Kolik užitku vytváří 20% úsilí?

Co myslíte, platí Pareto v řízení času hned dvakrát?

Nebo jak je to myšleno?

Dost často se objeví zmínka o Paretovu principu při řízení času. Je téměř jisté, že u spotřeby lidské kapacity platí - naprostá většina toho, co děláme, nevytváří žádný zřejmý měřitelný užitek. Zato když se nám podaří obchod nebo najdeme řešení obtížného problému, tak to přináší značný až obrovský zisk. Takže se zdá, že tento princip z hlediska využití vlastní kapacity naprosto jednoznačně platí.

Dává smysl hledat, které činnosti jsou ty produktivní?

Bezpochyby ano. Pokud je to tady popsáno příliš složitě, přečtěte si Řízení času.

Paretovo pravidlo (80/20) 

Dle Paretova pravidla je 80% užitku vytvářeno prostřednictvím 20% aktivit. Přičemž prvních 80% úsilí vytvoří pouze těch počátečních 20%. Při hodnocení využití času nelze použít počet činností (klidně může jedna bezvýznamná zabrat spoustu času a řada důležitých se dá stihnout poměrně rychle). Jako vstup je tedy množství spotřebovaného času. Otázka je, jak měřit výstupy.

Záměr může představovat několik úkolů; pro splnění úkolu je nutno vykonat jednu nebo více činností. Cílem je získat užitek. Měli bychom se propracovat k jeho finančnímu ocenění. Což je obtížné. Mělo by to být tak, že pro každou aktivitu je definován její výstup a ten musí být oceněn.

Příklad (hodně zjednodušeně).

  • Výsledkem práce je něco, co v příštích 5 letech přináší 1 tis. ročně.
  • Na déle než 5 let neuvažujeme.
  • Hodnota je 5 tis. nebo tolik, kolik vytváří výnos 1 tis/rok (při 10% 10 tis.).

Když výsledky své práce neoceníme, nelze vyhodnotit, která je více či méně užitečná. Zpětně se to špatně hodnotí, protože tam platí, že na 100% výsledků bylo vždy spotřebováno 100% kapacity. Pokud se snažíme Paretův princip ověřit na faktickém využití času, zjevně to děláme nesprávně (viz schéma níže).

Sporné se může jevit, jak ocenit povinnosti a vynucené činnosti.

  • Měli bychom se pokusit identifikovat zdánlivě neproduktivní činnosti, které ale jsou podmínkou či přínosem pro zlepšení našeho postavení (např. v zaměstnání) a nepřímo vedou k vyššímu výdělku v budoucnosti.
  • Plus ty, které jsou skutečně "vynucené" a pouze přispívají k udržení daného postavení (zaměstnání). A ty buď odhadem / subjektivně nebo rovnoměrně (podle jejich podílu na spotřebě kapacit) ocenit z celkového užitku (tedy základ, který vytváří stejný výnos, jako je např. mzda).
  • Ovšem je to sporné, protože pokud je to fatální povinnost, tak ji stejně nemůžeme odložit. Proto by povinnosti (u kterých víme, že jsou naprosto závazné) měly mít prohibitivní sazbu. Pokud je jich příliš mnoho (např. nad 20% kapacit), je to signál, že něco není v pořádku (toto je možná obtížné, uvedeme příklad).

Paretovo pravidlo je ovšem dobré vztáhnout především k potenciálnímu využití času (kdybychom měli dostatek času na vše, co by se dalo dělat). V tom spočívá přínos řízení času. Když se nám podaří snížit spotřebu času na povinné a vynucené činnosti, budeme mít víc času na ty, které vytvářejí vyšší užitek. Což znamená vybrat ze známých příležitostí ty, které budou přinášet nejvyšší (se zohledněním rizika a pravděpodobnosti úspěchu) užitek. Abychom správně vybrali nejlepší záměry, potřebujeme seznam příležitostí (stejně jako u řízení organizací systém správy námětů) a odhadnout jejich přínos.

Jak to tedy je

Musíme zajistit, abychom záležitostem, které vytvářejí pouze malý užitek, nedávali přednost před tím, co je doopravdy důležité. Což se nám stává až nezdravě často (viz "epidemie prokrastinace"). Pokud převážnou část kapacity spotřebují činnosti, kterým se nelze vyhnout (povinnosti a obdobné - např. samostatný obchodník musí vyřídit denně 50 telefonátů s průměrnou délkou 5 minut, tak má pryč tři čtvrtiny pracovní doby), nedá se s tím nic moc dělat (z pozice toho jednotlivce, resp. by mohl iniciovat analýzu a optimalizaci organizace práce - nejspíš je 50 hovorů příliš mnoho, což je nejspíše způsobeno tím, že volá nesprávným kontaktům nebo neumí telefonovat).

K tomu potřebujeme data - snímek pracovní doby. Dnes lze využít vhodnou aplikaci.

Můžete změnit prostředí nebo si osvojit dovednosti, které pomohou výrazně redukovat spotřebu času na plnění povinnosti a vynucené činnosti; onen obchodník se může zaměřit na zrychlení vyřízení hovoru - a to je primárně otázka dovedností - navíc ve většině případů může být volající spokojenější, než při "vykecávání". Obvykle budou primární (určující) systémové podmínky (technické prostředky atd.)

