Kolik času lze spotřebovat

Nevynakládejme čas na práci, která nepřináší odpovídající užitek.

Jsou činnosti, u kterých je spotřeba času jasně daná. Je mnohem více činností, u kterých člověk neúmyslně spotřebuje více kapacity, než kolik odpovídá jejich přínosu.

Omezte plýtvání časem.

  • Pokud o vynakládání svého času rozhodujete sami.
  • Potřebujete coby zadavatel nastavit limit pro úkol.
  • Když se nebojíte být efektivnější. 😎

Východiska a principy

Snažíme se najít mechanismus, který v konečném důsledku umoží seřadit (popř. vyřadit či odmítnout) pracovní úkoly podle jejich skutečného významu (hodnoty). Prací se nerozumí pouze činnost vykonávaná pro zaměstnavatele, ale i osobní aktivity.

  • Pro každou aktivitu, které chceme věnovat čas, stanovíme její hodnotu.
  • Z této hodnoty se vypočítá časový limit (prostě podělíme hodnotu hodinovou sazbou, obvykle dle hodnoty ostatních činností). Ten představuje bariéru pro kvalitu prováděné práce (při zadání) či kritérium selekce (když si činnosti lze vybrat).
  • Aktivita zabírá alespoň jeden časový blok (obvykle 45-90 minut) a přináší specifikovaný výsledek.

Limit nesmí být vnímán jako přijatelná spotřeba kapacity (v případech, kdy by limit byl výrazně vyšší než odhad potřebného množství práce - resp. pokud vychází vyšší, je něco špatně a je potřeba zjistit, kde). Důležité je důsledně dodržovat principy i pokud pracuji samostatně.

  • Je účelné / nutné si práci plánovat - bez podkladů není reálné odhadnout limit správně. Následně zpřesňovat odhady.
  • Při zadávání práce (např. formou MBO) je formalizace striktní povinností.
  • Lépe nastavené limity nám umožní využívat čas efektivněji (Pareto & time management)

Jak určit přínos činnosti

Pokud nejsme ochotni přistoupit na to, že každá (povinná) aktivita musí být ocenitelná, nehneme se z místa. Nemáme způsob, jak je srovnávat, seřadit.

  • Neuhýbat. Vždy je k dispozici něco srovnatelného.
    • Pokud není možné říci, jakou daný výsledek má hodnotu, nelze čas činnosti věnovat.
    • Nevymlouvat se, že výsledek může a nemusí být užitečný.
    • Vždy lze aktivitu rozdělit na dílčí kroky, které umožní upřesnit hodnotu těch následujících
  • Pro všechny profesní a obdobné činnosti, které nějakým způsobem vedou k výsledkům, které přímo či nepřímo přinášejí užitek, je stanovení hodnoty relativně jednoduché. Je dobré si vytvořit schéma, pomocí kterého se bude potenciálně získávaný užitek rozdělovat mezi dílčí činnosti.
    • Základní možnost je odhad, jaký podíl má ta která část práce na celkovém výsledku.
    • Pokud je potřeba všechny dílčí úkony provést, aby bylo výsledku dosaženo, mají veškeré práce na daném úkolu stejnou produktivitu (přínos v penězích na časovou jednotku práce). Činnosti si nemohou konkurovat.
    • Mohou být ale rozloženy v čase, takže soutěží s činnostmi jiných aktivit. Proto je potřeba znát produktivitu každé činnosti.
  • Naprosto kritickou roli má správnost odhadu spotřeby času.
    Ve firemním prostředí je účelné využít mechanismy, které pro jednotlivá zadání nastaví jak limitní spotřebu práce, tak produktivitu (hodnotu).

Jak určit hodnotu prvního kroku 

Aktivita s nejasným potenciálním užitkem - např. teritoriální / oborová expanze, popř. nový produkt. V ideálním případě zvýšení příspěvku na krytí o desítky procent. V opačné situaci ztráta na úrovni nákladů projektu a nákladů ztracených příležitostí.

  • Odhadneme obojí (zisk & ztrátu) a sečteme. To je potenciální dopad akce.
  • Úplně první činnost, kterou je potřeba udělat, je zjistit výchozí data (ještě zdaleka ne průzkum trhu, zjednodušeně "co je co" - udělat první nástřel, návrh plánu prací, seznam informačních zdrojů atd.). Jakou má tato činnost hodnotu?
  • Pokud uděláme to, co máme - záměr formalizujeme (zapíšeme jej k ostatním záměrům, dáme mu výchozí parametry - časy a výchozí odhady dopadů + máme k čemu přiřadit vytvářené podklady), je to jen technická otázka - určujeme, v jaké míře ovlivní pravděpodobnost úspěšného dokončení rozsah dopadů - přijatelný je stejný poměr, jakým se tato činnost podílí na celkovém objemu práce - což je fakticky to, co se snažíme vypočítat - kolik práce dává smysl vložit do zahájení příprav. Takže si podobně jako v MBO pomůžeme normativem - podle typu záměru použijeme koeficient, kterým se určuje limit podílu iniciálního (popř. i dalších) kroku.

