Moderní organizační struktury

26. 09. 2021 Petr Opletal

Vedle jiných může být omezením dalšího rozvoje firmy její organizační struktura. Za nejslabší místo tradičních metod organizace se občas považuje hierarchické uspořádání. Podívejme se, co je příčina a co následek. Zamysleme se nad tím, jak firmu rozvíjet. V čem nám pomohou barvy stylů řízení…

Moderní organizační struktury

Proč nás to zajímá

Protože všichni potřebujeme zvýšit výkon našich firem. Zkusme to bez citací autorit a pseudoautorit. Používejme vlastní rozum.

Pojem "firma" znamená jakoukoli organizaci (sociotechnický systém, zajišťující prostřednictvím součinnosti lidí poskytování konkrétních výstupů). Pojem "organizace" zkratku pro organizační uspořádání.

  • Firma je efektivnější než jednotlivec.
    • Dělba práce & specializace.
    • Vyžaduje koordinaci činností / lidí. 
  • Prvky systému musí být uspořádány, jinak dochází k rozpadu funkcí (entropie). To vyžaduje určitou energii (úsilí). Firma musí být řízena (viz dále).
  • Firma musí (smysl existence) poskytovat výstupy. Bez ohledu na orientaci (ne/zisk) musí svoji funkci plnit hospodárně (optimální ekonomická efektivnost dosažitelná za daných okolností).

Pokud firmy se stejným účelem ve stejném prostředí mají různou úroveň ekonomické efektivnosti, je pravděpodobné, že zákazníci budou preferovat ty s lepším poměrem užitek/cena. Firmy by se měly snažit fungovat co nejefektivněji. Pro různé časové horizonty to může představovat konflikt - což bývá problém.

Chování lidí určuje zpětná vazba 

Je to velmi průzračně (byť trošinku zjednodušeně) popsáno v příběhu ocelárny z Kritického řetězu. Lidé maximalizují vlastní užitek podle toho, jak jsou hodnoceni. Není rozumné mít jim to za zlé a už vůbec je hloupost to ignorovat. Každý den je kolem nás nekonečno příkladů - třeba testování v IBM. Když to trošku zjednodušíme a soustředíme se na podstatu:

  • Klíčoví lidé tvrdí, jak jsou přetížení ("…150% booked…").
  • Jejich výkonnostní ukazatele nepodporují to, co je skutečně potřeba.
  • Jejich "bonusy" se nevztahují ke skutečným výsledkům.

Náprava není jen "před použitím zatřepat" (zde "…usnadnit a zatraktivnit…").

  • Změnit firemní kulturu.
  • Změnit organizaci (vztahy a povinnosti).
  • Trvale rozvíjet dovednosti.
  • Účelně vynakládat úsilí / kapacity.
  • Upravit systém hodnocení a odměňování tak, aby podporoval skutečné zájmy firmy (jinde a později).

Co snižuje výkon firmy

Konkrétní příklady selhání - malé efektivnosti. Výhradně interní jevy (externí jsou pro všechny stejné). Jsou to projevy, nikoli příčiny. Na ty se ptejte (sami sebe nebo nás) u každého pochybné situace.

  • Obchodník se snaží dohodnout si se svým vedoucím co nejnižší úkol. Preferuje svůj bezprostřední osobní užitek - usiluje o maximální odměnu na jednotku vynaložené práce - obvykle se snaží minimalizovat práci, protože firma využívá nevhodný systém odměňování a nenabízí proporcionální odměnu (viz Jak řídit a odměnovat obchodníky). 
  • Vedoucí projektu/zakázky nemá dostatek trpělivosti (či dobrého vychování) a chová se k zákazníkovi natolik nevhodně, že ten od spolupráce odstoupí a již nikdy se s námi nebude chtít bavit. Případně díky nepozornosti či neschopnosti vzniknou zbytečné škody. Zmatečný postup, chyby a ztráty.
  • Vedoucí týmu se nestará o rozvoj dovedností členů svého týmu. Ani o technické prostředky, které využívají. O jejich produktivitu.
  • Při výběru nových členů týmu se nepoužívají rozumná kritéria a postupy. Nový člen neprojde potřebným výcvikem (tedy se to, zda bude či nebude přínosem, zjistí až za mnoho týdnů či měsíců místo pár dnů... více jinde).
  • Nákupčí vybere prvního dodavatele, kterého najde. Nebo hůř.
  • Majitel investuje bez rozmyslu a analýzy návratnosti na základě bezprostředního podnětu nebo manipulace z vnějšího prostředí.

