Adopce MS365-Office 365

Osvojte si rozumný způsob používání

MS chápe jako "adopci" technickou část přesunu dat do cloudu a používání rozšířených možností cloudových aplikací (ale hlavně ta data a v jistém smyslu s tím spojené změny organizace práce). Přitom se vehementně ohání tím, jakou to znamená velkou změnu podnikové kultury. Nám to přijde jako poněkud zvláštní - zapřahat vůz před koně (viz diskuse na LI).

Technologie se změnou "kultury" nepomůže. Navíc nejde o kulturu, ale o procesy. Dovednosti. Chápání významu kvality informací (dobře, tohle asi může být zčásti "kultura"). Jenže měnit něco ("kulturu") kvůli technologii přece vůbec nedává smysl. Takže buď nové technologie potřebujete (protože změna podnikových procesů a podoby součinnosti lidí už probíhá), nebo se žádná změna nekoná a je lepší zůstat u toho, co se již osvědčilo.

Přesun dat do cloudu je výzva

Vlastní migrace dat a výměna aplikací je jenom jeden z mnoha kroků. Když něco či někoho adoptujete, tak je to jednorázový čin. Podpis. Jenže od toho okamžiku začíná soužití. A to je fakticky ona adopce - souboj nebo snaha vytvořit symbiózu s tím, koho/co jsem adoptoval. Počítat s tím, že to je potřeba dělat tak dlouho, dokud nás neopustí. Protože štěstí přeje připraveným, je rozumné se připravit. 

Doporučujeme chápat "adopci" jako systematické úsilí o optimální využití potenciálu osvojovaných technologií. Nebo tomu klidně můžeme říkat jinak. Podstata je chápat nové možnosti jako inspiraci. Přijmout tú výzvu a hledat nové uspořádání činností v naší organizaci. Při seznámením s potenciálem O365 bylo řečeno, že část funkčnosti oceníte až postupně. Protože platí "Spěchej pomalu".

Klíčovým faktorem úspěchu je flexibilita a práce s informacemi.

Je potřeba vymyslet žádoucí cílovou strukturu (dat, činností, ...). Musí být opravdu přizpůsobivá - tedy ta struktura nesmí být rigidní, musí být schopna vstřebat průběžně se měnící požadavky a podporovat nově se objevující příležitosti. Což je v jistém smyslu protimluv. V dialektice se tomu říkalo "jednota protikladů". Jediná rozumná možnost, jak se tomu přiblížit, jsou pravidla a automatizace.

Uplatňování procesního přístupu všude, kde to jde. 

Flexibilní struktura úložišť - pořádek

Žádné mechanické přesouvání současného stavu - nové technologie umožňují mnohem efektivnější uspořádání (viz případová studie o organizaci elektronické pošty a dokumentace). Nejdříve si udělat jasnou představu, jak budou spolupracovníci nových vymoženosti využívat. Kde má být co a proč. Co kdo dělá. Udělat pořádek ve stávajících úložištích a pracovních postupech (nebo to vyzkoušet a připravit).

Pokud máte pocit, že dovednosti a pracovní postupy spolupracovníků jsou optimální (plně odpovídají současným potřebám), nejspíše nepotřebujete ani Office/MS 365, ani žádnou adopci. Nemá smysl se někam přesouvat, pokud to není potřeba. A potřeba to je pouze v případě, kdy nové prostředí nabízí možnosti, které s dosavadními technologiemi prostě nelze dosáhnout (nebo je to výrazně levnější).

Smyslem adopce je zavést nový způsob práce

• Sdílet + současně s tím musí lidé získat zásadně nové dovednosti při práci s kancelářskými a dalšími aplikacemi.
• Používat správně aplikace & šablony & metadata.
• Využívat nástroje pro automatizaci a workflow.

Nejdůležitější součástí adopce je organizace dat

• Sdílet znamená mít systém a udržovat pořádek - jasná pravidla kam co patří a kdo co jak dělá. Nejlépe mechanismy, které to budou hlídat či ještě lépe zabrání nežádoucím jevům.
• Mít jasno v přístupových politikách a podle toho vytvářet skupiny uživatelů. Správa přístupů se dostává do úplně nové polohy.
• Ačkoli se zdá, že se otevírá prostor, aby si každý dělal co chce, opak je pravdou. Je potřeba za každou cenu zamezit "lidové tvořivosti". To je jedna z klíčových změn podnikové kultury.

Jinak to dopadne tak, jak přechod parafrázovali v jedné velikánské firmě - "... umožní posun současného chaosu na kvalitativně vyšší úroveň."