O čem jsme zvyklí s dodavateli vyjednávat a co skutečně potřebujeme.
Jestliže začneme hodnotit ekonomickou efektivnost rozumným způsobem, zjistíme, že cena není při jednání s dodavateli to (jediné) podstatné. V nákladovém světě nás v podstatě nic jiného nezajímalo. Ve výkonovém světě nás poněkud s nadsázkou řečeno cena vůbec nezajímá. Potřebujeme, abychom získali co nejlepší poměr výkon/cena.
Abychom zajistili maximální zájem dodavatele na plnění v kvalitě a termínu.
Protože případné nedodržení času nás drasticky poškozují. Navíc máme velký zájem na tom, aby s námi naši obchodní partneři komunikovali.
Velmi zjednodušeně.
Následujícící příběh je z kapitoly 18 knihy Kritický řetěz - přečtěte si jej, vlastě raději si přečtěte celou tu knihu. Nejlépe několikrát. Nebo si nechte ukázat, čím se můžeme inspirovat.
„Takhle vypadá situace všeobecně,“ sdělil jsem třídě. „Většina lidí zapojených do projektu, často včetně vedoucích pracovníků, nemá ani tušení, jak velké škody jsou spojené s případným zdržením. Není proto divu, že když vyjednáváme s dodavateli a subdodavateli, nevšímáme si nijak zvlášť dodacích lhůt.“
„Možná máte pravdu,“ poznamenal Roger, „ale už je pozdě. Naučili jsme dodavatele, že si mají konkurovat cenami.“
Nejdřív mě překvapilo, že se Roger vůbec obtěžuje zapojit do diskuse. Pak mi došlo, že jsme se konečně začali zabývat jeho projektem.
Měl jsem pocit, že chápu, jak to myslí, ale přesto jsem si to ověřil: „Co myslíte tím naučili jsme je, že si mají konkurovat cenami?“
Ani se nesnažil nějak to vysvětlit. Prostě prohlásil: „Konkurovat si lhůtami? Na to nemají.“
Zaznamenal, že tomu moc nevěřím, a pokračoval: „Pochybuji, že by se jim dalo vysvětlit, jak důležité jsou pro nás lhůty. Někdy dokonce důležitější než cena.“
„Co by se stalo,“ navrhl jsem, „kdybyste do podmínek výběrového řízení napsali něco jako přihlášky přijímáme do výše nabídnuté ceny X a délky dodací lhůty 1‘? Nemyslíte, že by to mohlo zabrat?“
„Dát do oznámení o výběrovém řízení cenu?“ Byl zděšen.
„Ale ne cenu. Jen její horní mez.“
Neodpovídal. Přemýšlel. Asi není takový trouba, jak jsem si myslel.
Útok přišel ze strany, odkud jsem ho nejméně očekával. „Jenže mnoho dodavatelů je zvyklých soutěžit mezi sebou pouze o cenu,“ prohlásila Ruth.
„Proč to říkáte?“ Teď bylo na mně, abych žasl.
„Víte, kolikrát jsme se snažili vymáčknout kratší lhůtu z tiskárny? Pokaždé, když spěcháme s vytištěním reklamních materiálů. To znamená, že hodně často. Snažím se jim nabídnout víc peněz, přemlouvám je, žebrám. Nic nepomáhá. Chovají se, jako kdyby jejich lhůty byly zákon.“
Pral jsem se s tím. Nechtělo se mi věřit, že to tak doopravdy je. Ale Ruth je velice spolehlivá. Ještě jsem se jí na pár věcí zeptal. Odpovídala velmi vstřícně. Nesnažila se jakkoliv manipulovat s fakty, prostě se mnou bojovala. Ostatní se přidali. Ruth nebyla jediná, kdo se musí vypořádávat s tiskaři. Nakonec jsme si v tom udělali jasno.
Člověk zajde k tiskaři a požádá ho o kalkulaci brožury. Oni řeknou, že to bude trvat čtyři týdny. Jenže člověk potřebuje mít všechny materiály v ruce rychle a je ochoten zaplatit víc, a tak se s nimi dohodne, že to zvládnou za čtyři dny. Mají totiž velice špatné zkušenosti se zákazníky, kteří se strašlivě dlouho rozhodují o nejnemožnějších maličkostech.
