Základní pojmy procesního přístupu

Vysvětlení některých sporných pojmů.

Činnost (elementární)

Práce (posloupnost úkonů), kterou s definovanými vstupy a výstupy má v jednom souvislém čase provést jeden subjekt (jednotlivec, popř. tým). Souvislý čas znamená, že činnost nevyžaduje interakce s jinými činnostmi, nemá vnitřní technologická přerušení (neznamená to, že je nepřerušitelná, ale je žádoucí, aby proběhla co nejdříve, co nejrychleji a bez přerušování). 

Proces

Souslednost činností s definovaným výstupem. Zde se pojmem činnost rozumí elementární činnost nebo dílčí proces (součást jiného nadřízeného procesu, ve kterém je v pozici činnosti, popř. "podproces" ~ toto označení je zavádějící).

Procesní oblast

Skupina procesů, o kterou se stará vlastník procesní oblasti (manažer, vedoucí procesního týmu). Podstata oblasti a jejího "vlastnictví" spočívá v tom, že člověk, který za ni zodpovídá (protože za podobu procesů, vyřízení požadavků jiných procesních oblastí na rozhraní atd. musí někdo zodpovídat), se systematicky a soustavně snaží o maximalizaci výkonu a efektivnosti procesů a odpovídající rozvoj dovedností členů jeho procesního týmu. Protože o ty lidi se také musí někdo starat.

Procesní role

Definovaná způsobilost (sada dovedností člověka, který je pověřen danou rolí) a povinnost vykonávat jednu nebo více činností. Propojuje dovednosti s činnostmi. Není ideální mít role přesně odpovídající činnostem, byť je to nejjednodušší (a v některých případech je to správně). Vymezuje dílčí profil pracovní pozice. Obvykle existuje několik činností, které je účelné, aby vykonával stejný člověk (právě z důvodu obdobných nutných dovedností) - takové činnosti by měly být přiřazeny procesní roli.

Jednu roli může (či by v zájmu zastupitelnosti mělo) zastávat více pracovníků, jedna role může být i součástí různých pracovních pozic. Některé role budou obecné - např. řidič služebního vozu, účastník školení apod. Každý člověk v organizaci bude mít poměrně rozsáhlou sadu roli. Právě pro jejich snazší správu je účelné rozumně agregovat - snažit se mít co nejméně rolí i za cenu dílčích přesahů.

Procesní rozhraní

Procesy/činnosti z deinice (a logiky věci) musí mít výstup - doručit něco užitečného určenému příjemci.

Pozor na výstupy typu informace - některé procesy skutečně generují informaci, ale naprostá většina informací v procesních činnostech jsou průvodní (nejsou smyslem dané činnosti a občas je tendence považovat je za jeden z výstupů)

Např. záznam skladové operace - příjem/výdej zásoby není výstupem, byť jsou to data zadávaná do informačního systému - činnost "Vydat materiál" tato data vytváří a předává k dalšímu zpracování, ale nejsou smyslem/účelem této činnosti - tím je materiál, který je připraven ke zpracování ve výrobě. Na druhé straně smyslem činnosti "Naplánovat výrobu" je nejspíše žádoucím výstupem soubor platných výrobních příkazů. Ale v tomto případě může být sporné, jestli výrobní příkaz je vstupem do činnosti "Vyrobit..." (spíše ano, spouštěcí událostí bude buď čas nebo uvolnění výrobní kapacity).

Obvykle jsou výstupy jedné činnosti vstupem do jedné nebo několika navazujících. Proto by definice rozhraní měla obsahovat

  • Definici objektu (vstupu/výstupu) včetně norem kvality, popř. akceptačních kritérií, způsobu převzetí apod. Jednoznačné je to právě u příjmu zásob - tam by měly být k dispozici veškeré podklady včetně popisu způsobu, jak kontrolovat úplnost, kvalitu a další náležitosti dodávky, dle potřeby obrázky atd.
  • Zdroj (kde lze daný objekt získat, popř. oprávnění apod.).
  • Cíl (pro koho je určen, kdo si jej může vyžádat atp.)

Dle možností rozšířené informace o frekvenci, propojení na provozní systémy, které umožní získat informace o dostupnosti aj.

Spouštěcí událost

Situace / událost (popsaná, známá), která spouští konkrétní proces. Je definovaná, jednoznačná (rozpoznatelná). Základ povinnosti procesní role (popř. koordinátora či workflow) provést stanovenou činnost (zahájit proces). 

Pracovní úkon

Elementární nerozdělitelná samostatně popsatelná část činnosti. Má význam z hlediska vstupů a výstupů (které mohou znamenat rozhraní na úrovni činnosti i procesu) a požadavků na kvalitu či náležitosti, popř. dovedností a zejména z hlediska sledování výkonu (časový normativ).

Workflow

Popis (popř. technicky podpořené zahájení, sledování a vykazování) posloupnosti provádění předem definovaných aktivit (může být na úrovni procesů, elementárních činností a někdy i na úrovni úkonů).

Počítačově podporované workflow by mělo automatizovaně řešit správu kapacit, prioritizaci zdrojů (dle jejich ceny) a zejména usnadňovat dohled nad plněním povinností.

[Bude doplněno - postupný převod obsahu webu - pokud máte o toto téma zájem, určitě se ozvěte]

Rozumíte své práci. My také.

Baví nás to. Máme radost, když věci fungují. Rádi sdílíme zkušenosti.

Cena: Přiměřená

Chci vědět víc

Umíme odhadnout potenciál spolupráce. Vy také. Dohodneme se.