Doplněk MS Outlook pro lepší analýzu a využití času

Pro každý úkol musíme znát pracnost a užitek 

Jak je vysvětleno v interpretaci Eisenhower-ova principu, musíme mít své dosud nezahájené volitelné činnosti v nezávislém seznamu. Předpokládejme, že jsme právě dokončili předchozí práci a můžeme si vybrat, co budeme dělat. Chceme rozhodnout, co je nejlepší začít dělat právě v tomto okamžiku. Výsledkem má být aktualizovaný rozpis aktivit v kalendáři.

• Primárně seřazené podle hodnoty/produktivity.
  • Přednost mají činnosti, které mají největší dopad. Vytváří největší užitek.
  • Proto máme v jednom seznamu všechny činnosti, o jejichž zahájení (či pokračování) můžeme rozhodovat.
  • Musí být setříděné takovým způsobem, aby při jejich provádění v daném pořadí bylo v plánovaném období dosaženo maximálního užitku.
  • Pokud máme u každé činnosti hodnotu, odhad pracnosti (včetně rezervy), limitní termín (tím i časový nárazník = rezerva v kalendářních dnech), tak to není tak složité (podmínkou je, že máme přiměřeně spolehlivý odhad volné kapacity).
• U každého záměru musí být uvedena mimo možného termínu zahájení a limitního termínu dokončení také pracnost. 
• Produktivita je užitek vytvořený za jednotku času, tedy [Hodnota / Pracnost]. Všechny činnosti jednoho záměru mají stejnou produktivitu.
• Všechny záměry je dobré rozdělit na tolik činností, kolik je možné. Činnost by neměla přesahovat maximální velikost pracovního bloku.
  • Pokud to nejde, zjevně je někde problém - obvykle "rozsáhlé" znamená "nejasné" či nepřipravené.
  • Práce musí končit jednoznačně definovatelným výsledkem. Proto když ji chceme pojmenovat, nesmí název znamenat "Dělat...", "Připravovat..." apod., ale "Udělat...", "Připravit...", "Nachystat...", "Navrhnout...", "Sestavit..." atd. Není podstatný název, ale skutečný obsah a výsledek.
  • Pracovní týden znamená polovinu až tři čtvrtiny týdenního pracovního fondu.  Zbytek představují nevyhnutelné režijní činnosti.

Je dobré pracovat současně na co nejméně úkolech. Všechny rozpracované a nezahájené úkoly musí být v katalogu, který dokážeme setřídit naznačeným způsobem. Protože není rozumné vést si několik různých evidencí toho, jak máme plánovaný čas (a jak řečeno, používáme Outlook), jediná rozumná možnost je zjistit disponibilní kapacitu z plánovacího kalendáře. Tím zohledníme všechny známé překážky v práci. Stačí do toho kalendáře dávat opravdu všechno, o čem víme nebo to předpokládáme. Z logiky celé této konstrukce vyplývá, že seznam aktivit by měl být také v Outlook-u. Přímo se nabízí alternativní nebo nativní seznam úkolů (podle toho, jaké jsou zvyklosti pro používání úkolů). Také je tak snadné zajistit integraci úkolů přicházejících odjinud (např. ze SharePoint-u či jiného systému). 

• Nejdříve je setřídíme podle produktivity.
• Potom jej potřebujeme umístit do "kalendářové reality" - aby se dalo zjistit pravděpodobné ukončení.
• Pro každou činnost se vypočítá její časový nárazník (čas od očekávaného ukončení do limitního termínu - rezerva).
• Pokud se v seznamu vyskytne činnost se záporným nárazníkem (skončí až po limitním termínu) a její trvání je kratší, než nárazník předchozí činnost, znamená to, že tu následnou (byť má nižší produktivitu) je rozumné upřednostnit (protože stihneme obě).

Nyní je jasné, proč větší úkoly rozdělit na co nejmenší bloky (ty mají všechny stejnou produktivitu - hodnota celku / celkovou pracností - zákeřné je, že obě hodnoty se budou v čase měnit).

