Základní pojmy procesního přístupu

BPM (Business Process Management)

Řízení podnikových procesů (viz též Business Process Improvement = CPI … Continued Process Improvement). Občas se využívá i pro označení systémů pro podporu reálného řízení průběhu instancí procesů, tzn. pro praktickou správu definic procesů integrovanou s workflow systémem - např. Omni Flow; viz Business Process Automation)

Činnost (elementární)

Práce (posloupnost úkonů), kterou s definovanými vstupy a výstupy má v jednom souvislém čase provést jeden subjekt (jednotlivec, popř. tým). Souvislý čas znamená, že činnost nevyžaduje interakce s jinými činnostmi, nemá vnitřní technologická přerušení (neznamená to, že je nepřerušitelná, ale je žádoucí, aby proběhla co nejdříve, co nejrychleji a bez přerušování).

• Není účelné ji dále členit (byť se skládá z úkonů - ve výrobě je to např. část technologického postupu na jednom pracovišti).
• Nevyžaduje žádnou součinnost (tedy za standardních podmínek ji má provádět právě jediný subjekt).

Procesní model

Definice účelem.

• Popisuje, jak firma funguje. Informuje každého, kdo se to má dozvědět (interní i externí subjekty, které budou mít potřebu a právo zjišťovat, jakým způsobem probíhají činnosti – z těch velmi nevšedních, kteří budou toto právo mít, jsou to v moderním světě mimo jiné naši zákazníci) o tom, jak a proč se zajistí, aby se stalo či nestalo to či ono …
• Určuje (závazně stanoví povinnosti – tzn. podobu/způsob provedení činností – jak reagovat na definované události, tím umožní identifikovat zatím nedefinované události, zabránit lidové tvořivosti a následnému chaosu) co se ve firmě děje. Umožňuje lidem ověřit si, zda to, co dělají, dělají správně. Viz „formalizuje spolupráci“.
• Umožňuje vlastníkům procesů a případně účelovým specializovaným orgánům procesy zdokonalovat (tzn. pomocí statistiky vyhodnocovat jejich výkonnost, pomocí analýzy hledat omezení a díky tvořivým technikám navrhovat a případně testovat alternativní postupy). Tento efekt je dosažitelný pouze v případě, kdy o průběhu procesů bude dostatek informací, typicky využitím systémů pro workflow nebo procesně orientovaných informačních systémů.
• Umožňuje porovnat skutečnost s žádoucí (schválenou) podobou činností (to je interní nebo externí audit procesů) a vyvodit důsledky. Resp. rovnou zajišťuje (popisuje, stanovuje povinnost) nutnost vedení evidencí odpovídajících stanoveným povinnostem a povinnosti, které ze zjištění vyplývají.
• Formalizuje spolupráci (nutí zodpovědné řídící pracovníky korektně formulovat požadavky a dodržovat pravidla pro jejich vyřizování). Umožňuje tím účelnou (maximálně efektivní) dělbu práce ~ specializaci, spolehlivé vyčleňování činností (outsourcing), zajišťuje vysokou spolehlivost (optimalizuje vytváření rezerv – jsou vytvářeny ve správném rozsahu …) atd.

Jak firma funguje

Přesněji řečeno jak „má fungovat“ (čímž se nerozumí „jak by „bylo dobré, aby fungovala“, ale realistický odůvodněný požadavek, který má oporu ve vytvořených podmínkách a stanovených povinnostech – tzn. pokud nedošlo k mimořádné situaci a nikdo neporušuje své povinnosti, skutečnost odpovídá modelu).

Procesní audit

Kontrola, která ověřuje dodržování a současně platnost procesního modelu. Oproti běžnému pojetí kontroly se připouští možnost, že neshoda není způsobena nedodržováním povinností, ale neaktuálností (neúplností, …) procesního modelu. Proto vyžaduje poněkud jiný přístup a výrazně vyšší kvalifikaci.

Proces

Souslednost činností s definovaným výstupem. Zde se pojmem činnost rozumí elementární činnost nebo dílčí proces (součást jiného nadřízeného procesu, ve kterém je v pozici činnosti, popř. "podproces" ~ toto označení je zavádějící).