Takových chyb můžeme najít tisíce. Nejde o to, jakou máme "organizační strukturu", ale jak se chovají lidé. Ptejme se, co jejich chování ovlivňuje.

Slabá místa tradiční organizace

Nebudeme sice systémová omezení chápat shodně - každý má trošku jiné zkušenosti. Faktické příčiny zjevných chyb naznačených v předchozí části jsou ovšem zřejmé.

  • Lidé často mají pocit, že jejich odměna za práci je nespravedlivá.
    Téměř jistě důsledek nedostatečné práce řídících pracovníků, kteří jednak neumí vysvětlit, popř. korigovat systém odměňování, neumí poskytovat korektní zpětnou vazbu, nejsou schopni objektivně posoudit výkon členů týmu, …
  • Lidé plýtvají svou kapacitou.
    Dělají svou práci neoptimálním způsobem. Viz dovednosti a role vedoucího týmu.
  • Lidé se brání změnám.
    Přirozená obrana současné podoby práce. Každá změna je diskomfort. Špatná příprava, žádná podpora ani zapojení do hledání možností. Nedostatečné informace o důvodech a výhodách…

Zase můžeme pokračovat nekonečně dlouho. Jen stěží najdeme jiné primární příčiny, než nedostatečnou kvalifikaci - dovednosti - řídících pracovníků. Přiznejme si skutečné příčiny a neschovávejme se za jejich následky. Např. nedostatečná schopnost firmy přizpůsobit se (malá flexibilita) změnám prostředí (potřebám zákazníků, aktivitám konkurence, legislativním změnám, chování spolupracovníků) není příčina, ale následek.

Moderní společnost 

Bezpochyby si řada lidí (zejména ve vyspělých zemích), představují svůj život a práci jinak (viz časté stesky na "rovnováhu"). Hledáme tedy úpravy obyklého vztahu mezi firmou a zaměstnancem, které by umožnily organizovat práci tak, aby se předešlo významnému konfliktu zájmů. Aneb co si vizionáři slibují od "netradiční" organizace (můžeme se setkat s pojmy "nehierarchická", popř. "turquoise" ~ tyrkysová).

Tyrkysová organizace je založená na samosprávě, ve které se díky hodnotám, důvěře, spolupráci, partnerství a vytváření příležitostí k seberealizaci daří dosahovat výkonu, kterého nelze dosáhnout s tradičním, hierarchickým modelem řízení.

To zní dobře (až na ten závěr). Jenom nemohu zjistit, jak se k něčemu takovému propracovat. Přijatelná konstrukce by mohla být "Abychom mohli dosáhnout… potřebujeme organizaci…". Mimochodem stejnou formulaci používá obdobná definice procesního řízení. A muselo by to pokračovat "…Abychom takovou organizaci vytvořili, stačí…".

Uvažovaná organizace budoucnosti se vyznačuje tím, že člověk je "uvědomělý" (dokonce to má být vědomí na 7. úrovni - co se asi bude dít s těmi neuvědomělými?).

  • Jeho pohled na svět je otevřený a tolerantní. Od firmy očekává partnerství a rovnováhu pracovního a soukromého života.
  • Chce pracovat na svém rozvoji a věnovat se svým zájmům. Chce být flexibilní,
    vyrovnávat se s výzvami, spolupracovat s ostatními.
  • Nejsou pro něj důležité peníze, ale seberealizace, poctivost, autentičnost.

