Analýza práce týmu

Rozdíly evidencí 

Trošičku matoucí může být:

• Osobní evidence využití času se může zdát téměř totéž.
• Jaký účel má výkaz práce na "vykazovatelných" aktivitách (zakázkách).
• Co by měla být analýza výkonu týmu (viz též Snímek pracovní směny).

Základ je stejný - snažíme se zachytit (zapsat s ambicí následně analyzovat) konkrétní činnosti jednotlivce a současně je klasifikovat, abychom byli schopni identifikovat různé typy činností, najít jejich společené a odlišné znaky, změřit jejich spotřebu času a četnost. Je pro nás dost důležité, abychom měli takových záznamů co nejvíce. Pro výše uvedené účely s nimi pracujeme různě.

Rozvoj týmu

Jako vedoucí:

• Chcete najít a co nejlépe využít potenciál týmu - což v konečném důsledku představuje snahu  o jeho optimální složení z hlediska střednědobých (záleží na charakteru činností / nárocích na kvalifikaci & stavu trhu práce, popř. dalších faktorech) potřeb.
• Pro optimalizaci výkonu správně nastavit povinnosti. Zajistit k nim optimální dovednosti. Vymáhat jejich plnění. Zajisitt dostatečnou "podporu" = kontrolu. Což jsou důvody, proč je (namátkově) potřeba zjištovat, co lidé ve své pracovní době dělají, jak dlouho a často atd.
• Vytvořit/trvale zlepšovat podmínky pro zvyšování výkonu - např. uspořádání pracoviště, zlepšení ergonomie atd. Tam také může záznam činností být užitečný.

Hledáme naprosto nespornou podstatu. Důvod, proč by se vedoucí týmu měl zabývat tím, jak jeho lidé hospodaří s časem.

Optimální dovednosti

Pozor, rozhodně nepočítat s tím, že v týmu budou samí Supermani. Naopak - je potřeba počítat s tím, že každý má jinou motivaci, jiné předpoklady, jiná omezení. Hledání optimální úrovně dovedností znamená vyjádřit, jakou hodnotu (tedy budoucí úspory času++) lze získat vynaložením aktuálního času - o jakou úroveň dovedností se vyplatí usilovat.

Příklad: Vynaložením 2 člověkodnů daného člena týmu (+ ostatní náklady) na zlepšení dovednosti u konkrétní činnosti, získáme dvojnásobné zvýšení produktivity. Jenže ona činnost probíhá 2× ročně a trvá v průměru 2 hodiny. Potenciální úspora času jsou 2 hodiny ročně. Návratnost 8 let. Jenže to není podstatné. Jiná činnost umožňuje zlepšením dovedností (se stejnými 2 člověkodny) zvýšení produktivity o 5%. Daný člověk ji provádí každý pracovní den 4 hodiny.

Hledáme "první" (postupné) zvyšování dovedností. Minimální rozsah. Aby se dal vyhodnotit účinek a účelnost dalšího zlepšení.

Jak zjistit úroveň využití času

Ideální cesta je vysvětlit a přesvědčit spolupracovníky o účelnosti vlastního snímku dne. Tak, aby se předešlo jakýmkoli pochybnostem o tom, jak moc "nepřátelský akt" je analýza toho, co kdo dělá. V takovém případě se hodí poměrně sofistikovaná funkčnost, která umožní jednotlivým lidem nejprve konsolidovat data, ověřit si je a následně postoupit k analýze na úrovni týmu v podobě očistěné o údaje, které tam nepatří (např. je anonymizovat).

Každopádně je potřeba pochopit & vysvětlit, že se nejedná o karabáč ani o způsob, jak lidem práci "přidávat" (už vůbec ne v obvyklé podobě "Franta je spolehlivý/..., ten to zvládne..."). Podstatou by mělo být zjistit/porovnat, jak efektivně provádějí lidé v týmu stejné či obdobné činnosti, struktura využití jejich času, objektivizace jeho spotřeby. Identifikovat a analyzovat příčiny a možnosti nápravy. Zabránit přetěžování i předstírání vytížení.

Toto se rozhodně nedá automatizovat ani mechanizovat.

O to, jak se lidé v týmu chovají, se musí zajímat jeho vedoucí. Každého člena dobře znát a být schopen upřeňovat/korigovat informace, které o jeho práci získává. Typický příklad - když na základě dat vidí, že někomu trvá - podle jeho vlastního uvážení - některá činnost nepřiměřeně dlouho, měl by se na dotyčného a jeho práci zaměřit - přiměřenou dobu se mu osobně věnovat - nechat si ukázat, jak danou práci dělá, případně jej při té práci pozorovat atd.