Procesy & digitalizace

Procesní metamodel a iterativní budování prostředí.
Jak minimalizovat rizika při vytváření IT infrastruktury.

Zajímá mě to

Ozveme se.

  1. Nevymýšlíme vymyšlené. Respektujeme a podpoříme konkurenční výhody.
  2. Co funguje, zlepšujeme. Co nefunguje, opravíme.
  3. Zdokonalování postupů podpoříme moderními technologiemi. Postupně. Bez rizika. Přesně podle skutečných potřeb a možností.

Charakteristika

Systematicky rozvíjíme koncepci např. na procesech HR, kde začínáme s náborem. V odkázané metodice jsou poměrně důkladně vysvětleny některé principy (zejména co je a co není "proces"). Během minulých 30 let jsme získali tolik podkladů pro tvorbu procesních modelů z nejrůznějších oblastí, že jsme většinu analýz konkrétních firem mohli dělat tak, že jsme do výchozí šablony modelu zadávali parametry (konkrétní atributy) a přidávali (čím dál méně často) činnosti, které v daných podmínkách dávaly smysl, případně skrývali činnosti, které smysl nedávaly.

Většina běžných činností je všude podobná.

Příklady využití

Vždy, kdy si nejste jisti, že existuje dostatečně obecné, kvalitní a parametrizovatelné (nebo dostatečně jednoduché) řešení. Nebo když je vaše oblast zájmu hodně specifická.

  • Podnikové požadavky (podpora péče o majetek, jeho obnovu včetně řízení ekonomické efektivnosti investic - regulace nákupu nebo tvorby investičního plánu / rozpočtu, podpora pořízení atd.).
  • Správa projektového porfolia (projektová kancelář).
  • Podpora product-managementu (produktová "kancelář").
  • Řízení komplexních zakázek (zakázková kancelář / dispečink).
  • Rozvoj znalostní báze (knowledge-management).
  • Strategie - podpora životního cyklu, správa strategických faktorů úspěchu.
  • Správa podnikové dokumentace.
  • V některých situacích podpora řízení vztahů se zákazníky a akvizice.
  • Personální procesy - nábor, zapracování, podpora rozvoje, výstup. O všech běžných personálně-provozních záležitostech (dovolená, ... pokud je nepokrývá mzdový či podnikový informační systém) nemluvě.

Vše, co standardní podnikové informační systémy nepokrývají dostatečně efektivně/pohodlně.

Procesní přístup

Je vysvětlen (a metodika je nadále rozvíjena) samostatně. Je potřeba zdůraznit, že se nejedná o žádná složitá nepochopitelná nesmyslná a nepoužitelná schémata. Vznešené teorie. Bláboly. Ne!

Pojmem proces rozumíme jednoznačné platné a dodržované povinnosti. Lidé se jimi řídí, protože je to výhodnější (pohodlnější). Nikoli proto, že musí. Proto fungují. Stačí je definovat a udržovat správné.

Metamodel

V podstatě šablona, do které se doplňují parametry, popř. prvky/součásti, které chybí.

  • Vzniká v naší režii, na základě zobecněných zkušeností z digitalizace a automatizace nejrůznějších oblastí činností.
  • Tato obecná verze modelově "funguje" (pro "známý" = výchozí rozsah potřeb a situací).
  • Společně se nejdřív podíváme, v který částech se vaše reálné potřeby/postupy liší od této obecné podoby. 

To děláme především proto, abychom si sjednotili pohled na věc a terminologii. Je celkem běžné, že v různých organizacích existují poměrně výrazné rozdíly v chápání mnoha pojmů. Takže vlastně jde o "mapování" ve stylu "A jak se u vás říká... Jak to konkrétně děláte?".

Výsledkem je procesní model, který popisuje vaše pracovní postupy v korektním procesním pojetí (byť minimalisticky, ale včetně spousty činností, které buď neděláte nebo je děláte naprosto automaticky). Něco jako když na pláně naroubujete štěp vyšlechtěné odrůdy.

Adopce

Podle metodiky postupně "nasazujeme" (tzn. v modelu i systému přizpůsobujeme, parametrizujeme a doplňujeme chybějící činnosti) podporu obecné postupy na konkrétní firemní realitu. Pokud je to možné, v této fázi nic neměníme (v případě nutnosti odstraňujeme / zakazujeme ty činnosti, které vůbec nedávají smysl). 

