Případová studie - time management

Semifiktivní příběh - jak jednotlivec může změnit své hospodaření s časem.

Byl jednou jeden člověk, který se rozhodnul, že chce zlepšit využití svého času. Dejme tomu, že pracoval jako personalista (ale může to být klidně účetní nebo vrcholový manažer) ve středně velké firmě. Jmenoval se třeba Jaroslav Přívětivý

[Ve reálné předloze ten člověk využil poradce, ale v příběhu se s tím pere sám.] 

Přetížení a/nebo mizerné výsledky

Nejlepší je jediný skutečný důvod - čím méně jich bude a čím jsou jednodušší, tím snáze si je připustíme (pochopíme, že se to týká i nás). Především to musí být naprosto nesporný fakt. Takže co vedlo Jardu k zamyšlení?

Únava.

Což je velmi pozoruhodné a pozitivní. Většina z nás obvykle chce jenom najít způsob, jak (zázrakem) zmenšit nápor práce, popř. se stát supermanem, který zvládne nezvládnutelné. Nepřemýšlíme nad příčinami. Možná zde hrálo roli, že mu záleželo na výsledcích jeho práce.

  • S postupujícím věkem a průběhem jeho profesní praxe se stále důrazněji objevovala otázka, jestli svůj čas vynakládá smysluplně - jestli by vynaložené úsilí nepřinášelo vyšší užitek v případě, když by omezil aktivity, které mají pouze malý přínos. Jestli těm záležitostem, které jsou opravdu důležité, věnuje dostatek kapacity. Přesněji řečeno jestli časem neplýtvá.
  • Jak poznat, které jsou opravdu důležité a jaké úsilí je "dostatečné"?
    Toto je zjevně klíčová otázka. Správné otázky jsou to nejdůležitější.
  • Co jsou příčiny té únavy? 
    • Moc práce (nízká produktivita, odkládání na poslední chvíli, omezování toho, co "nehoří" ... z toho plynoucí vyšší pravděpodobnost problémů a nutnosti odstraňování jejich následků ... tedy více a více práce).
    • Málo času ... mj. např. na sebevzdělávání - z toho plynoucí neefektivní způsob provádění činností a tím stále méně a méně času... stres a vyčerpání.
  • Samozřejmě existuje spousta dalších překážek efektivity.
    [Sem přijde sbalovací podseznam s kompletním výčtem všeho, co vnímají lidé a co je psáno v knihách + převod některých článků o mýtech a zaručených technikách.]

Připadá nám tato úvaha nesmyslná? Že žádný rozumný člověk nedělá něco, co nepřináší zjevný užitek? Potom je samozřejmě zbytečné, abychom se tímto tématem dále zabývali. Nebo to chce trošinku odstup. Jestliže máte podobný problém, především napište! Také se můžete podílet na tom, jak to s Jaroslavem pokračovalo. Nebo na vaší zkušenosti postavíme ještě lepší příběh.

Jak odhadnout, jestli to má smysl

Problém obvyklého způsobu rozvoje dovedností v řízení času (pokud se až do této polohy člověk dostane - většinou se pokusí začít používat kalendář a psát si do něj své termíny a v lepším případě u toho skončí) je to, že prakticky nikdo na začátku nevnímá, že to, co by měl dělat, mu má přinášet užitek.

  • Většinou věříme, že se dozvíme něco jednoduchého, co půjde snadno uplatnit a výrazně to změní situaci, ve které jsme s něčím nespokojeni.
  • Obvykle je snadné se nadchnout pro změnu, která je v konfrontaci s běžnými chybami, které děláme, velmi atraktivní.
  • Realizace ovšem bývá obtížná.

Jaroslav už měl pár pokusů za sebou. Věřil, že zlepšení řízení času pro něj musí být prospěšné. Vždy to ale skončilo víceméně u toho kalendáře, jednou se snažil si sestavit seznam priorit, ale nepřinášelo to žádný užitek. Jenže tentokrát věděl, čeho chce dosáhnout.

S rozumem - musí se to dělat souběžně

Stejně se to bude muset dělat už napořád. Takže je potřeba najít si způsob, jak evidovat skutečnou spotřebu času. Dá se to dělat s tužkou a papírem, lepší je něco elektronického, nejlepší je aplikace v chytrém telefonu, která umožní (i zpětně) zadávat začátky a konce nejlépe veškerých činností.