Např. v systému řízení životního cyklu produktu může být nastavena metodika, která definuje, na jaké otázky potřebujeme odpovědi pro realizaci dalšího kroku. Současně pro koeficient může existovat seznam informací, které jej ovlivňují (pokud je již máme - např. "Konkurence již na tom pracuje" nebo "Opakovaná poptávka"). Tohle se dá v přiměřené podobě udělat i pro řízení osobních aktivit, nejde o žádnou byrokracii.

Když nebudete mít metodiku a pravidla pro formalizaci, budete se řídit pouze vlastními pocity.

Pracovní a volný čas

Aktivity (pracovního charakteru), které člověk sám od sebe chce dělat (víceméně bez ohledu na cokoli jiného) budou mít deformovanou subjtektivně vnímanou hodnotu a proto jim nelze jednoduše nastavit limit (nejedná se o volnočasové aktivity - ty nesoutěží o disponibilní čas s jinými úkoly - jsou faktorem, který určuje celkový objem pracovního času - reverzní výpočet - viz příklad). Nebo skutečně nemají vyjádřitelnou hodnotu a potom jim lze věnovat pouze ten čas, který zbývá po splnění všech ostatních úkolů.

Co s úkoly, na které nevychází čas?

Bez plánování to nepůjde. Pokud nemáte čas plánovat, musíte si jej udělat.

  • Je lepší mít v plánu prací spíše rezervy než převis požadavků. Pokud objem rezerv roste nad smysluplnou úroveň, stačí si vyzvednout ze zásobníku podnětů další úkol a naplánovat jeho realizaci.
  • S nedostatkem kapacit se pracuje výrazně hůře - obvykle není možné vrátit ani nezahájené úkoly (vzhledem k tomu, že nejspíše budou mít příliš vysokou naléhavost - blízký limitní termín, aby si ho mohl převzít někdo jiný).
  • Určitou část úkolů je možno splnit s různou úrovní kvality. Obecně platí, že je nežádoucí vyšší než nezbytně nutná kvalita. Takže standardně by nemělo být možné kvalitu dále snižovat (toto je velmi optimistické očekávání korektního chování, nebude platit v řadě případů). Ale může být, že kvalita souvisí s hodnotou výstupu, takže původně stanovená kvalita (množství práce) poskytuje lepší produktivitu při vyšší spotřebě času. Ale pokud je snížení hodnoty / kvality přípustné, tak je při nedostatku času (rozumí se více činností s vyšší hodnotou) možné snížit kvalitu = snížit pracnost.

Toto se týká poměrně značné části aktivit, které člověk dělá, zejména pokud jde o kvalifikovanou práci. V takovém případě platí, že je lepší věnovat čas aktivitě s nejvyšší potenciální produktivitou, než se zabývat několika, u kterých by se musela snižovat produktivita a většinou i pravděpodobnost úspěchu.

  • Najít co nejlepší rozsah práce pro maximální užitek.
  • Z toho, co není povinné, vybrat jenom ty nejvýhodnější.
  • Z těch zahajovat pouze ty, na které máme kapacitu.

[Bude doplněno, zejména zjednodušený srozumitelný příklad - postupný převod obsahu webu - pokud máte o toto téma zájem, určitě se ozvěte]

Nepřebíhat - jeden záměr po druhém

U doporučení, že je žádoucí mít v plánu prací rezervy, je zřejmé, jak je důležité si plánovat "co nejméně" činností současně.

  • Hodnota činnosti obvykle v čase klesá (Eisenhower).
  • Pokud to není vyšší vůle, je mnohem rozumnější dokončit nejdříve jeden úkol, poté začít pracovat na dalším (pokud se vzájemně nepodmiňují, některý neobsahuje nezvratné technologické přestávky atd.).
  • Přebíháním (prací na více zadáních současně) drasticky klesá produktivita.

Tohle vše víme. Přesto to většinou děláme přesně opačně.

Takže.

  • Uchovávat všechna zadání (i záměry / náměty) v "zásobníku práce" (resp. katalogu námětů - což by mělo být totéž, pouze s jinou úrovní závaznosti).
  • Po dokončení aktuálního úkolu - ne dříve - doplnit a přehodnotit všechny položky zásobníku. Informace a parametry do hodnocení záměrů je nejlepší doplňovat průběžně, popř. pokud došlo k zásadním změnám, tak si vyčlenit blok na revizi. Setřídit podle hodnoty (včetně vazeb - které záměry podmiňují jiné).
  • Vybrat si z nich první položku, tu rozplánovat do dílčích kroků v pracovním kalendáři. Udělat. A znovu.

Rozumíte své práci. My také.

Baví nás to. Máme radost, když věci fungují. Rádi sdílíme zkušenosti.

Cena: Přiměřená

Chci vědět víc

Umíme odhadnout potenciál spolupráce. Vy také. Dohodneme se.