Procesní audit / analýza

Přínosy a smysl procesního modelování 

• Procesní model výrazně přispívá ke zvýšení kvality rozhodování.
• V (žádoucí) cílové podobě pomáhá trvale zvyšovat výkonnost firmy průběžnou optimalizací procesů (CPI).
• Umožňuje přechod na procesně orientovaný systém řízení.
• Vyjadní (zefektivní) dělbu práce.
• Jednoznačně stanoví povinnosti.
• Vyjasní požadavky na způsobilost pro výkon definovaných činností.
  • Zapracování.
  • Zpětná vazby / kontrola (jak dovedností, tak technických podmínek).
  • Řízení výkonu (normativy, možnosti zlepšování). 

Cíl a záměr

Popsat současnou podobu činností a umožnit jejich optimalizaci.

Záměrem akce by mělo být vytvoření či verifikace/aktualizace procesního modelu (analýza procesů, vytvoření základu procesního modelu/schématu, iniciace trvalého zdokonalování procesů; nejedná se o reengineering ani nic podobného).

• Návrh má alternativy dle rozsahu, tzn. rizika a nároků na zdroje a čas.
• Akce má za úkol ve stanoveném rozsahu popsat stávající způsob fungování firmy a vytvořit model pro průběžné zdokonalování tohoto stavu.
• Dále umožní snížit rizika rozhodování vrcholového vedení a zlepšit shodu vnímání stavu firmy (identifikovat podstatné a nevýznamné prvky).
• Základním přínosem projektu pro zadavatele by mělo být zvýšení účinnosti používaných nástrojů řízení (motivačního systému, plánování a hodnocení).

Tento návrh projektu je ilustrativní, zhruba pro střední firmu.

Zde uvedený návrh má pouze dílčí charakter (viz vstupní analýza a nutné ověření případných omezení). Předpokládá se korektní verze komplexní podnikové strategie a splnění některých dalších podmínek.

• Smyslem akce je učinit zásadní krok v rozvoji systému řízení s minimálním rizikem, že budou provedeny nevhodné či nevratné změny.
• Nelze předpokládat významné konkrétní efekty v kratším horizontu než jeden rok. Pro hodnocení ekonomických přínosů bude nutno přizpůsobit mechanismus analýzy výsledků.
• Neobsahuje ani rozvoj systému řízení kvality, ani změny informačního systému, ani zdokonalení správy podnikových znalostí (ovšem bezpochyby bude přínosem pro tyto i další oblasti, resp. umožní jejich zdokonalování).

Varianty

Středně velká, běžná firma (výroba, obchod, stavebnictví, …) bez extrémních požadavků (např. pro jadernou energetiku, bezpečnost či ozbrojené složky apod.).

• Minimální
  Základní (výchozí) model, elementární rozdělení podnikových procesů. Jeden zodpovědný pracovník (správce procesního modelu - lze outsourcovat) zvládá modelování a může model udržovat. Bez větších nároků na součinnost, bez tvorby týmů, rozsáhlého školení, změn metodik, beze změn metod řízení a využití či zásahů do informačního systému.
• Základní
  Vytvoření úplného modelu podnikových procesů. Detailní a komplexní popis podstatných vazeb a atributů procesů. Odpovídající vyškolení řídících pracovníků. Podpora zadání nutných úprav informačního systému, návrhy úprav metodik a organizačního uspořádání (metod řízení). Vytvoření předpokladů pro zásadní změnu systému řízení. Rámcový návrh projektu změny. Trvání asi půl roku.
• Komplexní.
  Úplná analýza, definice a optimalizace procesů. Rozsáhlé školení. Úplný projekt změny a účast na jeho realizaci. Podpora projektových týmů, metodická podpora. Audit a optimalizace systému řízení. Předpokládá se rozvoj formalizovaného systému řízení, rozvoj podnikových strategií, případné zdokonalení intranetových aplikací, systému pro podporu pracovních skupin, controlling projektů a procesů. Dle zjištěných potřeb nutná opatření v oblasti personalistiky, marketingu a logistiky. Trvání rok i déle.

Doporučený postup ve většině případů je realizovat nejdříve minimální variantu (pokud . Může se zjistit, že pro současné potřeby je tato varianta dostačující. Po její realizaci se ukáže, zda budou dosažené výsledky vyhovovat či zda právě na základě zkvalitnění informací vyvstane požadavek dalšího rozvoje procesního modelu. Na základě získaných zkušeností potom lze pokračovat v upřesněné podobě s některou další variantou. Tím, že budou k dispozici určité zkušenosti a bude dosaženo dílčích (pozitivních) výsledků, vytvoří se vhodné podmínky pro případný návazný projekt dalšího rozvoje. Tímto způsobem lze pravděpodobně nejlépe minimalizovat riziko zmařené investice a rizika v oblasti akceschopnosti firmy.

Navrhované zadání projektu

Upřesnit základní firemní zájmy a předpoklady. Najít a srozumitelným způsobem formulovat podstatné faktory, které ovlivňují budoucnost firmy (skupiny). Analyzovat současné organizační uspořádání firmy. Definovat nejdůležitější podnikové činnosti jako základ procesně orientovaného systému řízení. Vytvořit předpoklady pro tvorbu a rozvoj procesního modelu.

Naučit řídící pracovníky efektivně a věcně komunikovat. Umožnit formalizaci podnikových činností. Zvýšit účinnost nástrojů řízení. Zajistit shodu ve vnímání záměrů, cílů a metod pro jejich dosažení. Zdokonalit organizační (zodpovědnost a pravomoci) opatření. Zvýšit úroveň zodpovědnosti za všechny podnikové aktivity. Umožnit rozvoj motivačního systému jasným vymezením zodpovědnosti a parametrů výkonnosti. Vytvořit základ pro další rozvoj systému řízení (controlling, ...).

Výchozí plán práce - výstupy

• Elementární analýza podnikové situace. Dle potřeb a možností rozvoj podnikové strategie a realizačních koncepcí.
• Návrh organizačních, technických, personálních a metodických opatření a projekt změny.
• Procesní model (verifikace, aktualizace).
• Analýza průběhu a účelnosti procesů.
• Návrh opatření (jejich upřesňování, propojování - právě v prostředí procesního modelu).
• Modelování jejich dopadu.
• Projekt řízené změny k realizaci navrhovaných opatření.