Jaroslav si přiznal, že v žádném z předchozích pokusů se nepřinutil evidovat a vyhodnocovat skutečnou spotřebu času, přestože minimálně u dvou posledních o této nezbytnosti věděl. Takže se rozhodl, že tentokrát se nebude snažit si to usnadnit, ale udělá, co je potřeba.

Kolik času mám na uskutečnění záměru

Jde o to, že užitek uskutečnění záměru (splnění úkolu) výrazně ovlivňuje termín, kdy bude práce ukončena. Dobře je to vidět na termínu spuštění něčeho nového, např. na uvedení nového produktu nebo zahájení nového provozu, spuštění nového nástroje (který např. šetří práci či zvyšuje kvalitu). Proto je potřeba pokusit se zabudovat časovou hodnotu výstupů do přínosu akce.

Jinými slovy pokud se to, co je potřeba, podaří udělat dřív, užitek bude obvykle vyšší. Dává smysl najít způsob, jak promítnout vliv času do hodnoty výstupu a následně do vyjádření hodnoty jednotlivých činností. Při tradičním způsobu uvažování to může být obtížné, ale stačí použít princip snižující se hodnoty.Tedy např. rozpustit rozdíl mezi hodnoutou u potenciálně nejkratší lhůty a hodnotou u limitní lhůty do ocenění času. 

Viz hodnota času u projektů (bude upřesněno).

Proč nestíháme a co to znamená

Jaké jsou faktické nejčastější příčiny. To, že jsou tady napsané, neznamená, že je to pravda a že to musí být pravda v tom kterém konkrétním případě - možná jsou některé i malinko sporné - je to výzva, abyste se zapojili do diskuse.

  • Špatná organizace práce.
    • Neplánujeme (tedy neporovnáváme dobu, která by měla být účelná se skutečností - v jistém smyslu pracujeme tak, jak nám to právě vyhovuje a nezabýváme se tím, zda neexistují lepší možnosti).
    • Vlastní kondice (duševní hygiena - soustředění, výkon).
  • Nízká produktivita.
    • Dovednosti (existuje lepší způsob provádění činnosti).
    • Přebíhání (práce na více záležitostech "současně").
  • Vliv okolí
    • Změny požadavků.
    • Chybějící pravidla.

Sporné

  • Nejasné či nesprávné zadání.
    • Nejpravděpodobněji vlastní chyba - nedostatečné úsilí pro jeho vyjasnění.
    • Chybějící souvilosti (celková nejistota prostředí).
  • Přetížení.
    • Neschopnost korektně jednat se zadavateli práce.
    • Což jsou v širším slova smyslu dovednosti (jednat).
    • Včetně toho plánování (znalost vlastních kapacit).
    • Neschopnost (platí i pro prostředí) pracovat s rezervami (zásobníkem práce).

Přemýšlejte a hledejte ve vlastní práci a kolem sebe příčiny toho, proč vám připadá, že máte víc práce, než se dá stihnout. Zamyslete se případně i tehdy, kdy máte na všechno dost času. Nejlépe ty primární, ale o jednu úroveň výš, než zcela obecné "nedostatečné dovednosti (ve všem)". Potřebujeme, abychom se mohli zeptat "Co se s tím dá dělat?"

Pomozte Jardovi to tentokrát zvládnout

Ve skutečnosti to nebylo tak dramatické, jak popisuje příběh. Ani tak přímočaré. Ani výsledky nebyly "dokonalé". Ovšem podařilo se odstranit hlavní příčinu - plýtvání časem na to, co nebylo nezbytně nutné.

  • Především díky optimalizaci poměru užitek/čas.
    • Nastavil si limity na své běžné činnosti (např. výrazně zlepšil přípravu na pohovory s uchazeči, takže aktuálně už půl roku netrval žádný pohovor déle, než předem stanovený čas).
    • Inicioval podnikové vzdělávání v oblasti řízení porad, takže se postupně snižuje čas, který lidé (i sám Jaroslav) tráví účastí na jednáních.
    • Přijal doporučení a adoptoval techniku Zero Inbox, takže elektronická pošta mu zabírá asi čtvrtinu času oproti dobám před změnou. 
  • Nedělá nic, co nemá naplánováno. To chce hodně pevnou vůli, ale pokud máte v kalendáři, co "smíte" dělat, je to trošku snazší.
  • Vše, co dělá, si eviduje.

