Analýza a modelování procesů

Přínosy a smysl analýzy procesů

• Zmapování procesů výrazně přispívá ke zvýšení objektivnosti rozhodování.
• Pravděpodobně najde nedostatečně definovaná rozhraní - slabá místa.
• V cílové podobě pomáhá trvale zvyšovat výkonnost firmy průběžnou optimalizací procesů (CPI).
• Vyjasní (zefektivní) dělbu práce - upřesňuje povinnosti.
• Umožní formulovat požadavky na způsobilost.
  • Zásadně zlepší úroveň a účinnost zapracování.
  • Objektivizuje poskytování zpětné vazby (kontrola - jak dovedností, tak technických podmínek).
  • Řízení výkonu (normativy, možnosti zlepšování). 

Cíl a záměr

Popsat současnou podobu činností a umožnit jejich optimalizaci.

Záměrem akce by mělo být vytvoření či verifikace/aktualizace procesního modelu (analýza procesů, vytvoření základu procesního modelu/schématu, iniciace trvalého zdokonalování procesů; nejedná se o reengineering ani nic podobného).

• Návrh má alternativy dle rozsahu, tzn. rizika a nároků na zdroje a čas.
• Akce má za úkol ve stanoveném rozsahu popsat stávající způsob fungování firmy a vytvořit model pro průběžné zdokonalování tohoto stavu.
• Dále umožní snížit rizika rozhodování vrcholového vedení a zlepšit shodu vnímání stavu firmy (identifikovat podstatné a nevýznamné prvky).
• Základním přínosem projektu pro zadavatele by mělo být zvýšení účinnosti používaných nástrojů řízení (motivačního systému, plánování a hodnocení).

Tento návrh projektu je ilustrativní, zhruba pro střední firmu.

Zde uvedený návrh má pouze dílčí charakter (viz vstupní analýza a nutné ověření případných omezení). Předpokládá se korektní verze komplexní podnikové strategie a splnění některých dalších podmínek.

• Smyslem akce je učinit zásadní krok v rozvoji systému řízení s minimálním rizikem, že budou provedeny nevhodné či nevratné změny.
• Nelze předpokládat významné konkrétní efekty v kratším horizontu než jeden rok. Pro hodnocení ekonomických přínosů bude nutno přizpůsobit mechanismus analýzy výsledků.
• Neobsahuje ani rozvoj systému řízení kvality, ani změny informačního systému, ani zdokonalení správy podnikových znalostí (ovšem bezpochyby bude přínosem pro tyto i další oblasti, resp. umožní jejich zdokonalování).

Varianty

Středně velká, běžná firma (výroba, obchod, stavebnictví, …) bez extrémních požadavků (např. pro jadernou energetiku, bezpečnost či ozbrojené složky apod.).

• Minimální
  Základní (výchozí) model, elementární rozdělení podnikových procesů. Jeden zodpovědný pracovník (správce procesního modelu - lze outsourcovat) zvládá modelování a může model udržovat. Bez větších nároků na součinnost, bez tvorby týmů, rozsáhlého školení, změn metodik, beze změn metod řízení a využití či zásahů do informačního systému. Hlavním výstupem je ověření, do jaké miry je organizace způsobilá využít procesní přístup + případný návrh opatření.
• Základní
  Vytvoření úplného modelu podnikových procesů. Detailní a komplexní popis podstatných vazeb a atributů procesů. Vyškolení řídících pracovníků v rolích vlastníků procesů. Podpora zadání nutných úprav informačního systému, návrhy úprav metodik a organizačního uspořádání (metod řízení). Nutná podmínka pro zásadní změnu systému řízení. Rámcový návrh projektu změny. Trvání čtvrt až půl roku.
• Komplexní.
  Úplná analýza, definice a optimalizace procesů. Rozsáhlé školení a zapojování všech řídících pracovníků - faktický obsah dodávky je rozvoj dovedností, metodiky a nástrojů - vlastní analýzu a rozvoj modelu provádějí vlastníci procesních oblastí. Realizace formou projektu komplexní změny - účast na jeho připravě a realizaci. Metodická podpora projektových týmů. Audit a optimalizace systému řízení. Předpokládá se začít zásadní inovací podnikových strategií a procesů jejich údržby. Obvykle je podmínkou zdokonalení informačních systémů, nasazení systému pro podporu pracovních skupin, controlling projektů a procesů. Nasazení systému/procesu projektového řízení. Dle zjištěných potřeb opatření v oblasti personalistiky, marketingu a logistiky. Trvání rok i déle - dává smysl pro rozběh a rozvoj procesu trvalého zdokonalování (tedy úplné adopce procesního přístupu).