Nechci to zlehčovat, ale Marx byl ve srovnání s tímhle zbytečně přízemní. Nejspíš najdeme myšlenky, které stojí zato rozpracovat a uvést do života. Pro jednotlivce to může platit. Pokud by existoval rozumný předpoklad, že se lidská společnost vyvíjí naznačeným směrem, tak to dává smysl. Jenže realita je taková, že moderní lidé (většina) jsou mnohem sebestřednější a bezohlednější než v minulosti.

Neměli bychom zaměňovat příčiny a následky.

Je to až moc podobné "Každý podle svých možností…". To tady už bylo a nefunguje to. Musíme své koncepce stavět na reálných, nikoli ideálních lidech (jejich vlastnostech a motivech).

Motivace × stimulace

Přistupme na to, že pojem "motivace" ponecháme vnitřní motivaci jednotlivce. Skutečným motivem (důvod proč člověk něco dělá) je ctižádost, lenost, chamtivost, strach aj. Možná občas "stereotyp", ale to je jiná forma lenosti. Při řízení týmu potřebujeme jeho členy přivést k tomu, že je pro ně výhodnější chovat se v souladu se zájmy týmu/firmy. Protože vždy je "něco za něco" (např. pohodlí × peníze).

Jak by to v takové fimě na 7. úrovni uvědomění mohlo vypadat. Není to karikatura, ale oslí můstek k hledání možností realizace.

  • Každý dělá, co považuje za správné - má veškeré potřebné informace, aby se mohl v zájmu firmy nejlépe rozhodnout, co a jakým způsobem bude dělat. Včetně rozvoje vlastních dovedností, pomoci spolupracovníkům atd.
    Je to reálné? Pokud ano, za jakých podmínek by to bylo efektivní?
  • Zájmy firmy jsou součástí jeho zájmů ("ztotožnění se zájmy firmy").
    Tohle je popravdě hodně obtížné. Závisí to především na transparentnosti firemních zájmů a komunikaci (zájmy jednotlivců jsou relativně jasné).
  • Takto fungují úplně všichni a shodují se na tom, že je to tak správné a nejlepší možné. Jsou schopni se dohodnout na pravidlech (jezdí se vpravo).

Klíčová otázka - je to fikce? Lze něčeho takového dosáhnout? Možná ano - byť asi ne v této ideální podobě, protože lidé jsou hodně různí a nejspíše většina z nich není schopna sama od sebe efektivně spolupracovat a sama sebe řídit. Není příliš reálné sjednotit názor na to, co je a co není optimální, navíc sjednocení zájmů s firmou je u většiny lidí pravděpodobně možné jen ve velmi omezené míře.
Rozumí se reálných lidí, nikoli těch na 7. úrovni vědomí.

Co skutečně potřebujeme

Systémy jsou organizovány dle svého účelu a firmy musí respektovat možnosti/omezení jednotlivých prvků (lidí). Můžeme si vymyslet nekonečně mnoho typů organizačního uspořádání. Vynechme ty obskurní a podívejme se na realitu kolem sebe (občas někdo uvádí maticové uspořádání, které ale v praxi zcela selhává a z logiky věci nemůže fungovat - porušuje základni principy řízení - nedělitelnou zodpovědnost a jediného vedoucího…jinde).

Organizační principy a z jakých předpokladů vycházejí:

  • Funkční - je výhodnější seskupit lidi podle jejich odbornosti.
  • Procesní - uspořádání podle souslednosti (a intenzity závislosti) činností.

Rozdíl spočívá v podobě vazeb mezi prvky a práce řídících pracovníků (vedoucích týmů). Co od nich očekáváme. V obecné poloze je to maximální (optimální) produktivita jejich týmu. Práce s lidmi.

Firmu je nutno řídit.

Řízení znamaná ovlivňovat chování lidí. V průběhu vývoje to zajišťovaly různé role:

  • Dozorci (otroků, nevolníků, …).
  • Tradiční "šéfové".
  • Perspektivně či ideálně lidé sami sebe & navzájem (dle pravidel a zpětné vazby).