Klíčem je identifikace činností - prostá evidence toho, co dělá a kolik času tomu věnuje + odvaha to občas vyhodnotit. Obvykle nic víc nepotřebujete, intuitivně víte, jaký užitek přináší ta kterä aktivita. Když si v tom ovšem uděláte důkladně jasno a chvíli to celé počítáte až do onoho peněžního vyjádření, pomůže vám to nesklouznout zpět.

Ono možná stačí vymanit se z představy, že existuje jednoduchý a snadný způsob, jak se zbavit všech těch chyb, které děláme a které jsou tak přesvědčivě popisovány ve všech zdrojích k time managementu. Tam je psáno, že dělat tyhle nesmysly je nesmysl a že stačí je nedělat a nastanou světlé zítřky. Většinou není dost srozumitelně vysvětleno, jak se dopracovat k tomu, aby člověk ty chyby nedělal. Možná na to někdo přijde intuitivně, někdo po upřímné analýze svých neúspěchů (jako Jaroslav). Nebo stačí přečíst, co na to téma napsal P. F. Drucker.

Doporučená podoba time managementu

Ono to není tak, že by "používání diáře" mohlo něco zásadně změnit. Zejména pokud budeme obelhávat sami sebe. Podstata řízení času je ve vyjasnění priorit. Některé související dovednosti a praktiky považujeme za "samozřejmost".

  • Pořádek.
  • Pomůcky.
  • Dovednosti. Včetně schopnosti vyžádat si spolupráci (nedělat, co nemám/nemusím/neumím). 
  • Informace.
  • Práce v blocích (poměrně zásadní a velmi podceňované).
  • Soustředění/produktivita. Výkon~koncentrace.
  • Asertivita - účelná interakce s okolím (nenechat se manipulovat nebo zblbnout).

Jarda doporučuje, abyste se pokusili o:

  • Evidenci času & důkladnou analýzu souvislostí a příčin. Cílem by mělo být ocenit jednotlivé typy činností z hlediska jejich užitečnosti/produktivity. Peníze. Priorita.
  • Plánovat to, co je potřeba udělat a přiřadit tomu odpovídající kapacitu.
    • Odpovídající je alespoň průměrná skutečná produktivita.
    • Pokud se nepodaří kapacitní limit dodržet, je nutná důkladná analýza příčin a nastavit sám sobě pravidla, jak postupovat, aby příště překročen nebyl.
      Pozor, nechceme měnit limit, protože předpokládáme, že je na základě produktivity nastaven správně. 
  • Vyhodnocovat, jaká část času/aktivit je neřiditelná a kolik je tedy potřeba vytvářet rezerv. Řízení rezerv je relativně snadné, extrémně důležité.
  • Dát si pozor na studentský syndrom - neodkládat to, do čeho se nám nechce. K tomu pomůže odpovědět si pokaždé, když se chystáte něco odložit, jaké jsou příčiny (a když to jde, tak to také evidovat).
    • Špatně naplánováno (neúplné informace, špatně nastavená produktivita, popř. ignorování překážek apod.).
      Zlepšit plánování (tím, že se prověří, jak při plánování postupujete).
    • Změna situace (vnější podmínky pro danou aktivitu).
      Zlepšit informace a odhady (analogicky).
    • Změna pořadí (je tu práce s vyšší produktivitou).
      Počítat s tím a mít připravené flexibilní práci a rezervy (viz jinde).
    • Něco jiného... Což je onen problém - buď došlo k objektivní změně nebo se nám do toho nechce. Pokud tu věc není potřeba dělat, vůbec jsme si ji neměli plánovat. Pokud je, tak bychom pořadí měli dodržet. Mimo jiné tím získáme motivaci to co nejrychleji dokončit, abychom mohli pokračovat těmi činnostmi, ke kterým takový odpor nemáme.

Pokud víte o lepším způsobu nastavení priorit, než je produktivita (tedy užitek získaný jednotkou času), sem s ním.

Rozumíte své práci. My také.

Baví nás to. Máme radost, když věci fungují. Rádi sdílíme zkušenosti.

Cena: Přiměřená

Chci vědět víc

Umíme odhadnout potenciál spolupráce. Vy také. Dohodneme se.
Rádi bychom poprosili ty, komu připadnou informace uváděné v metodice užitečné nebo sporné či mají jiné zkušenosti či mohou doplnit chybějící zdroje, aby se ozvali. Rádi budeme spolupracovat na dalším zlepšování nebo propojíme naše stránky s vašimi.