Pokud máte na výběr ze dvou či tří činností, žádný mechanismus nepotřebujete. Ovšem s největší pravděpodobností to znamená, že ve vašem (neexistujícím) seznamu chybí všechno, co stojí za úvahu. Průměrně by v záměrech měla být spíš většina takových, které se hodně dlouho nebo vůbec neuskuteční. Protože budete pracovat na něčem s vyšším přínosem. Jenže nikdy nesmíte pracovat na ničem, co by v tom seznamu nebylo.

Je tedy dobré dát si mezi úkoly také vyhledávání nových příležitostí. Jako něco, co vytváří opravdu velkou hodnotu.

Typický scénář - jak plánovat práci

Vycházíme z toho, že důležitost (vlastní kategorie, nikoli standardní pole Outlook-u) je vlastností úkolu a všechny očekávané činnosti jsou v kalendáři naplánovány včetně rezerv. Cílem základní funkčnosti doplňku je zjednodušit (a zvýšit smysluplnost) rozplánování činností úkolu, posílit závaznost činností (zabrání nekorektním přesunům, překrývání činností atd.)

• Dostaneme zadání práce (jakoukoli formou) nebo ze situace vyplyne potřeba něco udělat - zde např. námět na přípravu nového produktu.
• Vytvoříme úkol (běžná položka Outlook-u)
  • Každý úkol musí být přiřazen (jednomu nebo více) nadřazenému cíli (to už je nadstavba). V podnikovém prostředí se může jednat o rozsáhlejší hierarchii, pro osobní užití jde obvykle o jednoduchý ... a co nejkratší ... seznam (měly by to být jen "aktuální" cíle). Vazba pomáhá řídit důležitost (v portfoliu úkolů).
  • Pro každý úkol doplněk vyžaduje určení hodnoty (to může být více či méně sofistikované, viz později).
  • Musíme zadat odhad pracnosti a datum dokončení (naléhavost; viz též limitní termín a rezerva).
  • Podle toho, jak naléhavý a důležitý (dle hodnoty/produktivity) je úkol, popř. zadané datum zahájení práce, doplněk vyžaduje (popř. později připomene) rozplánování do činností.
• Úkol je nutno rozplánovat (rozdělit) na činnosti (pracovní bloky).
  • Činnosti jsou automaticky či s asistencí zařazeny do kalendáře (na první volný termín, pokud odpovídá potřebám úkolu - viz dále). Dle potřeby a nastavení si vyžádá přesun konfliktních činností.
  • Při každé změně se činnosti v kalendáři uspořádají se dle nové situace. 
• Připomenutí činnosti funguje standardně, doplněk si vynutí zadání, kdy práce byla ve skutečnosti zahájena. Před zahájením další činnosti musí být zadáno, jak ta předchozí dlouho trvala, popř. rozdělena (vytvořeno pokračování), pokud se ji nepodařilo dokončit.
• Pokud činnost úkolu potřebujeme přesunout (chceme místo ní dělat něco jiného), najde se nejbližší volný čas nebo rezerva. Pokud v časovém rámci (navazující činnosti, úroveň nejistoty / rezerva úkolu) již není žádný volný prostor, přesun není umožněn (musíme se pokusit přesunout některou nenaléhavou činnost jiného úkolu, změnit úkol nebo jiný úkol, resp. přehodnotit potřebu změny - v pokročilejší verzi lze automatizovat).

Chce to správné nastavení

1. Definovaný pracovní čas (dne, týdne). 
2. Korektně využívána klasifikace aktivity "Zařadit jako" (volno, nezávazně, mimo kancelář) a odlišení privátních termínů.
3. V plánu jsou rezervy (explicitní nebo nezaplánovaný čas, tzn. lze najít prostor, do kterého lze zařadit nově plánované či přesouvané činnosti).
4. Pro využívání rezerv a automatizované umístění je nutné označovat aktivity také příznakem, zda je lze přesouvat na jiný termín (na dřív/později/oba směry/vůbec).
5. Aktivity s nejistým ukončením plánovat s potřebnou rezervou.