Veškeré zlepšování musí být projektováno včetně způsobu provedení nezbytných změn pomocí procesního modelu.

Forma a průběh akce

Aktuálně uvedené kroky představují schůzku s pověřenými účastníky. Všechny aktivity jsou řízeny s účelným přiměřeným využitím metodiky řízení projektů včetně monitorování. na každé schůzce je formulován a odsouhlasen zápis dohodnutého včetně identifikovaných úkolů, který je bezprostředně k dispozici.

  • Shromáždit podnikovou dokumentaci - platná pravidla / postupy / povinnosti.
  • Analyzovat možnosti současných systémů v podnikové IT infrastruktuře.

Bude upřesněno.

Jak nevyvíjet neaplikace

Není právě rozumné: 

  • Omezit se na funkčnost používaných systémů.
  • Už vůbec ne spoléhat na jediného dinosaura na všecho.
  • Pustit se do vývoje něčeho zázračného...

Možnosti moderních technologií:

  • Propojit stávající aplikace = sjednotit data, která používají.
  • Rozšířit tato data o ty údaje či dokumenty, které pro zamýšlené pracovní postupy chybí.
  • Vytvořit pro práci s daty jednoduchá jednoúčelová rozhraní.
  • Zajistit poměrně sofistikované workflow pro podporu podnikových procesů.

Nepotřebujeme komplexní zadání

Potřebujeme procesní model. Nemusí (ani nemůže) být dokonalý. Nemusí být hned. Stačí, když se shodneme, že bez jasné definice jednoznačných postupů a povinností to nejde.

  • Důsledně popsané vstupy, výstupy, záznamy a vše, co může být pro počítačovou podporu provádění činností relevantní.
  • Kde to půjde, bude řešení budováno & rozvíjeno tak, aby v případě komplikací nebo nepředvídatelné situace bylo možné data (provizorně) uvést do korektní podoby "ručně" (přímou editací záznamů).
  • Co bude chybět, rychle a snadno doplníme.

Bude potřeba chuť učit se a využívat nové dovednosti. Ne vždy pouze při práci s  IT, ale při provádění pracovních úkonů a účasti na jejich zlepšování. 

Systém vzniká postupně

Malé - nejmenší možné - změny. Na základě konzistentního procesního modelu. 

  • Nevytváříme funkčnost, kterou "chcete", ale tu, kterou potřebujete.
  • Nebavíme se s vámi o tom, jaký má být funkčnost, ale jak je možné či nutné nastavit & podpořit pracovní postupy, aby se zvýšil jejich výkon a spolehlivost.
  • Díky moderním technologiím není nutné provádět (komplexní a spekulativní) analýzu požadavků (je ovšem nutné provádět analýzu postupů, dokumentů a dat).

Řešení vzniká iterativně & interaktivně. Přímo před očima. Dokonce většinou není ani nezbytně nutné je náročně testovat a ověřovat. Často jsou úpravy dle průběžně definovaných požadavků tak jednoduché, že je novou funkčnost možno rovnou používat (což není doporučený scénář - je mnohem lepší, když se nové věci důkladně vyzkouší, protože původní představa mohla být příliš jednoduchá a řešení příliš komplikované).

Rychle a jednoduše

Hlavní výhody postupného upřesňování procesního modelu a budování podpůrné funkčnosti: 

  • Neříkáte, jak má systém vypadat / co má umožňovat. Není potřeba tyto požadavky validovat a upřesňovat pro nejistou budoucnost.
  • Hrajeme "nekonečnou hru". Stejně tak nemůže být IT prostředí strnulé (neměnné). Funkčnost využívaného řešení bude průběžně upravována. Dle skutečných potřeb, které se v čase mění - změnami prostředí, dovedností, technologií a zejména tím, že to řešení používáme. Nemusíte a nemáte hledat "všechny možné scénáře". Řeší se jen ty, které důvěrně známe.
  • Veškeré požadavky, které na IT podporu práce vznikají, pocházejí z ověřeného návrhu nové podoby aktuální činnosti.

