Řízení nákupu

Není úplně jasné, proč tak velké množství organizací - možná všechny či většina - má takové problémy s nákupem. A to s nákupem strategických surovin či komponent i s nákupem kancelářských potřeb. Samozřejmě není úplně jednoduché definovat jednoduchá a jasná pravidla, ale jde to. Ovšem možná právě v tomto předpokladu je skryt problém - pravidla lze v tradičně řízených organizacích využívat jen velmi obtížně. Pravidla dobře fungují v procesně řízených systémech (přesněji řečeno procesně orientované systémy bez pravidel nefungují, funkčně řízené fungují pokud pravidla nemají příliš velký vliv).

Pokud pravidla nefungují, nemáme důvod ztrácet čas s jejich vytvářením. Ve funkčně řízených organizacích neexistují použitelná pravidla, to by se z nich staly procesně řízené. Proto existují pouze formální atrapy pravidel, které svojí neurčitostí posilují mocenská postavení a zejména nepostradatelnost funkčních vedoucích či dalších znalostních pracovníků. Samozřejmě pokud nemáme jednoznačná pravidla, stává se nákup (zejména díky obvyklé podobě motivace prodejců) slabým místem ekonomické efektivnosti organizace.

Pro efektivní nákup potřebujeme jasný a jednoduchý proces.

Příklad nákupu surovin

Není ekonomické / efektivní kupovat drahé suroviny, není ovšem jisté, zda s lacinými budeme schopni dosáhnout potřebné kvality produktů.

• Nechceme "špičkové" suroviny, potřebujeme pouze takové, které splňují naše normativy (technologické požadavky). Samozřejmě pokud normativy nemáme, je celá diskuse zbytečná. Od tohoto výchozího předpokladu se také odvíjí řada dalších kritérií a omezení - např. můžeme získat levnější surovinu, ale zjistíme, že s ní máme ve výrobě potíže. Náklady na zařazení (či dokonce změnu) dodavatele, řešení potíží a řešení dalších následků mohou případné úspory snadno vynulovat.
• To souvisí s analýzou a řízením rizik (což většinou také neděláme a v naprosté většině organizací neexistuje použitelná metodika pro ocenění rizika - viz předchozí scénář
• Fakticky je to tak, že pokud nastanou jakékoli potíže v každodenním provozu, jedná se náklady v řádech desetitisíců u malých a statisíců u větších firem (zejména v důsledku neefektivního využívání kapacit a z toho plynoucích nákladů ztracených příležitostí - viz jednoduchý příklad).
• Kvalita našich produktů je daná, není "nejlepší možná", ale pouze taková, jakou potřebují naši zákazníci (analogie se surovinami). Pro výrobu takových potřebujeme přesně odpovídající suroviny, ale musíme správně vyjádřit všechny ostatní náklady, které jsou s jejich použitím spojeny (to znamená, že můžeme vyžadovat výjimečně kvalitní vstupy, protože nejsme ochotni akceptovat/adaptovat rizika problémů).
• Kvalita dodávek (produktů) je obecně sporný atribut - pro naše potřeby musíme brát v úvahu ztráty plynoucí z nespolehlivosti užití vstupů.
• Otázka - co je na nákupu to nejdražší? Viz Agenda 21 (úvodní část o nákupu) - nebude to pravděpodobně rozdíl mezi nejnižší cenou na trhu a cenou, za kterou nakupujeme pro námi nakupovaný objem. Je docela pravděpodobné, že je to "vztah" s dodavatelem - jeho vytvoření a udržování, množství energie, které musíme vynaložit pro jeho efektivní fungování - objednávky, dodávky, kvalitativní přebírka, reklamace atd.
• Také je dobré myslet na náklady na změnu (ocenění rizika) a náklady ztracených příležitostí.
• U dlouhodobého vztahu s dodavatelem se zvyšuje pravděpodobnost sjednocení zájmů, mohli jsme mu pomoci se zvýšením spolehlivosti jeho procesů atd. Pokud tomu tak není, tak pravděpodobně ten vztah neřídíme ... a potom (když žádný vztah nemáme) je lepší kupovat prostě nejlevnější vstupy.
• Bude potřeba zkusit vyjádřit (zprostředkovanou) hodnotu spolehlivosti dodávek surovin v kontextu výkonnosti naší výroby, spokojenosti našich zákazníků a kapitalizované hodnoty rostoucího či klesajícího obratu.
• Pojem "laciné" má mírně negativní charakter, je tím myšleno právě to, že je dodavatel nabízí za cenu, která je ve srovnání se zbytkem trhu "podezřelá". Pokud by se nám podařilo ověřit, že se za touto cenovou hladinou neskrývá nízká úroveň spolehlivosti, je velice žádoucí navázat vztah s tímto dodavatelem, který je schopen produkovat pro nás potřebné vstupy za nižší ceny.

Tedy je potřeba hledat kritérium, jestli je ten či onen zdroj dostatečně spolehlivý - protože i spolehlivost má svůj ekonomický efekt - a jeho suroviny dostatečně kvalitní, abychom dodrželi vlastní kvalitativní normy. Nemá smysl se zabývat tím, jestli a za jakých okolností by se vyplatilo koupit "levnější" nebo "dražší" a už vůbec ne o tom, jestli kritéria pro posouzení kvality jsou "technicky uskutečnitelná" (jestli "umíme" / chce se nám objektivizovat požadavky a najít způsob jejich ověření) nebo ne.

Pokud máme dva potenciální dodavatele, kteří splňují kritéria (a nechceme mít oba), vybereme toho, který nabízí lepší "obchodní" (tzn. cenové) podmínky (popř. komplex podmínek, které se dají jednoduše / přímo přepočítat na peníze). Rozhodně nekupujeme "lepší" kvalitu (za vyšší cenu; opět nemá smysl diskutovat o tom, zda koupíme "levnější" nebo "dražší"), než potřebujeme (pokud je k dispozici jiný vyhovující zdroj).

Metody posouzení výhodnosti

Viz analýza ekonomické efektivnosti obecně.

Spolehlivost dodavatelů

Je celkem zřejmé, že musíme hodně přemýšlet ... což se nám nechce.

Dlouhodobá a krátkodobá výhodnost

• Jak vyjádřit náklady na změnu dodavatele.
• Započítat náklady ztracených příležitostí

Posouzení nabídek

Viz hodnocení ekonomické efektivnosti nákupu. Argumentujte pro nebo proti uvedeným / obvyklým pojetím EE!

Viz též

• Analýza ekonomické efektivnosti záměru
• Účelnost (škodlivost) snahy o vnitropodnikové předání.
• Fixní a variabilní náklady