Vysvětlení některých sporných pojmů.
Řízení podnikových procesů (viz též Continuous Process Improvement). Občas se využívá i pro označení systémů pro podporu reálného řízení průběhu instancí procesů, tzn. pro praktickou správu definic procesů integrovanou s workflow systémem - např. Omni Flow; viz Business Process Automation).
Zkratka se bohužel používá i pro Business Process Modelling.
Příručka.
Zjednodušeně nástroj, pomocí kterého lze podporovat standardizované podnikové procesy. Měl by podporovat:
Bohužel se dost často za BPMS vydávají jednoduché platformy pro "kancelářské workflow". Takže pozor na "bludy". Na platformě pro podporu kancelářských činností (různá připomínkování, zjišťování apod.) není nic špatného. Jenom bychom tomu neměli dávat nadsazené zázvy.
Za hlavní účel se považuje automatizace. To by mělo znamenat:
Viz popis od kissflow nebo integrify (lepší, odkazy, video, ale pozor, při měření výkonnosti procesů rozhodně nedává smysl používat S.M.A.R.T. principy).
Bude doplněno.
Viz též Business Process Improvement.
Realizace - vždy se snažíme provést minimální / optimální možnou změnu. Jednu konzistentní úpravu v co nejkratším čase. Musí být dosaženo samostatně smysluplného udržitelného stavu.
Znamená to využívat principů TOC - najít a odstranit omezení výkonu. Neustále přitom zpřesňovat nejen procesní model interního prostředí, ale i mechanismy pro monitorování externích faktorů.
Posloupnost úkonů, kterou s definovanými vstupy a výstupy má v jednom souvislém čase provést jeden subjekt (jednotlivec, popř. tým).
Sousedící činnosti by neměla vykonávat stejná role - je to pravděpodobně příznak toho, že informace o činnosti nejsou dostatečné.
Konkrétní práce - reálná činnost. Např. proces je "Přijmout objednávku". Instance je "přijímá se objednávka 444/2021 od Firmy s.r.o. na 10 ks artiklu Xyz dne 8.8.2021…".
Souslednost činností s definovaným výstupem. Pojmem činnost se rozumí elementární činnost nebo dílčí proces (součást jiného nadřízeného procesu, ve kterém je v pozici činnosti, popř. "podproces" ~ toto označení je zavádějící).
Vlastník procesů (procesní manažer / architekt) se musí snažit o co nejvíce přímočarý a jednoznačný průchod instance jeho procesní oblastí - tedy provést co nejefektivněji činnosti, které jsou nutné pro splnění úkolu od spouštěcí události po definovaný výstup.
Na rozdíl od kontroly, která ověřuje dodržování a současně účelnost procesního modelu se nesoustředí na dovednosti pracovníků, ale na strukturu činností a rozhraní. Jako primární příčinu neshod očekává neaktuálnost či neúplnost procesního modelu (realita je jiná, než model předpokládá a lidé musí obcházet závazné postupy). Kontrolu musí provádět vedoucí týmu (vlastník procesní oblasti), audit někdo s jiným přístupem a výrazně vyšší kvalifikací (zkušenostmi).
Smyslem auditu není pouze identifikovat chyby modelu, ale především zjistit příčiny (činnosti a parametry k přezkoumání) a současně navrhnout jeho úpravy (pokud je náprava zřejmá, popř. postup pro ověření podstaty a následné hledání možných změn). Vlastníkovi procesní oblasti může audit navrhnout novou podobu (nebo způsob jejího návrhu), ale za ověření, upřesnění a provedení změny nese zodpovědnost manažer.
Jednoduchou verzi nabízíme jako službu v podobě procesní analýzy a pro lepší pochopení máme k tomu úvod do metodiky (zatím náznak). Skutečný audit dává smysl pouze pokud máte validní procesní model a nejste si jisti, zda je nastaven dostatečně rozumně.
Definice účelem.
Je užitečný pro všechny, kdo budou mít povinnost/potřebu se zabývat tím, jakým způsobem probíhají činnosti – z těch poněkud nevšedních jsou to v moderním světě mimo jiné naši zákazníci. Správně vnímat procesy je ovšem nenahraditelné např.
Přesněji řečeno jak „má fungovat“ (čímž se nerozumí „jak by „bylo dobré, aby fungovala“, ale realistický odůvodněný požadavek, který má oporu ve vytvořených podmínkách a stanovených povinnostech – tzn. pokud nedošlo k mimořádné situaci a nikdo neporušuje své povinnosti, skutečnost odpovídá modelu).
Skupina procesů, o kterou se stará vlastník procesní oblasti (manažer, vedoucí procesního týmu). Podstata oblasti a jejího "vlastnictví" spočívá v tom, že člověk, který za ni zodpovídá (protože za podobu procesů, vyřízení požadavků jiných procesních oblastí na rozhraní atd. musí někdo zodpovídat), se systematicky a soustavně snaží o maximalizaci výkonu a efektivnosti procesů a odpovídající rozvoj dovedností členů jeho procesního týmu. Protože o ty lidi se také musí někdo starat.
