Doplněk MS Outlook

Neumí zázraky. Je to na vás. Ale může vám pomoci lépe hospodařit s časem.

Pokud věříte že stojí zato skutečně plánovat a řídit svůj čas a používáte MS Outlook (nejlépe i pro osobní záležitosti), vyzkoušejte doplněk pro podporu efektivního využití času. Pokud se chceme vypořádat s problémem důležitý × urgentní (detailnější popis principu a jeho vazby na Paretovo pravidlo), musíme najít praktickou podobu toho, jak si plánovat a realizovat své činnosti a úkoly (předpokládejme, že je jasné, že pro lepší využití času a jeho skutečné řízení je nutné plánování - jinak nelze ovlivnit, na co je čas spotřebováván; předpokládejme, že využíváme MS Outlook):

Typický scénář

Předpoklady jsou detailně vysvětleny následně - vycházíme z toho, že důležitost (vlastní kategorie, nikoli standardní příznak Outlook-u) je vlastností úkolu a všechny očekávané činnosti jsou v kalendáři naplánovány včetně rezerv. Cílem základní funkčnosti doplňku je zjednodušit (a zvýšit smysluplnost) rozplánování činností úkolu, posílit závaznost činností (zabrání nekorektním přesunům, překrývání činností atd.)

  • Dostaneme úkol (jakoukoli formou) nebo ze situace vyplyne potřeba něco udělat - zde např. námět na přípravu nového produktu.
  • Vytvoříme úkol (typová položka Outlook-u)
    • Každý úkol musí být přiřazen (jednomu nebo více) nadřazenému cíli (v podnikovém prostředí se může jednat o rozsáhlejší hierarchii, pro osobní užití jde obvykle o jednoduchý ... a co nejkratší ... seznam). Vazba pomáhá řídit důležitost (v portfoliu úkolů).
    • Pro každý úkol doplněk vyžaduje určení důležitosti (to může být více či méně sofistikované, viz později).
    • Musíme zadat odhad pracnosti a datum dokončení.
    • Podle toho, jak naléhavý a důležitý je úkol, doplněk vyžaduje (popř. později připomene) rozplánování do činností.
  • Činnost je zařazena do kalendáře (na první volný termín, pokud odpovídá potřebám úkolu - viz dále).
  • Pokud ji potřebujeme přesunout (chceme místo ní dělat něco jiného), najde se nejbližší volný čas nebo rezerva. Pokud v časovém rámci (navazující činnosti, úroveň nejistoty / rezerva úkolu) již není žádný volný prostor, přesun není umožněn (a musíme se pokusit přesunout některou nenaléhavou činnost jiného úkolu, změnit úkol nebo jiný úkol, resp. přehodnotit potřebu změny).

Předpoklady pro využití MS Outlook-u

  1. Nastavený pracovní čas (dne, týdne). 
  2. Korektně využívána klasifikace činností (povinné, nezávazné, mimo kancelář).
  3. Existují rezervy (explicitní nebo nezaplánovaný čas, tzn. lze najít prostor, do kterého lze zařadit nově plánované či přesouvané činnosti).

Funkčnost doplňku

  1. Každá činnost (položka v plánovacím kalendáři) by měla být přidělena úkolu. Každý úkol musí být rozepsán - na jednotlivé činnosti, ze kterých se skládá. To je podklad pro podložený odhad pracnosti. Pracnost je podkladem pro určení naléhavosti.
  2. Úkol je splněn, pokud jsou dosaženy všechny plánované / potřebné dílčí výsledky. Při splnění úkolu je žádoucí vyhodnotit původně očekávanou a skutečnou pracnost. Vyhodnocením by se také mělo prověřit, zda se daří plnit zamýšlený poměr kapacity věnované jednotlivým kategoriím úkolů.
  3. Naléhavost je poměr mezi časem (práce, nikoli trvání), který bude pro dokončení úkolu ještě potřeba a lhůtou, ve které má být dokončen. To znamená, že by tato informace měla být automaticky přepočítávána při každé změně a při každém spuštění kalendáře.
  4. Hranici pro naléhavost (kdy je potřeba přestat odkládat & předřazovat jiné činnosti, tzn. "zkomplikovat" přeložení či minimálně upozornit na nedostatek času) je konfigurovatelná nebo se automaticky adaptuje. V principu se jedná o poměr mezi potřebným časem (pracností) pro splnění úkolu (provedení všech potřebných činností) a neobsazeným časem, který zbývá do termínu nutného splnění úkolu.
  5. Pokud plnění úkolu není naplánováno (rozepsáno na konkrétní činnosti v kalendáři), dle pravděpodobné naléhavosti (předběžná pracnost a lhůta) se připomíná v okamžiku, kdy poměr mezi očekávanou pracností a disponibilní kapacitou přesáhne stanovenou úroveň. Také je komplikováno nebo zablokováno (konfígurovatelně) zařazování nových činností, dokud (takový, popř. každý) úkol nebude rozplánován.
  6. Pokud úkol přijmeme a naplánujeme jeho plnění, předpokládá se, že je nutno jej splnit. V této fázi není účelné na úrovni činností rozlišovat důležitost. Samozřejmě se mohou měnit jak důležitost úkolu, tak lhůta pro jeho splnění, díky tomu se mění podmínky pro přesun naplánovaných činností.
  7. Lze vytvořit a použít šablonu (souslednost nutných navazujících činností pro obvyklé typy úkolů).
  8. Činnosti (analogie projektovým činnostem) udržují vazby (předchozí a navazující činnost/-i).
  9. Známe disponibilní volnou kapacitu do termínu splnění jednotlivých úkolů.
  10. Úkoly by měly být nositeli kategorie důležitosti. Naléhavost se automaticky aktualizuje (podle faktického data a pracnosti).
  11. Pro důležitost můžeme použít standardní atribut (byť je to mírně problematické, protože se může vyskytnout mnoho různých pojetí a většina lidí používá vykřičník "důležitý" na úplně všechno) nebo si vytvoříme vlastní pole klasifikující úroveň důležitosti.
  12. Pro určení důležitosti by se dal využít mechanismus, který pomůže odhadnout např. peněžní hodnotu získaného užitku (pokud je obtížné stanovit, do které kategorie úkol spadá).
  13. Pokud nemáme dost kapacity na úkoly, které vytváří 80 % užitku (plnění povinností), musíme změnit obsah práce a klasifikaci úkolů - prostě musíme rezignovat na všechno, na co nestačíme - v tomto smyslu je korektní řízení času i vynikajícím nástrojem na určení, kdy je nutno reorganizovat práci - kdy potřebujeme další spolupracovníky).
  14. Samozřejmě se může stát, že zařazením nového úkolu dojde ke změně klasifikace stávajících, jelikož pro důležité úkoly je vyhrazena pouze část kapacity.

Viz též

  • Nasazení (rozšířené verze tohoto doplňku) v organizaci.

Rozumíte své práci. My také.

Baví nás to. Máme radost, když věci fungují. Rádi sdílíme zkušenosti.

Cena: Přiměřená

Chci vědět víc

Umíme odhadnout potenciál spolupráce. Vy také. Dohodneme se.