Kolik času lze spotřebovat

Nevynakládejme čas na práci, která nepřináší odpovídající užitek.

Důležitý princip

  • Aktivitou se rozumí něco, co zabere alespoň jeden časový blok a přináší to specifikovaný výsledek.
  • Nejdříve pro každou aktivitu, které chceme věnovat čas, stanovme její hodnotu.
  • Z této hodnoty se vypočítá časový limit.

Jak stanovit hodnotu

Pokud nejsme ochotni přistoupit na to, že každá (povinná) aktivita musí být ocenitelná, nehneme se z místa. Nemáme způsob, jak je srovnávat, seřadit.

  • Neuhýbat. Vždy je k dispozici něco srovnatelného. Pokud není možné říci, jakou daný výsledek má hodnotu, nelze čas činnosti věnovat.
    Aktivity, které člověk sám od sebe chce dělat (víceméně bez ohledu na cokoli jiného) mají nekonečně vysokou hodnotu a proto jim nelze jednoduše nastavit limit. Nesoutěží o disponibilní čas s jinými úkoly - jsou faktorem, který určuje celkový objem pracovního času. Nebo nemají vyjádřitelnou hodnotu a potom jim lze věnovat pouze ten čas, který zbývá po splnění všech úkolů. Reverzní výpočet.
  • Pro všechny profesní a obdobné činnosti, které nějakým způsobem vedou k výsledkům, které přímo či nepřímo přinášejí peníze, je stanovení hodnoty relativně jednoduché. Je dobré si vytvořit schéma, pomocí kterého se bude potenciálně získávaný užitek rozdělovat mezi dílčí činnosti.
    • Základní možnost je odhad, jaký podíl má ta která část práce na celkovém výsledku.
    • Pokud je potřeba všechny dílčí úkony provést, aby bylo výsledku dosaženo, mají veškeré práce na daném úkolu stejnou produktivitu (přínos v penězích na časovou jednotku práce). Činnosti si nemohou konkurovat.
    • Mohou být ale rozloženy v čase, takže soutěží s činnostmi jiných aktivit. Proto je potřeba znát produktivitu každé činnosti.
  • Naprosto kritickou roli má správnost odhadu spotřeby času.
    Ve firemním prostředí je účelné využít mechanismy, které pro jednotlivá zadání nastaví jak limitní spotřebu práce, tak produktivitu (hodnotu).

Co s úkoly, na které nevychází čas?

Bez plánování to nepůjde. Pokud nemáte čas plánovat, musíte si jej udělat.

  • Je lepší mít v plánu prací spíše rezervy než převis požadavků. Pokud objem rezerv roste nad smysluplnou úroveň, stačí si vyzvednout ze zásobníku podnětů další úkol a naplánovat jeho realizaci.
  • S nedostatkem kapacit se pracuje výrazně hůře - obvykle není možné vrátit ani nezahájené úkoly (vzhledem k tomu, že nejspíše budou mít příliš vysokou naléhavost - blízký limitní termín, aby si ho mohl převzít někdo jiný).
  • Určitou část úkolů je ovšem možno plnit na různých úrovních kvality. Obecně platí, že je zcela nežádoucí vyšší než nezbytně nutná kvalita. Takže standardně by nemělo být možné kvalitu dále snižovat. Ale může být, že kvalita souvisí s hodnotou výstupu, takže původně stanovená kvalita (množství práce) poskytuje lepší produktivitu při vyšší spotřebě času. Ale pokud je snížení hodnoty / kvality přípustné, tak je při nedostatku času možné snížit kvalitu = snížit pracnost.

Toto se týká poměrně značné části aktivit, které člověk dělá, zejména pokud jde o více kvalifikovanou práci. V takovém případě platí, že le lepší věnovat čas aktivitě s nejvyšší potenciální produktivitou, než se zabývat několika, u kterých by se musela snižovat produktivita a většinou i pravděpodobnost úspěchu.

  • Najít co nejlepší rozsah práce pro maximální užitek.
  • Z toho, co není povinné, vybrat jenom ty nejvýhodnější.
  • Z těch zahajovat pouze ty, na které máme kapacitu.

[Bude doplněno - postupný převod obsahu webu - pokud máte o toto téma zájem, určitě se ozvěte]

Rozumíte své práci. My také.

Baví nás to. Máme radost, když věci fungují. Rádi sdílíme zkušenosti.

Cena: Přiměřená

Chci vědět víc

Umíme odhadnout potenciál spolupráce. Vy také. Dohodneme se.