Možná v této úvaze chybí "zbytečné" činnosti. To jsou činnosti, které vykonáváme, aniž se jedná o nesporné povinnosti (životní potřeby) či kapacitu spotřebovávanou pod tlakem prostředí. Zde by mohly být všechny záležitosti spadající do kategorie "zábava" ... jenže to není tak jednoduché, protože relaxace patří do životních potřeb (povinností), popř. je jasné, že má určitou hodnotu (je důležitá).

Jsou činnosti, které bychom dělat nemuseli a přesto je děláme - všechno to, co by mohl udělat někdo jiný, jehož čas (hodnocený potenciálem jeho příležitostí) má nižší cenu než náš. Dobrým příkladem jsou (pokud se soustředíme na pracovní prostředí) činnosti, u kterých pouze nevíme, že je možné, aby je provedl někdo jiný nebo se nám zdá pohodlnější si je udělat sami (toto je ve firemním prostředí velmi důležitá oblast).

Pokud jde o jednotlivce, který nemá nikoho, na koho by měl předat práci, kterou by sám neměl dělat, je zde pořád možnost outsourcovat činností, u kterých to je možné. To by mělo být efektivní (v praxi to to většinou nejsme schopni ověřit - jediná cesta je porovnat náklady služby s hodnotou, kterou představuje ušetřený čas).

  • Administrativní činnosti (účetnictví a související služby).
  • Marketing.
  • Správa IT.
  • Dle oboru některé další.

Špatná zpráva pro studenty a všechny, jejichž činnost nevytváří bezprostřední finanční zdroje, které by se daly použít na úhradu externě zajišťovaných služeb - buď dokážete získat zdroje jinak (např. přesvědčíte sponzora, že v zájmu dosažení dokončení školy je výhodnější tyto služby zaplatit), nebo prostě musíte najít jiný způsob, jak si uvolnit potřebnou kapacitu. Je ovšem fakt, že v naprosté většině případů bude stačit pouze si uspořádat priority. A jak zmíněno výše, neplýtvat časem na aktivity, které nepřinášejí přiměřený užitek.

Zde je hlavní dovedností umět se vědomě vyrovnat s tím, že z hlediska rozvoje je mnohem lepší změnit pořadí vykonávání činností - nejdříve se zbavit povinností a mít klid na zábavu, než se nechat stresovat nedostatkem času (což je samozřejmě stimulant) a dělat vše (důležité) až na poslední chvíli.

Vytvářený - nebo vytvořitelný?! - užitek

Paretovo pravidlo v time managementu

Klíčem je stanovit hodnotu jednotky času

Toto je přímá výzva k tomu, abychom si udělali katalog vlastních příležitostí a pokusili se vyjádřit cenu jedné (volné) hodiny vlastního času. Není to jednoduché. Nikdy to nebude "přesné". Ale je to jediný způsob, jak se rozhodovat, čemu je účelné věnovat tu část vlastní kapacity, o které můžeme rozhodovat.

Jedná se pouze o tu část kapacity, kterou nespotřebovávají činnosti, které nemůže dělat nikdo jiný (spánek, jídlo, zábava, fyziologické potřeby). Jediný smysluplný způsob vyjádření hodnoty času je tzv. "výnosová hodnota" - to je např. u investic potenciální výdělek, který je prostřednictvím investice možno dosáhnout.

Samozřejmě je sporné, jestli "přežití" (běžné rutinní činnosti, které se prostě dělat musí) je nebo není důležité. Ovšem zde máme snadnou pomůcku - opakované termíny a časové normativy. Věci, které se stále opakují, je velmi snadné plánovat ... a pozor, plánovat se musí, při rozhodování o využití kapacit je nelze ignorovat.

Pokud umíme ocenit výstupy našich činnosti (a je lepší "něco" než nic - přičemž lze předpokládat, že se výsledky budou časem zlepšovat), tak získáme naši produktivitu ve finančním vyjádření (obdobný princip lze použít na hodnocení výkonu obchodníků). A potom už jenom stačí přidělovat kapacitu bez plýtvání.

Pravda - ještě to chce práci, kterou jsme zvyklí dělat půl dne a z hlediska produktivity na ni vychází 15 minut, zvládnout za těch 15 minut. 😉

Co myslíte - jde to nebo ne?

Asi ne vždy, ale překvapivě často. Pokud to nejde, je hloupost plánovat 15 minut.

Jestliže bojujete s nedostatkem času, rozhodně musí být prvním krokem pravdivý snímek dne (vyhodnocení spotřeby času aslepoň za pár týdnů). Prostě si důsledně zapisovat skutečně spotřebovaný čas na jednotlivé činnosti. Rozhodně je to potřeba dělat pomocí nástroje, který potom umožní nasbíraná data analyzovat, nejlépe rovnou pokračovat s plánováním.

Nebojujte s tím sami, rádi pomůžeme.

Rozumíte své práci. My také.

Baví nás to. Máme radost, když věci fungují. Rádi sdílíme zkušenosti.

Cena: Přiměřená

Chci vědět víc

Umíme odhadnout potenciál spolupráce. Vy také. Dohodneme se.