„Takže existuje způsob, jak se s nimi dohadovat o penězích a lhůtách,“ uzavřel jsem debatu. „Rozhodující je pochopit, jaké to pro nás má důsledky, jinak nebudeme ochotni připlatit si za kratší dodací lhůty.“
„Musíme ale také chápat, v jaké situaci dodavatelé jsou,“ připomněla mi Ruth. „Jinak se může stát, že nám nebudou ochotni vyhovět, i když si budeme chtít připlatit.“
S tím jsem plně souhlasil. Když jsme si to vyjasnili, mohl jsem přejít k dalšímu problému: „Slyšeli jsme od Marka, jak důležité je neříkat osobě, která provádí určitou práci, kdy je plánovaný termín dokončení.“
„Jakmile to uděláte,“ zdůraznil Mark, „prakticky nevyhnutelně tím nastartujete studentský syndrom. Pak už lhůtu nezkrátíte.“
„Ale co děláme s dodavateli?“ pokračoval jsem. „Nutíme je, aby zakázku dodali v určitý termín. To je v přímém protikladu s tím, co bychom měli dělat.“
„Chcete tím říct, že bychom je neměli žádat, aby dodrželi určitý termín?“ To se Roger vrátil do ringu.
„Přesně to chci říct.“
„Jak chcete přesvědčit dodavatele, že má dělat jen tak do prázdna?“ zeptal se mě ironicky.
Na to jsem neměl odpověď. „Musím mluvit jeho jazykem,“ řekl jsem.
Přimhouřil oči. „Minule jste souhlasil, že byste mě doprovodil na schůzku s dodavatelem. Ještě tahle nabídka platí?“ Drze se rozhlédl kolem sebe.
Přikývl jsem. Jakákoliv jiná reakce by vedla k naprosté ztrátě důvěry. Příště si musím dávat větší pozor na to, co říkám.
„Tak ve středu ráno?“
„Platí,“ pípnul jsem.
„Už se těším, až vás uslyším mluvit jazykem mého dodavatele.“ Roger nikdy nevynechal příležitost otočit dýkou v ráně. Všichni se rozesmáli.
Dal jsem jim pořádný domácí úkol.
Když odešli, přistoupila ke mně Charlene. Ale ne. Ona to celé sledovala.
„Bylo to velice zajímavé,“ řekla. „Hodně jsem se naučila.“
Věnoval jsem jí nevraživý pohled.
„Po téhle hodině budu muset znovu promyslet otázku čisté současné hodnoty. Něco mi tam zatraceně nehraje.“
Neměl jsem ani tušení, o čem mluví. Ale aspoň někdo byl s tou hodinou spokojen.
„Šest týdnů? Nešlo by to zvládnout rychleji?“
„Vyloučeno.“
Bylo mu něco málo přes padesát. Mohutný šedivý knír. A mluvil velmi sebejistě. Zjevně znal svůj obor. Toho, co zapomněl o zvláštních nátěrech, bylo víc, než jsem o nich já kdy věděl. O čem to vlastně mluvím? Nemám o tom ani ponětí.
Roger tornu možná rozuměl lépe, ale hrál si na němého. Od něj žádnou pomoc čekat nemůžu. Jen tam sedí a v duchu se ušklíbá.
Bylo to nefér. Když má člověk mluvit jazykem dodavatele, musí o dodavateli něco vědět. A já o něm nevěděl nic.
Znovu jsem prolistoval nabídku. Většina vět mi nedávala žádný smysl. Každé druhé slovo patřilo do technického žargonu. Ale vyznám se v číslech a čísla mi napovídala, že tady něco nehraje.
Nabídka se týkala nátěru tří různých forem. Přestože natření každé z nich trvalo jinak dlouhou dobu, měly být podle kalkulace dodány za šest týdnů. Měl jsem podezření, že dodací lhůtu určuje výhradně známé pravidlo. Tenhle typ práce rovná se šest týdnů.
Moje podezření ještě zesílila neochota zástupce dodavatele o termínech vyjednávat. Jak to mám ale dokázat? A co horšího, jak ho mám přesvědčit, že slova šest týdnů nejsou svatá? Neřekl jsem ani slovo.
Obchodníci nemají rádi ticho. „Mohl bych vám říct, jako to dělají někteří naši konkurenti, že to dodáme za pět týdnů,“ dal se do vysvětlování. „Ale musíme si chránit pověst. Roger vám může potvrdit, jak jsme spolehliví.“
„Spolehliví?“ Roger se málem zakuckal. „A co tehdy ...“ Pak se vzpamatoval. „Jste stejně spolehliví jako ostatní.“
„To není fér,“ protestoval dodavatel.
„No dobře, o fous spolehlivější.“ A nemohl si odpustit poznámku: „Což zase není tak velká sláva.“
„Když řekneme šest týdnů,“ trval na svém dodavatel, „máte to tu za šest týdnů. A vždycky v prvotřídní kvalitě. My na kvalitě nešetříme jako ostatní.“ A předhodil nám příhodu o nátěru, co se celý oloupal, ale ten nebyl od nich, proboha živého, to nikdy.
