Naučte se sjednávat úkoly

Název: MBO v podnikové praxi
Co potřebujeme pro efektivní sjednávání úkolů. Co jsou cíle a co příkazy. 

Alternativní názvy
MBO pro manažery
Cíle a úkoly dle principu S.M.A.R.T.

Forma: Workshop | Aktivní vstup do problematiky

• Ověření a sjednocení základních výchozích znalostí a principů.
• Simulace praktického použití na základě podnikových reálií (pokud bude umožněna příprava) nebo případová studie (fiktivní případ). Pro tento účel bude zpřístupněn účastníkům extranet s prostředím pro podporu úkolů včetně průvodní dokumentace.
• Learning by doing - reálné sjednávání úkolů - určení rolí, stručné vysvětlení, pokus o splnění úkolu s průběžnými korekcemi a upřesňováním návodů o to, co je nejasné (cokoli nebude jasné, budeme zapisovat přímo do metodik systému pro vaši organizaci - prostředí zůstane přístupné a můžete je dále využívat pro ověření provozního využití - včetně podpory z naší strany).
• Smyslem je "vynutit si" od účastníků otázky / diskusi o tom, proč-co-jak dělat. Proto nedává smysl, aby se účastnili lidé, kteří si to chtějí pouze odsedět. Mají se dostat do situace, kdy budou postupovat nesprávně a mají být konfrontováni s důsledky (včetně neochoty spolupracovníků).

Výsledkem by měla být výchozí sada pravidel pro používání (reálně "ověření" použitelnosti) v podnikové praxi. Smyslem je začít používat formalizované sjednávání úkolů, což souvisí i s řízením času, zpracováním pošty a používáním technologií. Problematika cílů bude pouze vysvětlena a stručně demonstrovány rozdíly (s možností toto téma rozšířit - jiný workshop zaměřit na vysvětlení "cíle × úkoly" - strategie, procesy, controlling).

Všechny liniové řídící pracovníky a projektové manažery. Doporučeno přibrat schopné iniciativní administrativní ("znalostní"/samostatné) pracovníky.

Počet (min.-max.): 2-12 účastníků
Po ověření podmínek v průběhu přípravy lze skupinu upřesnit, případně rozdělit workshop dle přístupu účastníků - např. pojmout první instanci jenom jako pilotní představení pro rozhodnutí, zda je téma pro firmu relevantní. Pokud ano, je nutné, aby se účastnili ti, kteří by mohli být pověření řízením (neprocesní/nerutinní) práce (což je mimochodem také jedno z témat, které bude potřeba pokrýt).

Pro koho je téma určeno

• Řídící pracovníci
  V úvodu všichni, kteří potřebují sjednávat mimořádné činnosti. Zkušenosti říkají, že to zdaleka nemohou být všichni "řídící" pracovníci. Případně vybraní výkonní pracovníci. Nejdříve je nutno zajistit přijetí a ověření na této úrovni.
• Cílově také ti, kteří mají mimořádné činnosti samostatně vykonávat. Zde by se již měly vysvětlovat a trénovat konkrétní závazné postupy 

MBO funguje na procesním principu.

Je možné metodiku/systém nasadit i v případě tradičního (funkčního) organizačního uspořádání, ale není pravděpodobné, že bude fungovat uspokojivě. Pokud ovšem máte namířeno do procesní budoucnosti, téměř jistě se bez MBO neobejdete. Pokud chcete změny řídit pomocí projektů, je současně podmínkou proces/systém projektového řízení. Tyto tři přístupy se vzájemně podmiňují.

Pokud by se mělo ověřovat nasazení nebo by bylo přijato rozhodnutí o nasazení, je velmi žádoucí akci zopakovat se zapojením všech samostatných pracovníků, kteří budou úkoly pověřováni (s cílem ověření & rozvoje podmínek a pravidel pro nasazení a používání v daných podmínkách). Při zaměření na "cíle" je skladba účastníků výrazně odlišná (jednalo by se o vrcholový management, zejména vlastníky procesních oblastí).

