme vědět (celkem přesně), co chceme (viz návazný popis). To znamená přesně víme, co od (potenciálního) dodavatele (produktu)očekáváme. Hledáme standardní produkt - komoditu
• Typicky outsourcing - když chceme vyhodnotit kvalitu (účelnost/použitelnost) SLA, musíme velice přesně vědět, co tam má být napsáno, co to znamená, jaké finty poskytovatelé používají. Navíc musíme být schopni naprosto "dostatečně" definovat, jaké specifické požadavky máme.
• Kdy jsou nabídky srovnatelné? Většinou pro standardní produkty - když kupujete auto, počítač nebo něco, co má jednoduše a jednoznačně definovatelné vlastnosti. V takovémto případě vyžadujeme nabídky splňující jasně definované požadavky, rozhoduje cena (nikoli "pravděpodobnost splnění zakázky").
• Konečný výběr bude probíhat jako filtr přes kritické požadavky a setřídění dle poměru cena/výkon, pokud máme dodatečná kritéria a jejich užitek. 

Vyhledání partnera

• U nestandardních produktů není možné předpokládat, že jsme schopni formulovat zadání tak, že dostaneme srovnatelné nabídky.
• Zadáním bude "s těmito zdroji dosáhnout nejlepších možných výsledků v oblasti <xxx>".
• V takovém případě fakticky nehledáme "produkt", protože se nejedná o nic, co bylo trhem dostatečně spolehlivě ověřeno (zejména není zcela jednoznačný "poptávaný užitek").
• Hledáme partnera a protože neumíme formulovat jednoznačně poptávku (specifikaci užitku, který potřebujeme), nehledáme produkt, ale "příslib produktu" - někoho, u koho bude nejvyšší pravděpodobnost splnění tohoto příslibu - hledám partnera (viz příklad).
• Samozřejmě pro vyhodnocení toho, nakolik je pravděpodobné splnění příslibu, bychom měli mít také definovaná kritéria (což je podobný scénář jako u dodatečných kritérií komodity, ovšem nejspíše v opačném smyslu - můžeme hledat od nejdražšího nabízeného řešení ... pokud vůbec je reálné cenu nabídky vyčíslit

Příklad výběru standardního produktu

Když kupuji nový dodávkový automobil, kritéria pro vyhodnocení nabídek budou pravděpodobně (téměř) všechna kritická (pokud nechci zohlednit např. přání budoucího uživatele na výbavu ... typicky ba v takovém a většině podobných měla také fungovat nadřazený rámec - zde např. "car policy") a budou mít zhruba následující strukturu:

• Ložný prostor.
• Nosnost.
• Střední doba opravy
• Spotřeba na 100 km (asi ve vztahu k obvyklým trasám a rychlostem).
• Výkon motoru (vzhledem k obvyklé hmotnosti nákladu).
• Počet míst k sezení (pokud je nutné převážet víc než 2 členy posádky).
• Dostupnost a ceny značkového servisu (což závisí na preferencích v této oblasti).
• ... a nějaká podobná.

Stanovím (nákladový) limit pro tento účel (jakou má pro mě splnění těchto kritérií - resp. získání daného plnění - vnitřní hodnotu - a to realistickou úroveň - když se do tohoto limitu žádná z nabídek nevejde, musím přehodnotit kritéria nebo limit; fakticky by v takovémto případě měl mít pouze roli pojistky, při rozumném přístupu není možné, aby několik / většina nabídek nebyla v rámci limitu) a vyhledám nebo si nechám poslat nabídky na toto plnění.

Kritéria lze zveřejnit nebo ne, mělo by to být celkem jedno. Z nabídek, které moje kritéria splňují, vyberu tu nejlevnější. Takto postupuji, když nakupuji komoditu. Otázka je, jestli všechny produkty (např. vzdělávání, poradenské služby, inovace informačního systému a další strategické aktivity) mohou být nakupovány jako komodita.

Doporučený postup při vyhledání nestandardního produktu

Pokud máme opačný případ - hledáme pro daný rozpočet nejlepší možné plnění (nejsme si jisti, jakou nejnižší možnou kvalitu si můžeme dovolit, ale je dáno, kolik nejvíc můžeme utratit), musíme postupovat (celkem logicky, protože celá situace je obrácená - platí to pro všechny sofistikovanější produkty, u kterých nemáme dostatečné znalosti na určení toho, co přesně potřebujeme a fakticky hledáme nejperspektivnějšího partnera) opačně:

• Stanovíme limit jako fatální horní hranici nákladů, kterou si můžeme dovolit za dané plnění vydat. Tento limit představuje co nejkomplexnější vyjádření skutečné hodnoty, kterou pro nás potenciální dodávka má (detailně viz analýza EE).
• Kritéria pro posouzení nabídek musíme nastavit tak, aby co nejlépe vystihla věcnou hodnotu nabízeného plnění ...
  Tím se rozumí vytvořit bodový systém nebo něco podobného, co umožní "ocenit" jednotlivé prvky / faktory / náležitosti nabídek. Typicky bude výběrové řízení dvou či vícekolové, protože situace je podobná "přirozenému" výběru, kdy postupně zamítáme méně vhodné kandidáty.
• Jak bude probíhat výběrové řízení? Nejspíš tak, že budeme posuzovat ty parametry, kterým relativně dobře rozumíme - čas, peníze, možná reference.

V tomto případě hledáme nejlepší možné řešení (v rámci limitu) "bez ohledu" na nabízenou cenu. Čímž je myšleno, že pokud vnímáme potřebu (např. architektonický návrh pro nový dům, nový logistický partner) jako strategicky důležitou, není podstatné ušetřit (najít dodavatele, který nabízí daný produkt nejlevněji), ale najít v rámci limitu to nejlepší možné řešení (čímž není řečeno nejdražší).

Bude pokračovat, resp. bude rozděleno ...

Hodnocení

Kritické požadavky

Dodatečná kritéria

Pokud máme požadavky, které nejsou kritické, můžeme je použít pro stanovení míry užitečnosti nabídek, které prošly přes kritické požadavky (týká se v popisované podobě pravděpodobně především komodit, u partnerství se postupuje jinak). Abychom ovšem mohli srovnávat podle kritéria "cena/výkon", musíme výkon kvantifikovat. To znamená ocenit přínos (pro každý dílčí nekritický požadavek stanovit váhu či hodnotu plus rozpětí - nejlépě 5-ti bodová stupnice či něco obdobně jednoduchého). Najdeme nabídku s nejnižší úrovní "dodatečného" užitku a potom najdeme tu nabídku, která má nejvyšší přírůstek užitku na navýšení ceny.

Pokračování příště