Když skončil, byl jsem připraven se do toho vrhnout. „Pojďme začít tou velkou formou. Počítáte na ni sedmdesát čtyři celých, dvě desetiny hodiny. Pozoruhodně přesné. Zřejmě jste vybaveni počítačovou technikou.“
„Jasně,“ prohlásil pyšně. „Používáme nejnovější a nejmodernější technologii.“
„Pracujete na jednu směnu?“ zeptal jsem se.
„Ne. Ve dvou z našich provozů jedeme na dvě směny.“ A poskytl mi sáhodlouhý výklad. Když ho člověk poslouchal, musel mít dojem, že účinné nátěry sami objevili.
Nechal jsem ho domluvit, a pak jsem řekl: „Dvaasedmdesát hodin nedá dohromady šest týdnů, i kdybyste dělali všechny úkoly po sobě. Při dvou směnách je to spíš jeden týden.“
„Musíte k tomu připočítat dobu na zaschnutí a vytvrzení. A máte to.“ „Jak dlouho to trvá? Zaschnutí a vytvrzení zaberou čtyřiadvacet hodin.“ A dopřál jsem si šílenou, naprosto nepodloženou spekulaci: „To máme další dva dny. Kde jste sebrali těch šest týdnů?“
„Spíš jsou to čtyři dny. Tenhle nátěr má tři vrstvy.“ Pak si uvědomil, že má ke kýženým šesti týdnům stále daleko, a dodal: „Kromě toho to není jediná zakázka. Jsme velká firma.“
„Jedenáct lidí,“ zamumlal Roger.
„Takže když budete tuhle zakázku považovat za přednostní,“ tlačil jsem na chlapíka s knírem, „mohli byste to dodělat za necelé dva týdny.“
„My to nemůžeme udělat přednostně,“ protestoval. „Každý zákazník na svou práci spěchá.“ Zrudl. „Kdybychom všechno dělali přednostně, tak se zblázníme. To nepadá v úvahu. Nikdy nic takového nedovolím.“
Z jeho řeči by člověk měl dojem, že jedná s majitelem, a ne s obchodním zástupcem. Pak mi ale došlo, že jestli jich je celkem jedenáct, může to klidně být majitel.
Nikdy není moudré zahánět toho druhého do rohu, a tak jsem zatím přešel k jinému tématu. „Mohli bychom si projít kalkulaci nákladů?“ navrhl jsem.
Ulevilo se mu. To je oblast, kde mi může namluvit, co ho napadne, a já nemám šanci na to přijít.
Dával si na čas a vysvětloval mi všechny detaily. Bylo pro něj důležité, aby mi ukázal, jak úsporně si počínají. Nechal jsem ho, aby mě přesvědčil, že mají ze zakázek jen šestiprocentní zisk. Roger zíval.
„V téhle branži si moc peněz nevyděláte,“ poznamenal jsem.
Roger chtěl něco namítnout, ale náš natěrač mu to nedovolil. Okamžitě začal vykládat další zdlouhavou příhodu, která měla ukázat, jak moc si dávají záležet na svých kalkulacích. Člověk by málem řekl, že jejich životním posláním je ušetřit zákazníkovi peníze. Asi to nakonec přece jen bude obchodní zástupce.
Když ta záplava slov opadla, řekl jsem: „Potřebujete větší čistý zisk. Rogerova firma potřebuje kratší dodací lhůty. Navrhuji, abyste to dal do nabídky.“
„Jako co?“ Naprosto ho to zmátlo.
„Nechci po vás, abyste někoho upřednostňoval,“ vysvětloval jsem mu. „Ale měl byste tam podle mě přidat pár možností na výběr. Možností, které by vzájemně vyvažovaly lhůty a ceny.“
Pořád to nechápal.
„Něco jako ... zdvojnásobení vašeho zisku za třítýdenní lhůtu.“
„Tri týdny nepadají v úvahu!“ ohradil se okamžitě.
Už jsem nevěděl, co dál říct, když vtom on pokračoval: „Ale možná bychom to zvládli za čtyři týdny.“
„To by šlo,“ přikývl jsem. „Tak počítejme, že by vám formy dodali, řekněme, v březnu ...“ Podíval jsem se na Rogera.
„Tak nějak,“ přikývl Roger.