Funkčnost 

1. Každá pracovní činnost (položka v plánovacím kalendáři) by měla být přidělena úkolu. Každý úkol musí být rozepsán - na jednotlivé činnosti, ze kterých se skládá. To je podklad pro podložený odhad pracnosti. Pracnost je podkladem pro určení naléhavosti.
2. Úkol je splněn, pokud jsou dosaženy všechny plánované / potřebné dílčí výsledky. Při splnění úkolu je žádoucí vyhodnotit původně očekávanou a skutečnou pracnost. Vyhodnocením by se také mělo prověřit, zda se daří plnit zamýšlený poměr kapacity věnované jednotlivým kategoriím úkolů.
3. Naléhavost je poměr mezi časem (práce, nikoli trvání), který bude pro dokončení úkolu ještě potřeba a lhůtou, ve které má být dokončen. To znamená, že by tato informace měla být automaticky přepočítávána při každé změně a při každém spuštění kalendáře.
4. Hranici pro naléhavost (kdy je potřeba přestat odkládat & předřazovat jiné činnosti, tzn. "zkomplikovat" přeložení či minimálně upozornit na nedostatek času) je konfigurovatelná nebo se automaticky adaptuje. V principu se jedná o poměr mezi potřebným časem (pracností) pro splnění úkolu (provedení všech potřebných činností) a neobsazeným časem, který zbývá do termínu nutného splnění úkolu.
5. Pokud plnění úkolu není naplánováno (rozepsáno na konkrétní činnosti v kalendáři), dle pravděpodobné naléhavosti (předběžná pracnost a lhůta) se připomíná v okamžiku, kdy poměr mezi očekávanou pracností a disponibilní kapacitou přesáhne stanovenou úroveň. Také je komplikováno nebo zablokováno (konfígurovatelně) zařazování nových činností, dokud (takový, popř. každý) úkol nebude rozplánován.
6. Pokud úkol přijmeme a naplánujeme jeho plnění, předpokládá se, že je nutno jej splnit. V této fázi není účelné na úrovni činností rozlišovat důležitost. Samozřejmě se mohou měnit jak důležitost úkolu, tak lhůta pro jeho splnění, díky tomu se mění podmínky pro přesun naplánovaných činností.
7. Lze vytvořit a použít šablonu (souslednost nutných navazujících činností pro obvyklé typy úkolů).
8. Činnosti (analogie projektovým činnostem) udržují vazby (předchozí a navazující činnost/-i).
9. Známe disponibilní volnou kapacitu do termínu splnění jednotlivých úkolů.
10. Úkoly by měly být nositeli kategorie důležitosti. Naléhavost se automaticky aktualizuje (podle faktického data a pracnosti).
11. Pro důležitost můžeme použít standardní atribut (byť je to mírně problematické, protože se může vyskytnout mnoho různých pojetí a většina lidí používá vykřičník "důležitý" na úplně všechno) nebo si vytvoříme vlastní pole klasifikující úroveň důležitosti.
12. Pro určení důležitosti by se dal využít mechanismus, který pomůže odhadnout např. peněžní hodnotu získaného užitku (pokud je obtížné stanovit, do které kategorie úkol spadá).
13. Pokud nemáme dost kapacity na úkoly, které vytváří 80 % užitku (plnění povinností), musíme změnit obsah práce a klasifikaci úkolů - prostě musíme rezignovat na všechno, na co nestačíme - v tomto smyslu je korektní řízení času i vynikajícím nástrojem na určení, kdy je nutno reorganizovat práci - kdy potřebujeme další spolupracovníky nebo dovednosti či technologie).
14. Může stát, že zařazením nového úkolu dojde ke změně klasifikace stávajících, jelikož pro důležité úkoly je vyhrazena pouze část kapacity.