Organizace a pravidla lidem usnadňují život, zvyšují produktivitu. Proto je dělba práce efektivnější než chaos. Ne všichni musí dělat (vědět) všechno. Např. o přijetí zakázky se rozhoduje předem stanoveným způsobem a nemůže to být věcí aktuálního duševního rozpoložení jednotlivce. Lidé mají dělat to, co se od nich očekává. Musí to tedy někdo koordinovat včetně koordinace rozvoje pravidel a metodik.

Přechod od tradičního funkčního uspořádání k procesnímu je obtížný.

  • Je zjevné, že na zvládnutí týmu s více odbornostmi je potřeba úplně jiný přístup, než koordinovat (v podstatě jen regulovat přidělování práce) homogenní tým. je to dramaticky náročnější.
  • Vedoucí týmů se stávají (spolu)vlastníky procesní oblasti - jsou povinni upřesňovat podobu procesů s cílem dosažení maximální (optimální) produktivity.

Řídící hierarchie

Firmy mají tendenci růst (jindy a jinde, zjednodušeně lze přijmout úvahu o úsporách z objemu a přínosech vlivu a značky/pověsti). Pokud přijmeme předpoklad, že firmu je nutno řídit, znamená to velmi zjednodušeně dva úkoly.

  • Rozvoj - definice postupů, pravidel, rozhraní, … rozvoj nástrojů a dovedností.
  • Koordinace - průběžná optimalizace využití kapacit (lze automatizovat).

Pokud by se teoreticky podařilo definovat všechny činnosti ve firmě jako jediný proces, může mít jediný tým a tedy jediného vedoucího. Ten zodpovídá (vlastníkům) ve výše uvedeném rozsahu (optimalizace výkonu). Technickým omezením je v každém případě řídící rozpětí. To je počet lidí, o které je řídící pracovník schopen se starat. Analogicky znalostní záběr - jen stěží se najde někdo, kdo bude schopen rozvíjet veškeré činnosti onoho hypotetického jediného procesu. Je prakticky nemožné zvládnout potřebné dovednosti na alespoň takové úrovni, aby řídící pracovník byl schopen tvorbu a použití procesního modelu byť jen outsourcovat (diskutabilní). V žádné reálné firmě nedává smysl ji organizovat jako jediný proces.

  • Tak vznikají úrovně řízení (hierarchie).
  • I firma s jedním řídícím pracovníkem je hierarchická.
  • Firma bez řízení (bez řídícího pracovníka = bez hierarchie) je fikce. Anarchie.

"Nehierarchická" organizace bývá charakterizována:

"...an organization in which decision-making is spread horizontally among the team..."

  • Otázka, nakolik jsou lidé ochotní nést zodpovědnost (podílet se na rozhodování).
  • Je sporné, co je myšleno "rozhodováním". Většinou se jedná o plnění povinností (pravidla/procesy).
  • Bez ohledu na to je ad-hoc přístup strategická chyba. Jeden z klíčových požadavků na správné rozhodování je nadhled.
  • Evoluce ví, proč máme mozek centralizovaný (nikoli "distribuovaný").

Decentralizované "neřízení" je naivní představa technokrata, který (na základě chybného předpokladu "podle sebe soudím tebe") očekává, že se každý jednotlivec bude chovat plně kompetentně a zodpovědně. Ignorujíc, že ne všichni mohou mít shodné informace a zcela jistě nemají stejné motivy a zájmy.

  • Na hierarchickém uspořádání není nic špatného.
  • Problémem jsou dovednosti řídících pracovníků.
  • Návazně stabilita & flexibilita => výkon procesů & týmů, za které zodpovídají.

Příčina těchto snah: Stejně jako v případě maticové struktury se tak kariéristé, kteří se nejen v korporátech cpou na manažerské pozice, snaží zbavit zodpovědnosti. A "poradci" jim v tom za štědrý obolus rádi pomáhají.