„Počítejme, že by vám formy dodali, řekněme, v březnu ...“
„Potřebuji ty formy,“ přerušil mě natěrač. „A potřebuji jasné nákresy. Od chvíle, kdy to všechno budu mít v ruce, si napočítejte čtyři týdny a dostanete perfektně natřené formy. Ale zaplatíte o šest procent víc. Platí?“
„O kterém datu mluvíme?“ vložil se do hovoru Roger.
„Ale to je fuk,“ dostalo se mu nabručené odpovědi. „Dodám vám to za čtyři týdny od chvíle, kdy budu mít na stole všechno, co potřebuji. Všechny díly všech forem, žádný nesmí chybět, a nákresy. Od té chvíle můžete počítat čas.“
Zdůraznil to natolik, že mi bylo hned jasné, kde zpravidla dochází k největším časovým ztrátám. Přesně to odpovídalo tornu, co jsem se dověděl od Ruth o tiskárnách. Naprosto stejný jev.
„Ještě něco,“ ozval jsem se znovu. „Týká se to té malé formy. Až k vám dorazí, bylo by třeba, abyste všechno zahodili a pracovali jen na ní.“
„Ani náhodou,“ odpověděl jasně.
Chtěl jsem Rogerovi předvést, že je možné vytvořit si zdrojový nárazník, i když člověk jedná se subdodavateli, a tak jsem to zkusil ještě jednou. „Kolik peněz za to chcete?“ Kdyby tahle forma byla na kritické cestě, vyplatilo by se nám trochu si na ni připlatit.
„Ani náhodou, už jsem řekl. Nemůžu svou firmu řídit ze dne na den. Takhle se nedá vést podnik.“
Vzpomněl jsem si, co udělal Mark ve svém projektu, a pokusil jsem se totéž. „O nic takového mi nejde,“ ujistil jsem ho. „Deset dní předtím, než dostanete formu a nákresy, vás na to upozorníme.“
Zamyslel se nad tím, ale pak to odmítl. „Za deset dní se může stát spousta věcí.
„Co kdyby to bylo tak, že vám pošlou první upozornění deset dní předem. Pak druhé tři dny předem. A nakonec ještě den předem. To by vám mohlo dovolit, abyste si práci pohodlně rozplánoval.“
„Já nevím,“ váhal.
„A co kdyby za tuhle službu bylo dalších šest procent? To už by váš zisk této zakázky ztrojnásobilo. Co kdybyste tuhle možnost taky přidali do nabídky? Jedno z rozhodujících kritérií při volbě dodavatele je jeho přizpůsobivost. Buďte vstřícnější, ale ne zadarmo, pochopitelně.“
„Tak dobře, já to tam přidám.“ Obrátil se na Rogega. „Kdy chcete upravenou nabídku?“
„Moment,“ přerušil jsem ho. „Ještě jedna věc.“
„O co jde?“ dokázal potlačit nevrlý tón.
„Chcete vědět, kdy od nás co můžete čekat.“
„To je snad jasné, jinak to padá.“
„Co padá?“ zeptal se Roger bojovně.
„Jestli mě neupozorníte, jak jsme se dohodli, tak to padá. Nebudu přednostně dělat na té malé formě. A je mi jedno, kolik za to chcete zaplatit.“
Než měl Roger možnost celé to zhatit, vložil jsem se do hovoru. „Máte pravdu,“ uzemnil jsem muže s knírem. „Když chcete svůj podnik pořádně řídit, musíte vědět, co vám kdy pošleme. Ale Roger je na tom stejně.“
„Jak to myslíte?“
„Když mu natřené formy dodáte, práce tím pro něj nekončí,“ vysvětloval jsem. „Na formách závisí řada dalších úkonů. Rogerova firma od vás potřebuje předem vědět, kdy přesně má očekávat, že formy dorazí.“
„Za čtyři týdny. Už jsem vám to řekl.“
„Za čtyři týdny se může přihodit spousta věcí,“ opakoval jsem suše jeho poznámku. „A navíc u té malé formy předpokládáme, že ji dostaneme dřív.“
„Chápu.“ Promyslel si to. „Jednou týdně. Víc pro vás nemůžu udělat. Nechci si z firmy udělat zlý sen. Jednou týdně je maximum, co pro vás můžu udělat.“ Obrátil se opět na Rogera. „Kdy chcete tu upravenou nabídku?“
„Já ji nechci,“ řekl Roger hluše. „Nebudeme plýtvat časem. Pojďme to dodělat na téhle.“
Ani ne za deset minut šťastný obchodník s knírem odcházel.