Návrh nové podoby činnosti

  • Analýzou slabých míst nebo díky kreativitě a znalostem výkonných pracovníků se zjistí možnost provádět některou z činností (či posloupností) jinak, pokud bude zajištěna odpovídající podpora ze strany IT.
  • Tento nápad se ověří - "ručně" se simuluje provádění operací, které by měly umožnit uvažovanou racionalizaci postupů.
  • Až bude jisté, jak má úprava postupů a pro ni nezbytná funkčnost vypadat, bude vytvořena. V minimálním rozsahu. Po rutinním ověření se co nejdříve (v řádu hodin, max dnů) začne používat...
    ...a upřesňovat & doplňovat.
    Je pravděpodobné, že to často (asi většinou) v nějaké ne zcela triviální situaci nebude fungovat, jak by mělo. Ale oprava či doplnění je prakticky vždy naprosto jednoduchá / snadná (tedy rychlá). Navíc i kdyby nebyla, mělo by vždy být možno provést provizorní zásah, který umožní pokračovat v prováděné činnosti.

 

Rozdíl mezi cizím a vlastním řešení

Pro mnohé organizace bude výhodnější použít hotové řešení i pro oblasti, které považujeme za vhodné pro postupný rozvoj (jenom je potřeba velmi opatrně postupovat, pokud uvažujete o "customizaci"... rozdíl vysvětlíme). Rozhodně by mělo mít otevřené API (respektovat SOA) a/nebo zdokumentovaná a přístupná data (což se úplně nepotkává s bezpečností).

  • Jsou zcela jasné požadavky a jistota, že hotové řešení je dostatečné pokrývá.
  • Není potřeba počítat s tím, že se požadavky (významně) změní. Nebo že ty změny mohou mít zásadní vliv na výkon.
  • Je rozumný předpoklad, že komerční systém odpovídá aktuálním dovednostem a předpokladům lidí (včetně toho, co se naučí při nasazení) a aktuální podobě organizace práce.
    Nebo chcete věřit tomu, že společně se systémem pořídíte i chybějící know-how.

Není to až takový sarkasmus, jak to vypadá. Oblečení z konfekce je pro naprostou většinu lidí naprosto vyhovující. Přesto jsou tací, kdož si nechávají své šaty šít na míru. Důvodů může být nespočet. Zpracování dat / koordinace činností je o pár řádů složitější záležitost, než oblečení (aneb může mít výrazně větší dopad - pozor, to platí oběma směry - pro volbu vlastního řešení je potřeba mít hodně pádné argumenty a potřebné dovednosti & je to poměrně náročné - přínos může být velmi významný, ale nejistota je také značná).

V mnoha situacích může kvalita zpracování informací rozhodovat o existenci organizace. Nebo zajistit její raketový vzestup/pád. Kdy se to projeví:

  • Nedostatek informací o možnostech a omezeních produktů, ze kterých se vybírá. Co hůř, nemožnost dostatečně identifikovat ani současné, natož budoucí potřeby. Vyhodnotit potenciál a přijatelnost zvažovaných řešení je velmi obtížné.
  • Potřeby zpracování dat se mění. Ze spousty "objektivních" důvodů, ale především z těch subjektivních. Změny nastávají zejména interně - tím, jak pro danou oblast použijeme nové technologie, náš přístup, znalosti i dovednosti a tím i potřeby se velmi rychle mění. Neustále.
  • S hotovým systémem můžete pořídit i jistá doporučení, jak jej používat. Jeho nasazení rozhodně změní způsob práce. Velmi často je řešení poměrně omezené na jeden konkrétní způsob provádění podporovaných činností, které jeho tvůrce v době vzniku považoval za nejlepší (nebo jediný) možný.
    Důsledky si vyvoďte sami.

Nejdříve rozvíjet dovednosti.
Pro to, co se osvědčí a co zvládnete, doplnit funkčnost.

Těžko říci, jak jednoduše poznat, kdy je která cesta ta správná. Ovšem pokud máte platnou aktuální komplexní strategii, mělo by to hodně pomoci.

Pokud řešená problematika souvisí se strategickými cíli nebo rozvíjí či představuje konkurenční výhodu, mělo by být řešení "na míru" tím, co doplní chybějících 20% funkčnosti, která zajistí jinak nedostupných 80% užitku. Přičemž "na míru" znamená "jinak nedostupné".

Rozumíte své práci

My také. Umíte to a děláte to poctivě. My také.

Cena: Odpovídající

Mám zájem o kontakt

Umíme odhadnout potenciál spolupráce. Vy také. Dohodneme se.

Práce s informacemi