Procesní oblast

Skupina procesů, o kterou se stará vlastník procesní oblasti (manažer, vedoucí procesního týmu). Podstata oblasti a jejího "vlastnictví" spočívá v tom, že člověk, který za ni zodpovídá (protože za podobu procesů, vyřízení požadavků jiných procesních oblastí na rozhraní atd. musí někdo zodpovídat), se systematicky a soustavně snaží o maximalizaci výkonu a efektivnosti procesů a odpovídající rozvoj dovedností členů jeho procesního týmu. Protože o ty lidi se také musí někdo starat.

Procesní role

Definovaná způsobilost (sada dovedností člověka, který je pověřen danou rolí) a povinnost vykonávat jednu nebo více činností. Propojuje dovednosti s činnostmi. Není ideální mít role přesně odpovídající činnostem, byť je to nejjednodušší (a v některých případech je to správně). Vymezuje dílčí profil pracovní pozice. Obvykle existuje několik činností, které je účelné, aby vykonával stejný člověk (právě z důvodu obdobných nutných dovedností) - takové činnosti by měly být přiřazeny procesní roli.

Jednu roli může (či by v zájmu zastupitelnosti mělo) zastávat více pracovníků, jedna role může být i součástí různých pracovních pozic. Některé role budou obecné - např. řidič služebního vozu, účastník školení apod. Každý člověk v organizaci bude mít poměrně rozsáhlou sadu roli. Právě pro jejich snazší správu je účelné rozumně agregovat - snažit se mít co nejméně rolí i za cenu dílčích přesahů.

Procesní rozhraní

Procesy/činnosti z deinice (a logiky věci) musí mít výstup - doručit něco užitečného určenému příjemci.

Pozor na výstupy typu informace - některé procesy skutečně generují informaci, ale naprostá většina informací v procesních činnostech jsou průvodní (nejsou smyslem dané činnosti a občas je tendence považovat je za jeden z výstupů)

Např. záznam skladové operace - příjem/výdej zásoby není výstupem, byť jsou to data zadávaná do informačního systému - činnost "Vydat materiál" tato data vytváří a předává k dalšímu zpracování, ale nejsou smyslem/účelem této činnosti - tím je materiál, který je připraven ke zpracování ve výrobě. Na druhé straně smyslem činnosti "Naplánovat výrobu" je nejspíše žádoucím výstupem soubor platných výrobních příkazů. Ale v tomto případě může být sporné, jestli výrobní příkaz je vstupem do činnosti "Vyrobit..." (spíše ano, spouštěcí událostí bude buď čas nebo uvolnění výrobní kapacity).

Obvykle jsou výstupy jedné činnosti vstupem do jedné nebo několika navazujících. Proto by definice rozhraní měla obsahovat

• Definici objektu (vstupu/výstupu) včetně norem kvality, popř. akceptačních kritérií, způsobu převzetí apod. Jednoznačné je to právě u příjmu zásob - tam by měly být k dispozici veškeré podklady včetně popisu způsobu, jak kontrolovat úplnost, kvalitu a další náležitosti dodávky, dle potřeby obrázky atd.
• Zdroj (kde lze daný objekt získat, popř. oprávnění apod.).
• Cíl (pro koho je určen, kdo si jej může vyžádat atp.)

Dle možností rozšířené informace o frekvenci, propojení na provozní systémy, které umožní získat informace o dostupnosti aj.

Spouštěcí událost

Situace / událost (popsaná, známá), která spouští konkrétní proces. Je definovaná, jednoznačná (rozpoznatelná). Základ povinnosti procesní role (popř. koordinátora či workflow) provést stanovenou činnost (zahájit proces). 

Pracovní úkon

Elementární nerozdělitelná samostatně popsatelná část činnosti. Má význam z hlediska vstupů a výstupů (které mohou znamenat rozhraní na úrovni činnosti i procesu) a požadavků na kvalitu či náležitosti, popř. dovedností a zejména z hlediska sledování výkonu (časový normativ).

Workflow

Popis (popř. technicky podpořené zahájení, sledování a vykazování) posloupnosti provádění předem definovaných aktivit (může být na úrovni procesů, elementárních činností a někdy i na úrovni úkonů).

Počítačově podporované workflow by mělo automatizovaně řešit správu kapacit, prioritizaci zdrojů (dle jejich ceny) a zejména usnadňovat dohled nad plněním povinností.