„Kdybych to neviděl na vlastní oči, nevěřil bych tornu,“ kroutil hlavou Roger. „Dodavatel, který netrvá na svých lhůtách? To je ale trouba.“
Učitel má mít svoje studenty rád. Ale u některých studentů tomuhle poslání nelze dostát. „Proč mu říkáte trouba?“ vyjel jsem na Rogera podrážděně. „To si myslíte, že teď v lednu mu záleží na tom, jestli na téhle zakázce bude pracovat na začátku března nebo na konci?“ Pak jsem dodal: „V téhle fázi se dohaduje lhůta, a ne termín. Tak je to vždycky. Problém tkví v tom, že když se dohodnete o lhůtě, tedy v těch vzácných případech, kdy se vůbec dohadujete, tak sami sobě vnucujete termín. To nedělá dodavatel, to si děláte sami.“
A neodpustil jsem si, abych nedodal: „A jak jste si všiml, když člověk mluví dodavatelovou řečí, jde to bez obtíží. Dodavatel je ochoten kývnout na daleko kratší lhůtu, ovšem za peníze.“
„Jedna vlaštovka jaro nedělá,“ zahrával to do autu. Pak se usmál. „Ale mezi námi musím přiznat, že jsem vybral nejkonzervativnějšího dodavatele, kterého znám.“
Potlačil jsem touhu jednu mu vrazit a místo toho jsem poznamenal: „Nemůže být tak konzervativní, když používá nejnovější technologie.“
„Houby používá. Ale má tam pár skutečných odborníků, opravdových mistrů.“
Chtěl jsem už odejít, ale ještě jsem potřeboval jednu věc vyřešit. Věděl jsem, že mě Roger chtěl ponížit, ukázat všem, že jsem jen neschopný žvanil. Já vyhrál, ale Roger to před třídou v životě nepřizná. Proto jsem se s ním dohodl, že pokud se mi podaří dodavatele pohnout k tomu, aby nabídku pozměnil, dá mi Roger kopii původní i upravené nabídky. Tak budu moci třídě ukázat skutečný doklad toho, že dodavatele lze přesvědčit, aby za peníze měnil lhůty, a že dodavatel netrvá na přesné době, kdy na zakázce začne pracovat, a už vůbec ne na termínu dodání.
Jenže teď žádnou upravenou nabídku mít nebudeme.
„Řekněte mi, Rogere, jak je možné, že jste doopravdy souhlasil s vyšší cenou? Kde na to vezmete dodatečné prostředky?“
Pokrčil rameny. „Už se v téhle branži nějaký čas pohybuji. Mám pár polštářů.“
„A co vedení – budou s tím souhlasit?“ Snažil jsem se mu trochu nabourat tu jeho odpornou sebejistotu. „Počítám, že zaplatit víc peněz za kratší lhůtu jde proti některým zásadám úsporných opatření.“
Nezabralo to. „O to jsem se postaral,“ poznamenal.
„Můžu se zeptat jak?“
„Šel jsem za svým šéfem, za finančním ředitelem. Ten mě odtáhl nahoru, abych to vyložil nejvyššímu. Vysvětlil jsem mu, jaký vliv mají dodací lhůty na zkrácení celkového času nutného na dokončení projektu. Vzali to za své, jako když hodíte rybu do vody. Bez potíží.“
Nevěřil jsem svým uším. Něco takového že by udělal zrovna Roger? To na mě bylo dost velké sousto. Považoval jsem Rogera za nejprotivnějšího, nejdrzejšího a nejokoralejšího studenta. Rozhodně bych od něj nečekal, že se takhle do něčeho vrhne. Protivný a drzý tedy je, ale rozhodně se umí pro něco nadchnout.
„Mimochodem,“ prohlásil najednou, „příští týden mám schůzky se třemi důležitými dodavateli. Nemohl byste se jich taky zúčastnit? Trošku mi je naklepat, rozumíte?“
Přemítal jsem, co mám odpovědět, ale on ještě neskončil.
„Pochopitelně po vás nechci, abyste to dělal zadarmo. Stačilo by pět set dolarů za jednu schůzku?“
„Jedině v případě, že si pro třídu připravíte referát o tom, jak dohadovat s dodavateli zkrácení dodacích lhůt.“
Konečně jsem ho dostal. Tvářil se všelijak, ale přikývl.
Příběh ještě rozdělíme na části a lépe je okomentujeme (viz Ocelárna) a doplníme reálnými zkušenostmi, protože i tento fragment je mimořádně užitečný.
Baví nás to. Máme radost, když věci fungují. Rádi sdílíme zkušenosti.
Umíme odhadnout potenciál spolupráce. Vy také. Dohodneme se.