Ukázat účastníkům přínosy jednoznačného sjednávání práce:

• Vysvětlit rozdíly mezi cíli, úkoly a procesy.
• Prokázat nutnost formalizace sjednaných zadání.
• Prodiskutovat podmínky v oblasti řízení a hodnocení výkonu lidí.

Nelze zkoušet nasadit / zavést žádnou formu MBO / S.M.A.R.T., pokud se předem nevysvětlí, jaké změny v systému řízení - v přístupu lidí včetně hodnocení - tento přístup znamená. Je tedy - proto workshop - nutno ověřit, jak klíčoví pracovníci chápou své role, jak zvládají zadávání úkolů, nakolik jsou schopni používat potřebné nástroje atd. Workshop je "průzkum bojem" - zjednodušeně "představení možností & zjištění názorů/stanovisek" + v ideálním případě "identifikace (dalších) vzdělávacích potřeb". Obvykle bude po rozhodnutí o adopci následovat:

• Analýza a případná revize & rekonstrukce systému podnikové dokumentace.
• Informační inventura (např. analýza "nesystémových" dokumentů, obsahu elektronické pošty a ostatních komunikačních kanálů). Identifikace zjistitelných administrativních procesů a pravidel & dle potřeby návrh na jejich doplnění.
• Workshop(-y) k upřesňování dotčených podnikových pravidel.
• Související výklad způsobu nasazení MBO (nejlépe samostudium a elektronická diskuse se zapracováváním získaných závěrů přímo do podnikové dokumentace).
• Implementace nástroje a postupné nastavování = doporučený způsob je využívat šablony - tedy vytváření předloh pro obvyklé typy úkolů (identifikace typových scénářů v reálném provozu se snižující se intenzitou podpory - na konci by měli být řídící pracovníci schopni používat systém samostatně (bez soustavné účasti externistů).
• Související upřesňování návodů a doporučení, jak přistupovat k činnostem, které se v těchto typových úkolech objevují. V jistém smyslu rozvoj klíčových realizačních dovedností.

Což jsou téměř všechno aktivity typu "rozvoj dovedností". Rozhodně nelze očekávat, že prostřednictvím jednoho tréninku všichni plně pochopí možnosti a omezení systému.

Pochopit MBO

• Přínos formalizovaného sjednání práce.
• Vyzkoušet si využití a nasazení.

Dílčí cíle

• Ověříte a upřesníte si význam pojmů MBO, FOSS, úkol, cíl, strategie, proces, výkon.
• Zjistíte, jestli vaši spolupracovníci mohou formalizované sjednávání práce používat.
• Seznámíte se s extrémně účinným nástrojem pro zvýšení úrovně řízení mimořádných aktivit.
• Odnesete si náměty na zvýšení produktivity své, svých spolupracovníků a celé organizace.
• Formulujeme náměty (potřeby, podmínky) na ověření - nasazení - využití.

Místo
Sídlo zadavatele, popř. externí prostory (výjezdní akce). Cena odpovídá pořádání v prostorách a na technice zadavatele a v iniciálním rozsahu. Lze zajistit techniku, prostory a ostatní služby.
Online (iniciální workshop) nelze.

Čas: Celodenní (4×1,5 hod)
Součástí je (volitelně) návazná (dlouhodobá - max. 6 týdnů) elektronická diskuse, popř. rozšíření workshop-u o druhý den, soustředěný na hloubkovou analýzu sporných či zajímavých (z hlediska potenciálního přínosu) míst (výklad/diskuse „nejasností“, dotazů, námětů); přesný program případné druhé části dle aktuální situace.

Organizace

Téma je potřeba opravdu pochopit. 

• Základní pojmy. Diskuse o tom, co-proč je vhodná aktivita pro sjednávání.
• Vysvětlení charakteru a způsobu řízení rutinních provozních aktivit (procesů).
• Demonstrativní sjednání úkolu. Prezentace/simulace v prostředí pro podporu. Tolik příkladů, kolik zvládneme. Záznam řešených situací.
• Průběžná formulace konkrétních zásad a doporučení (pro vaše podmínky). Plus sběr omezení (požadavků) pro případné nasazení. Identifikace užitků.
• Odsouhlasit závěr - míra vhodnosti (přínosy a překážky) nasazení.