Případová studie - time management

Fiktivní příběh - jak jednotlivec může změnit své hospodaření s časem.

Byl jednou jeden člověk, který se rozhodnul, že chce zlepšit využití svého času. Dejme tomu, že pracoval jako personalista (ale může to být klidně účetní nebo vrcholový manažer) ve středně velké firmě. Jmenoval se třeba Jaroslav Přívětivý

[Ve reálné předloze ten člověk využil poradce, ale v příběhu se s tím pere sám.] 

Přetížení a/nebo mizerné výsledky

Nejlepší je jediný skutečný důvod - čím méně jich bude a čím jsou jednodušší, tím snáze si je připustíme (pochopíme, že se to týká i nás). Především to musí být naprosto nesporný fakt. Takže co vedlo Jardu k zamyšlení?

Únava.

Což je velmi pozoruhodné a pozitivní. Většina z nás chce jenom najít způsob, jak zázrakem zmenšit nápor práce. Nepřemýšlíme nad příčinami. Možná hrálo roli to, že mu záleželo na výsledcích jeho práce.

  • S postupujícím věkem a průběhem jeho profesní praxe se stále důrazněji objevovala otázka, jestli svůj čas vynakládá smysluplně - jestli by vynaložené úsilí nepřinášelo vyšší užitek v případě, když by nedělal to, co žádný výrazný užitek nepřináší. Jestli těm záležitostem, které jsou opravdu důležité, věnuje dostatek kapacity.
  • Resp. jak poznat, které jsou opravdu důležité a jaké úsilí je "dostatečné"?
  • Co jsou příčiny té únavy? 
    • Moc práce (únava, odkládání na poslední chvíli, omezování toho, co "nehoří" ... z toho plynoucí vyšší pravděpodobnost problémů a nutnosti odstraňování jejich následků ... tedy více a více práce).
    • Málo času ... mj. např. na sebevzdělávání - z toho plynoucí neefektivní způsob provádění činností a tím stále méně a méně času ...
  • Samozřejmě existuje spousta dalších důvodů
    [sem přijde sbalovací podseznam s kompletním výčtem všeho, co vnímají lidé a co je psáno v knihách + převod článku o mýtech]

Připadá nám tato úvaha nesmyslná? Že žádný rozumný člověk nedělá něco, co nepřináší žádný (výrazný) užitek? Potom je samozřejmě zbytečné, abychom se tímto tématem dále zabývali. Jestliže máte podobný problém, především napište! Také se můžete podílet na tom, jak to s Jaroslavem pokračovalo.

Jak odhadnout, jestli to má smysl

Problém obvyklého způsobu rozvoje dovedností v řízení času (pokud se až do této polohy člověk dostane - většinou se pokusí začít používat kalendář a psát si do něj své termíny a v lepším případě u toho skončí) je to, že prakticky nikdo na začátku nevnímá, že to, co by měl dělat, mu má přinášet užitek.

  • Většinou věříme, že se dozvíme něco jednoduchého, co půjde snadno uplatnit a výrazně to změní situaci, ve které jsme s něčím nespokojeni.
  • Obvykle je snadné se nadchnout pro změnu, která je v konfrontaci s běžnými chybami, které děláme, velmi atraktivní.
  • Realizace ovšem bývá obtížná.

Jaroslav už měl pár pokusů za sebou. Věřil, že zlepšení řízení času pro něj musí být prospěšné. Vždy to ale skončilo víceméně u toho kalendáře, jednou se snažil si sestavit seznam priorit, ale nepřinášelo to žádný užitek. Jenže tentokrát věděl, čeho chce dosáhnout.

S rozumem - musí se to dělat souběžně

Stejně se to bude muset dělat už napořád. Takže je potřeba najít si způsob, jak evidovat skutečnou spotřebu času. Dá se to dělat s tužkou a papírem, lepší je něco elektronického, nejlepší je aplikace v chytrém telefonu, která umožní (i zpětně) zadávat začátky a konce nejlépe veškerých činností.

Jaroslav si přiznal, že v žádném z předchozích pokusů se nepřinutil evidovat a vyhodnocovat skutečnou spotřebu času, přestože minimálně u dvou posledních o této nezbytnosti věděl. Takže se rozhodl, že tentokrát se nebude snažit si to usnadnit, ale udělá, co je potřeba.

Jak stanovit užitečnost toho, co člověk dělá

Pomocí peněz. Jinak to nejde.

Proč nestíháme a co to znamená

Jaké jsou faktické nejčastější příčiny. To, že jsou tady napsané, neznamená, že je to pravda a že to musí být pravda v tom kterém konkrétním případě - možná jsou některé i malinko sporné - je to výzva, abyste se zapojili do diskuse.

  • Špatná organizace práce.
    • Neplánujeme (tedy neporovnáváme dobu, která by měla být účelná se skutečností - v jistém smyslu pracujeme tak, jak nám to právě vyhovuje a nezabýváme se tím, zda neexistují lepší možnosti).
    • Vlastní kondice (duševní hygiena - soustředění, výkon).
  • Nízká produktivita.
    • Dovednosti (existuje lepší způsob provádění činnosti).
    • Přebíhání (práce na více záležitostech "současně").
  • Vliv okolí
    • Změny požadavků.
    • Chybějící pravidla.

Sporné

  • Nejasné či nesprávné zadání.
    • Nejpravděpodobněji vlastní chyba - nedostatečné úsilí pro jeho vyjasnění.
    • Chybějící souvilosti (celková nejistota prostředí).
  • Přetížení.
    • Neschopnost korektně jednat se zadavateli práce.
    • Což jsou v širším slova smyslu dovednosti (jednat).
    • Včetně toho plánování (znalost vlastních kapacit).
    • Neschopnost (platí i pro prostředí) pracovat s rezervami (zásobníkem práce).

Přemýšlejte a hledejte ve vlastní práci a kolem sebe příčiny toho, proč vám připadá, že máte víc práce, než se dá stihnout. Zamyslete se případně i tehdy, kdy máte na všechno dost času. Nejlépe ty primární, ale o jednu úroveň výš, než zcela obecné "nedostatečné dovednosti (ve všem)". Potřebujeme, abychom se mohli zeptat "Co se s tím dá dělat?"

Rozumíte své práci. My také.

Baví nás to. Máme radost, když věci fungují. Rádi sdílíme zkušenosti.

Cena: Přiměřená

Chci vědět víc

Umíme odhadnout potenciál spolupráce. Vy také. Dohodneme se.