Kolik užitku vytváří 20% úsilí?

Proč nestačí mít jen 20% zákazníků

Nebo jak je to myšleno?

Dost často se objeví zmínka o Paretovu principu při řízení času. Je téměř jisté, že u spotřeby lidské kapacity platí - naprostá většina toho, co děláme, nevytváří žádný zřejmý měřitelný užitek. Zato když se nám podaří obchod nebo najdeme řešení obtížného problém, tak to přináší značný až obrovský zisk. Takže se zdá, že tento princip z hlediska využití vlastní kapacity naprosto jednoznačně platí.

Dává smysl hledat, které činnosti jsou ty produktivní?

Bezpochyby ano.

Paretovo pravidlo (80/20) 

Dle Paretova pravidla je 80% užitku vytvářeno prostřednictvím 20% aktivit. Při řízení času není možné se omezit na počet činností (klidně může jedna bezvýznamná zabrat spoustu času a řada důležitých se dá stihnout poměrně snadno). Každý záměr (úkol; pro splnění úkolu je nutno vykonat jednu nebo více činností) vytváří určitý užitek.

Je poměrně problém, jak získaný užitek správně vyjádřit. Pravděpodobně bychom se měli propracovat k nekompromisnímu finančnímu ocenění. Což je obtížné. Mělo by to být tak, že pro každou činnost je definován její výstup a ten je přiměřeně oceněn. Pokud se pokoušíme Paretův princip aplikovat na faktické využití času, zjevně nefunguje.

Takže se vztahuje k potenciálnímu využití (tzn. dostatek času na vše, co je nutno a bylo by potřeba dělat. A přesně v tomto spočívá potenciál řízení času - pokud se nám podaří snížit spotřebu času na povinné a vynucené činnosti (které zdánlivě žádný užitek nepřinášejí). Plus samozřejmě vybrat z příležitostí ty, které budou přinášet nejvyšší (se zohledněním rizika či pravděpodobnosti úspěchu) užitek. Pravděpodobně potřebujeme seznam příležitostí (stejně jako u řízení organizací systém správy námětů).

Jak to tedy je

Není radno nad tím moc hloubat, musíme prostě zajistit, abychom záležitostem, které vytvářejí pouze malý užitek, nedávali přednost před tím, co je doopravdy podstatné. Což řada z nás dělá. Pokud naši veškerou kapacitu spotřebují činnosti, kterým se nelze vyhnout (povinnosti apod.; předpokládejme, že je řeč o pracovním čase samostatného pracovníka - pokud je to obchodník, který musí vyřídit v průměru denně 50 telefonátů s průměrnou délkou 5 minut, tak má pryč tři čtvrtiny pracovní doby), nedá se s tím nic moc dělat.

Můžete změnit prostředí nebo si osvojit dovednosti, které pomohou výrazně redukovat spotřebu času na plnění povinnosti a vynucené činnosti; náš obchodník se může zaměřit na zrychlení vyřízení hovoru - a toto je primárně otázka dovedností - navíc ve většině případů může být volající spokojenější, než při "vykecávání".

Je docela možné, že nám v této úvaze chybí "zbytečné" činnosti. To jsou činnosti, které vykonáváme, aniž se jedná o nesporné povinnosti (životní potřeby) či kapacitu spotřebovávanou pod tlakem prostředí. Zde by mohly být všechny záležitosti spadající do kategorie "zábava" ... jenže to není tak jednoduché, protože relaxace patří do životních potřeb (povinností), popř. je jasné, že má určitou hodnotu (je důležitá). Jenže je skupina činností, které bychom možná dělat nemuseli a přesto je děláme - všechno to, co by mohl udělat někdo jiný, jehož čas (hodnocený potenciálem jeho příležitostí) má nižší cenu než náš. Dobrým příkladem jsou (pokud se soustředíme na pracovní prostředí) činnosti, u kterých pouze nevíme, že je možné, aby je provedl někdo jiný nebo se nám zdá pohodlnější si je udělat sami.

Klíčem je stanovit hodnotu jednotky času

Toto je přímá výzva k tomu, abychom si udělali katalog vlastních příležitostí a pokusili se vyjádřit cenu jedné (volné) hodiny vlastního času. Není to jednoduché. Nikdy to nebude "přesné". Ale je to jediný způsob, jak se rozhodovat, čemu je účelné věnovat tu část vlastní kapacity, o které můžeme rozhodovat.

Jedná se pouze o tu část kapacity, kterou nespotřebovávají činnosti, které nemůže dělat nikdo jiný (spánek, jídlo, zábava, fyziologické potřeby). Jediný smysluplný způsob vyjádření hodnoty času je tzv. "výnosová hodnota" - to je např. u investic potenciální výdělek, který je prostřednictvím investice možno dosáhnout.

Samozřejmě je sporné, jestli "přežití" (běžné rutinní činnosti, které se prostě dělat musí) je nebo není důležité. Ovšem zde máme snadnou pomůcku - opakované termíny a časové normativy. Věci, které se stále opakují, je velmi snadné plánovat ... a pozor, plánovat se musí, při plánování kapacit je nelze ignorovat.

Rozumíte své práci. My také.

Baví nás to. Máme radost, když věci fungují. Rádi sdílíme zkušenosti.

Cena: Přiměřená

Chci vědět víc

Umíme odhadnout potenciál spolupráce. Vy také. Dohodneme se.