Odkud začít s digitalizací

Co se rozumí "digitalizací"?

Není to skenování papírů. Není to ani vytváření dalších a dalších Excel-ových sešitů s "úžasnými" tabulkami. 

Digitalizace znamená pořádek.

Nechme stranou "AI-boom". Např. z důvodu, že pro uplatnění "AI" jsou potřeba kvalitní data. "AI" chaos jen znásobí. Nechceme "robotizovat 'nepráci'..." - to žádný užitek nepřinese.

• Takže co a jak digitalizovat?
• Co přesně znamená "digitalizovat"?
• Jaká jsou omezení (překážky)?
• Jak vyhodnotit účelnost?

Ekonomická efektivnost

To může být problém.

Pro správné vyjádření přínosu potřebujeme komplexní vizi, která odkrývá budoucí potenciál. Někdy až za "několikátým horizontem". Jistě, je to křišťálová koule. Otázka, jestli se dá "hrát na jistotu". Nebo jestli i s křišťálovou koulí dává smysl hodnotit, která z možností dalšího vývoje je potenciálně efektivnější než ostatní.

U několika posledních témat stále zřetelněji vystupuje nutnost vnímat hodnotu toho, že začneme. Nejdřív si trošinku zjednodušíme život. Uděláme pořádek v něčem, co na první pohled není nijak zvlášť bolavé. Získáme data, která nám dnes nepřipadají nijak zvlášť užitečná.

Příklad:

Kvalita a intenzita péče o zákazníky. Typicky ve službách. Odedávna existuje "ABC" klasifikace zákazníků. Podle významu (tzn. budoucího potenciálu). Jednotlivé kategorie limitují úroveň péče (jak rychle chceme reagovat, jaké výhody poskytovat, jak intenzívně komunikovat). Dřív nebyla šance tento mechanismus v praxi technicky podpořit. Proto existoval "teoreticky", popř. v korporátech jako směšný formální neživý konstrukt.

Stojí zato zkusit, jestli to může být užitečné?

Někomu ano, jiným ne. To je v pořádku. Takových oblastí je mnoho.

Proč potřebujeme pořádek v mailu, kalendářích a kontaktech?

Vždy je podmínkou pořádek v mailech, kalendářích a kontaktech.

Což samo o sobě "žádný" užitek nepřináší. Nebo ano?

Čím víc nad tím přemýšlím, tím důležitější mi vychází rozvoj - centralizace a standardizace - této oblasti (primárně dovednosti, metodika, procesy, data). Chce to pořádně se rozhlédnout a projít, co se jak dělá. Třeba první krok nebude konsolidace komunikace nebo standardizace používání kalendářů (viz komentáře). Možná je to ve vašem případě něco mnohem jednoduššího.

Pořádek v kalendářích a rozumnou představu např. o organizaci jednání...

https://www.contros.cz/blog/kalendar-a-organizace-schuzek

https://www.contros.cz/blog/jak-pouzivat-email/

https://www.contros.cz/blog/centralizace-komunikace/

Jak používat kalendář

Jak začít - dobře se rozhlédnout

Začít s něčím, co přinese byť malý, ale zřetelný užitek.

• Automatické nebo poloautomatické zpracování některých mailů.
• Přesun operativní evidence z Excelu do lepšího prostředí.
• Sběr podnětů (aj.).

Základ pro řízení pomocí úkolů. Prakticky využitelný nástroj pro podporu sledování (analýzy) a následně plánování využití kapacit. Výchozí verze systému pro workflow, využitelným pro standardní i nestandardní činnosti. Ten umožní postupné rozšiřování podpory (sledování plnění povinností) do ostatních oblastí.

Odkud začít?

Možná to není podstatné.

Jenom je potřeba počítat s tím, že když si vyberete nejvíce otravnou "maličkost", téměř jistě se zjistí, že její podoba je závislá na čemsi mnohem rozbujelejším, co není úplně rozumné začít rozbíjet. Může chvíli trvat, než se najde cesta, jak "odvěkou" podobu činností transformovat.

Obvyklé překážky

Vidím to téměř všude: "...tohle se změnit nedá."

Jak je to u vás? Všechno je dokonalé? Není co zlepšovat?

Když ne - kde a proč právě tam začít s převodem "agend" do strukturované podoby?

Souvisí to s vyjádřením hodnoty otevíraných příležitostí... předběžně https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:7479038255720718337

Pokud o tomto tématu máte chuť diskutovat, dá se to u výchozí podoby příspěvku na LinkedIn.

Je dobré si ujasnit, co znamená automatizovat.  

Možná ověřit, kdy a jak dává smysl využít tzv. "umělou inteligenci" - pokud se používá správně, může výrazně usnadnit i předzpracování zpráv, které musí v konečné instanci vypořádat lidé.

Pokud se vám budou hodit informace nebo zvažujete spolupráci, ozvěte se. Umíme pomoci se smysluplnou digitalizací a automatizací.