Neumí zázraky. Je to na vás. Může zlepšit hospodaření s časem.
Jestliže věříte, že stojí zato skutečně plánovat = řídit svůj čas a současně používáte MS Outlook (nejlépe i pro osobní aktivity), vyzkoušejte doplněk pro podporu efektivního využití času - určitě se ozvěte, máte šanci ovlivnit jeho podobu (je sice zadarmo, není však volně ke stažení - snažíme se vylepšit způsob používání a ověřujeme, co všechno je nutné parametrizovat).
Jak je vysvětleno v interpretaci Eisenhower-ova principu, musíme mít své dosud nezahájené volitelné činnosti v nezávislém seznamu. Předpokládejme, že jsme právě dokončili předchozí práci a můžeme si vybrat, co budeme dělat. Chceme rozhodnout, co je nejlepší začít dělat právě v tomto okamžiku. Výsledkem má být aktualizovaný rozpis aktivit v kalendáři.
Je dobré pracovat současně na co nejméně úkolech. Všechny rozpracované a nezahájené úkoly musí být v katalogu, který dokážeme setřídit naznačeným způsobem. Protože není rozumné vést si několik různých evidencí toho, jak máme plánovaný čas (a jak řečeno, používáme Outlook), jediná rozumná možnost je zjistit disponibilní kapacitu z plánovacího kalendáře. Tím zohledníme všechny známé překážky v práci. Stačí do toho kalendáře dávat opravdu všechno, o čem víme nebo to předpokládáme. Z logiky celé této konstrukce vyplývá, že seznam aktivit by měl být také v Outlook-u. Přímo se nabízí alternativní nebo nativní seznam úkolů (podle toho, jaké jsou zvyklosti pro používání úkolů). Také je tak snadné zajistit integraci úkolů přicházejících odjinud (např. ze SharePoint-u či jiného systému).
Nyní je jasné, proč větší úkoly rozdělit na co nejmenší bloky (ty mají všechny stejnou produktivitu - hodnota celku / celkovou pracností - zákeřné je, že obě hodnoty se budou v čase měnit).
Pokud máte na výběr ze dvou či tří činností, žádný mechanismus nepotřebujete. Ovšem s největší pravděpodobností to znamená, že ve vašem (neexistujícím) seznamu chybí všechno, co stojí za úvahu. Průměrně by v záměrech měla být spíš většina takových, které se hodně dlouho nebo vůbec neuskuteční. Protože budete pracovat na něčem s vyšším přínosem. Jenže nikdy nesmíte pracovat na ničem, co by v tom seznamu nebylo.
Je tedy dobré dát si mezi úkoly také vyhledávání nových příležitostí. Jako něco, co vytváří opravdu velkou hodnotu.
Vycházíme z toho, že důležitost (vlastní kategorie, nikoli standardní pole Outlook-u) je vlastností úkolu a všechny očekávané činnosti jsou v kalendáři naplánovány včetně rezerv. Cílem základní funkčnosti doplňku je zjednodušit (a zvýšit smysluplnost) rozplánování činností úkolu, posílit závaznost činností (zabrání nekorektním přesunům, překrývání činností atd.)
Viz též
Na vyžádání je k dispozici metodika, částečně popisující principy, na kterých je systém postaven, částečně popisující doporučený způsob používání s příklady. Můžete nám pomoci ji výrazně zdokonalit.
Baví nás to. Máme radost, když věci fungují. Rádi sdílíme zkušenosti.
Umíme odhadnout potenciál spolupráce. Vy také. Dohodneme se.