Doporučený postup ve většině případů je realizovat nejdříve minimální variantu.

• Může se zjistit, že pro současné potřeby je tato varianta dostačující.
• Pokud organizace nemá předpoklady na změnu systému řízení na procesně orientovaný, je pravděpodobně i základní model neudržitelný a jakýkoli komplexnější zbytečný.
• Po její realizaci se ukáže, zda budou dosažené výsledky vyhovovat či zda právě na základě zkvalitnění informací vyvstane požadavek dalšího rozvoje procesního modelu.
• Vyšší úroveň navazuje na nižší a většinou vyžaduje i časový odstup (není možné a nemá smysl snažit se provést komplexní analýzu v organizaci, která neumí pracovat s modelem na základní úrovni).

Na základě získaných zkušeností lze pokračovat v upřesněné podobě s vyšší variantou. Tím, že budou k dispozici zkušenosti a bude dosaženo dílčích (pozitivních) výsledků, vytvoří se vhodné podmínky pro návazný projekt dalšího rozvoje. Tímto způsobem lze pravděpodobně nejlépe minimalizovat riziko zmařené investice a případná rizika v oblasti akceschopnosti firmy.

Navrhované zadání projektu

Upřesnit základní firemní zájmy a předpoklady. Vytvořit předpoklady pro tvorbu a rozvoj procesního modelu (následně CPI).

• Najít a srozumitelným způsobem formulovat podstatné faktory, které ovlivňují budoucnost firmy (skupiny).
• Analyzovat současné organizační uspořádání firmy.
• Definovat nejdůležitější podnikové činnosti jako základ procesně orientovaného systému řízení. 

Sjednotit pohled na firemní realitu.

• Naučit řídící pracovníky efektivně a věcně komunikovat.
• Zajistit shodu ve vnímání záměrů, cílů a metod pro jejich dosažení.
• Zdokonalit organizační uspořádání (zodpovědnost a pravomoci).
• Zvýšit zodpovědnost za konkrétní podnikové aktivity.

Konkretizovat povinnosti lidí.

• Umožnit formalizaci (jednoznačný popis) podnikových činností.
• Zvýšit účinnost nástrojů pro řízení výkonu (činností i lidí).
• Umožnit rozvoj motivačního systému jasným vymezením zodpovědnosti a parametrů výkonnosti.
• Vytvořit základ pro další rozvoj systému řízení (controlling, ...).

Výchozí plán práce - výstupy

Týká se základní varianty. U vyšších to vždy závisí na konkrétní situaci / zadání.

• Elementární analýza podnikové situace. Dle potřeb a možností rozvoj podnikové strategie a realizačních koncepcí (nebo alespoň identifikace příležitostí).
• Návrh organizačních, technických, personálních a metodických opatření a projekt změny (na obecné úrovni).
• Procesní model (verifikace, aktualizace pokud již existuje).
• Logická analýza průběhu a účelnosti procesů (pokud jsou k dispozici data pro hodnocení výkonu procesů, bude provedena i technická analýza).
• Návrh změn v uspořádání činností (jejich upřesňování, propojování - právě v prostředí procesního modelu).
• Modelování jejich dopadu.
• Návrh projektu řízené změny k realizaci navrhovaných opatření.