Adopce MS365-Office 365

Osvojte si rozumný způsob používání

MS chápe jako "adopci" technickou část přesunu dat do cloudu a používání rozšířených možností cloudových aplikací (ale hlavně ta data a v jistém smyslu s tím spojené změny organizace práce). Přitom se vehementně ohání tím, jakou to znamená velkou změnu podnikové kultury. Nám to přijde jako poněkud zvláštní - zapřahat vůz před koně (viz diskuse na LI).

Technologie se změnou "kultury" nepomůže. Navíc nejde o kulturu, ale o procesy. Dovednosti. Chápání významu kvality informací (dobře, tohle asi může být zčásti "kultura"). Jenže měnit něco ("kulturu") kvůli technologii přece vůbec nedává smysl. Takže buď nové technologie potřebujete (protože změna podnikových procesů a podoby součinnosti lidí už probíhá), nebo se žádná změna nekoná a je lepší zůstat u toho, co se již osvědčilo.

Přesun dat do cloudu je výzva

Vlastní migrace dat a výměna aplikací je jenom jeden z mnoha kroků. Když něco či někoho adoptujete, tak je to jednorázový čin. Podpis. Jenže od toho okamžiku začíná soužití. A to je fakticky ona adopce - souboj nebo symbióza s tím, koho/co jsem adoptoval. Počítat s tím, že to je potřeba dělat tak dlouho, dokud nás neopustí. Protože štěstí přeje připraveným, je rozumné se připravit. 

Doporučujeme chápat "adopci" jako systematické soustavné úsilí o optimální využití potenciálu osvojovaných technologií. Nebo tomu klidně můžeme říkat jinak. Podstata je přijmout a využívat nové možnosti, ideálně stále lépe. Při seznámením s potenciálem O365 bylo řečeno, že část funkčnosti oceníte až postupně. Protože platí "Spěchej pomalu".

Kriticky důležité je vymyslet žádoucí cílovou strukturu. Musí být flexibilní. Což je protimluv. Jediná rozumná možnost jsou pravidla a automatizace. 

Flexibilní struktura úložišť - pořádek

Žádné mechanické přesouvání současného stavu - nové technologie velmi pravděpodobně umožňují mnohem efektivnější uspořádání (viz případová studie o organizaci elektronické pošty a dokumentace). Nejdříve si udělat jasnou představu, jak budou spolupracovníci nových vymoženosti využívat. Kde má být co. Udělat pořádek ve stávajících úložištích a pracovních postupech (nebo to vyzkoušet a připravit).

Pokud máte pocit, že dovednosti a pracovní postupy spolupracovníků jsou optimální, nejspíše nepotřebujete ani Office/MS 365, ani žádnou adopci. Nemá smysl se někam přesouvat, pokud to není potřeba. A potřeba to je pouze v případě, kdy nové prostředí nabízí možnosti, které s dosavadními technologiemi prostě nelze dosáhnout (nebo je to výrazně levnější).

Smyslem adopce je zavést nový způsob práce

• Sdílet + současně s tím musí lidé získat zásadně nové dovednosti při práci s kancelářskými a dalšími aplikacemi.
• Používat správně aplikace & šablony & metadata.
• Využívat nástroje pro automatizaci a workflow.

Nejdůležitější součástí adopce je organizace dat

• Sdílet znamená mít systém a udržovat pořádek - jasná pravidla kam co patří a kdo co jak dělá. Nejlépe mechanismy, které to budou hlídat či ještě lépe zabrání nežádoucím jevům.
• Mít jasno v přístupových politikách a podle toho vytvářet skupiny uživatelů. Správa přístupů se dostává do úplně nové polohy.
• Ačkoli se zdá, že se otevírá prostor, aby si každý dělal co chce, opak je pravdou. Je potřeba za každou cenu zamezit "lidové tvořivosti". To je jedna z klíčových změn podnikové kultury.

Jinak to dopadne tak, jak přechod parafrázovali v jedné velikánské firmě - "... umožní posun současného chaosu na kvalitativně vyšší úroveň."