Efektivní firma

Konkurence je čím dál tvrdší. Zdroje čím dál dražší. Rizika stále větší. Co s tím?

  • Nespoléhat na zázraky. Nic se nestane samo od sebe. Rozhodně nezapřahat vůz před koně (nestavět na nesprávných předpokladech).
  • Myšlenky věrozvěstů prověřovat realitou.
  • Přistoupit na "Bez práce nejsou koláče". S největší pravděpodobností neexistují koncepty, které nám pomohou dosahovat vyšší než obvyklé produktivity & efektivnosti rychle a snadno (bez rozvoje nutných dovedností).

Co potřebujeme v běžné firmě změnit?

  • Způsob hodnocení výkonu (od nejvyšší po nejnižší úroveň - bez ohledu na to, kdo jej bude hodnotit - ideální cílová podoba je sebehodnocení se zpětnou vazbou; budou odkazy na koncepty, jak to realizovat).
  • Poskytovat lidem veškeré informace, které jsou důležité pro jejich práci (které jsou schopni vyhodnotit) a zpřístupnit všechny, o které mají zájem (a je to z hlediska ochrany informací možné). Intenzívně na potřebné úrovni (podobě) komunikovat zájmy firmy atd. Poskytovat efektivní zpětnou vazbu ve všech polohách.
  • Racionalizovat výběr spolupracovníků, zajistit jejich efektivní zapracování (prozatím viz Obchodník).
  • Samozřejmě to vše je podmíněno systematickým rozvojem dovedností, zejména u řídících pracovníků.

Obecně zlepšit práci s lidmi. Uvědomit si, že výkon firmy závisí na dovednostech a přístupu lidí. Jejich rozvoj je pracovní náplň řídících pracovníků. Jedině to je cesta k pozitivní změně úrovně ekonomické efektivnosti v dlouhodobém horizontu. Pokud předpokládáte, že řídící pracovníky nepotřebujete nebo firma nemá strategii

Proč procesní přístup

Pokud usilujeme o organizační uspořádání, eliminující "…vytváření nežádoucích mocenských struktur, které výrazně snižují flexibilitu atd. atd. atd.…", je k dispozici pouze procesní princip. 

  • Znamená odstranit útvary (statické organizační prvky na funkčním principu) a další překážky racionálního chování na všech úrovních (zejména metriky výkonu, systém odměňování, nedostatečnou zpětnou vazbu & dovedností atd.).
  • Vyjasnit a formalizovat pravidla součinnosti jednotlivých činností.

Nehledejme řešení v zázračných konceptech (často vystavěných na nereálných předpokladech). Rozumná cesta je evoluce. Hledat, co funguje. Přizpůsobovat firmu a její organizaci vývoji vnějšího prostředí a reálným lidem uvnitř (k jednotlivým principům budou samostatné koncepty, vyžádejte si upozornění).

  • Co lze spočítat, není potřeba "rozhodovat".
  • Průběžně vytvářejme pravidla (výpočet = pravidlo), aby bylo možné omezit nežádoucí chování jednotlivců.
  • Na základě pravidel (pracovních postupů = povinností) musí vedoucí týmů poskytovat lidem zpětnou vazbu, předávat informace, zapojovat do zdokonalování pravidel a procesů (CPI).
  • To je reálná cesta k ploché organizaci. Procesně řízená firma využívá své nejschopnější spolupracovníky k tomu, co jim jde nejlépe - k rozvoji lidí, pravidel, technologií, produktů, vztahů se zákazníky…
    Všichni spolupracovníci se tak podílejí na hledání optimální cesty do budoucnosti.

Je to náročné. Většinou nevděčné. Pokud víte o něčem lepším, sem s tím. Pokud vám můžeme pomoci s lepším pochopením souvislostí, dejte vědět. Pokud se chcete vyjádřit, prozatím použijte diskusi pod příspěvkem na LI.