Definovaná způsobilost (sada dovedností člověka, který je pověřen danou rolí) a povinnost vykonávat jednu nebo více činností. Propojuje dovednosti s činnostmi. Není ideální mít role přesně odpovídající činnostem, byť je to nejjednodušší (a v některých případech je to správně). Vymezuje dílčí profil pracovní pozice. Obvykle existuje několik činností, které je účelné, aby vykonával stejný člověk (právě z důvodu obdobných nutných dovedností) - takové činnosti by měly být přiřazeny procesní roli.
Jednu roli může (či by v zájmu zastupitelnosti mělo) zastávat více pracovníků, jedna role může být i součástí různých pracovních pozic. Některé role budou obecné - např. řidič služebního vozu, účastník školení apod. Každý člověk v organizaci bude mít poměrně rozsáhlou sadu roli. Právě pro jejich snazší správu je účelné rozumně agregovat - snažit se mít co nejméně rolí i za cenu dílčích přesahů.
Procesy/činnosti z deinice (a logiky věci) musí mít výstup - doručit něco užitečného určenému příjemci (zákazníkovi procesu).
Pozor na výstupy typu informace - některé procesy skutečně generují informaci, ale naprostá většina informací v procesních činnostech jsou průvodní (nejsou smyslem dané činnosti a občas máme tendenci považovat je za jeden z výstupů, což může deformovat správné pochopení smyslu činnosti/procesu). Zjednodušeně řečeno výstupem je to, co si zákazník
Např. záznam skladové operace - příjem/výdej zásoby není výstupem, byť jsou to data zadávaná do informačního systému - činnost "Vydat materiál" tato data vytváří a předává k dalšímu zpracování, ale nejsou smyslem/účelem této činnosti - tím je materiál či zboží (obecně konrétní množství dané hmotné skladové/výrobní/prodejní položky - zásoba), který je připraven či předán ke zpracování ve výrobě.
V případě příjmu zásoby:
Na druhé straně smyslem činnosti "Naplánovat výrobu" je nejspíše žádoucím výstupem soubor platných výrobních příkazů. Ale v tomto případě může být sporné, jestli výrobní příkaz je vstupem do činnosti "Vyrobit..." (spíše ano, spouštěcí událostí bude buď čas nebo uvolnění výrobní kapacity, popř. jiná událost reálného světa - navíc instance činnosti vyrobit spouští jednotlivý výrobní příkaz).
Obvykle jsou výstupy jedné činnosti vstupem do jedné nebo několika navazujících. Proto by definice rozhraní měla obsahovat
Dle možností rozšířené informace o frekvenci, propojení na provozní systémy, které umožní získat informace o dostupnosti aj.
Situace / událost (popsaná, známá), která spouští konkrétní proces. Je definovaná, jednoznačná (rozpoznatelná). Základ povinnosti procesní role (popř. koordinátora či workflow) provést stanovenou činnost (zahájit proces).
Elementární nerozdělitelná samostatně popsatelná část činnosti. Má význam z hlediska vstupů a výstupů (které mohou znamenat rozhraní na úrovni činnosti i procesu) a požadavků na kvalitu či náležitosti, popř. dovedností a zejména z hlediska sledování výkonu (časový normativ).
Role pro člověka (manažer / řídící pracovník), který zodpovídá za podobu (je architektem) procesů v oblasti, ve které působí jeho tým. Rozumí profesně (odborně) nejlépe dané oblasti. Musí být současně v roli vedoucí týmu, což zajišťuje potřebné dovednosti (přičemž ne všichni vedoucí týmů musí být nezbytně vlastníky procesní oblasti - i kdyby, je lepší tyto role oddělit).
Je třeba, abychom jasně a jednoznačně definovali povinnosti všech zúčastněných, a je rovněž užitečné stanovit pravidla pro případy, že se vyskytnou neřešitelné názorové neshody.
Posloupnost (popř. technicky podpořené spuštění/iniciace, sledování/monitoring a vykazování/vyhodnocení) předem definovaných kroků (může být na úrovni procesů, elementárních činností a někdy i na úrovni úkonů). Může se použít i pro pracovní postup člověka, ale je lepší tento pojem vyhradit pro technický systém.
Počítačově realizované workflow by mělo automatizovaně řešit jak evidenci instancí procesů, tak správu kapacit, prioritizaci zdrojů (dle jejich ceny) a zejména usnadňovat dohled nad plněním povinností (hlídání lhůt reakcí apod.).
Doporučené použití pojmu je právě technická podoba počítačově (algoritmicky) řízené souslednosti činností - podle deterministického schématu. Zatímco proces (procesní činnost) je definici aktivity lidského účastníka.
Baví nás to. Máme radost, když věci fungují. Rádi sdílíme zkušenosti.
Umíme odhadnout potenciál spolupráce. Vy také. Dohodneme se.