Čas a jeho řízení

Co řídíme při řízení "času"

Jak poznamenal kdosi chytrý, řídíme především sami sebe. Snažíme se čas, o kterém můžeme rozhodovat, využít pro vlastní propěch (v případě altruistů pro cizí, což je tím pádem také vlastní).

Bohužel je naprostá většina doporučení, jak se "naučit" lépe rozhodovat o tom, kolik energie/času čemu věnujeme, poměrně značně deformována. Existují rozvleklé klasifikace "generací technik/metod řízení času". Zcela ignorující zdravý rozum. Dost často se návody soustředí na technické prostředky. Nebo schematické zásady.

Úroveň využití času závisí na ujasněnosti dlouhodobých zájmů.

Zjednodušeně:

• Když nemám dalekosáhlé ambice, prioritou je nanejvýš aktuální pohodlí či jiný bezprostřední užitek. Tomu odpovídá reaktivní chování.
• Pokud se snažím cílevědomě formovat sebe sama a své okolí s vizí toho, jaké podmínky pro budoucí prospěch je žádoucí vytvořit, to určuje priority.

"Dnes dělám to, co musím, abych zítra mohl pracovat na tom, co mi umožní pozítří dosáhnout, čeho chci." Čím lépe si člověk dokáže zorganizovat práci, tím vyšší pravděpodobnost spokojenosti v budoucnosti. To znamená ovlivňovat a rozvíjet sebe i své okolí. Ve skutečnosti usilujeme o lepší poznání sebe sama a svých budoucích zájmů. Snažíme se zlepšit schopnost odhadovat jak budoucí užitek, tak pracnost nutných aktivit a pravděpodobnost úspěchu.

Hledáme nejefektivnější způsob, jak cílů dosáhnout. Obvykle se bude jednat o profesní výsledky (lze spekulovat o úsilí o finanční zajištění, ale naprostá většina lidí nedokáže cílit na vzdálenější horizont, než je tato dovolená). To vyžaduje určitou ctižádost. Také není vlastní každému. Samotná organizace času a hledání nejzajímavějších příležitostí zjevně není pro každého. Zato usnadnit si práci - naučit se lépe provádět své pracovní úkony (bez ambicí na lepší organizaci času) by být mělo. Přesto to téměř nikoho nezajímá. Odpor ke změně. Pohodlnost (krátkozkraká).

Překážky

Kdo se bude snažit, najde jich spoustu. Ve skutečnosti je podstatná nejspíš jenom jedna jediná: Nezkusili jsme to. Neumíme to. 

Nevěříme, že to může fungovat.

Což je správné - nevěřit. Pokud máme zájem se o tom přesvědčit (což bychom měli mít, protože všechny dostupné zkušenosti ukazují, že lepším využitím času se dá přínos dosažených výsledků zněkolikanásobit - byť samozřejmě záleží na tom, co člověk považuje za výsledek a v jakém prostředí se pohybuje - uvažujeme samostatné a řídící pracovníky - takoví, kteří si musí organizovat svoji práci sami), tak to musíme zkusit. Nejdřív se to naučit.

Není dobré předpokládat, že se nic učit nemusíme. 

Pokusy dělat něco, co člověk neumí, pravděpodobně vedou k tomu, že nabýváme přesvědčení, že taková aktivita nemůže být užitečná. Je řada činností, které opravdu není nezbytně nutné se učit a přinášejí užitek. Jenže spousta jich jen tak vypadá. Musíme dávat pozor.

Přínosy - užitek

Jsou jasné a jednoduché. Pokud smysluplně hospodaříme s časem (viz Co musíme umět - co to vlastně je), plynou z toho výhody.

• Lepší výsledky v činnostech, kterými získáváme zdroje (více zdrojů).
  Díky tomu, že těmto činnostem (které vytvářejí více zdroj) můžeme věnovat více času, nikoli proto, že bychom je dělali lépe (nepřímo pokud se podaří najít čas na rozvoj dovedností, které pro lepší výkon potřebujeme).
• Více času (a zdrojů) na to, co přináší uspokojení (pokud je to něco jiného, než vydělávat peníze).

Z hledika poměru užitek/úsilí je to složitější. Korektní alokace vlastních kapacit je náročná disciplína. Rychle narazí na hranice ekonomické efektivnosti. Zejména když to neumíme a/nebo nepoužíváme rozumné nástroje.

• Musíme zjistit/měřit, kolik kapacity skutečně věnujeme kterým (typům) činnostem (jelikož "...co nelze měřit, nelze řídit..."). Je to celkem protivné (nepříjemné), v jistém smyslu náročné a není úplně jednoduché vyhodnotit data. Pokud nemáme vhodný nástroj pro časový snímek, je to téměř nereálné.
• Je obtížné spekulovat na budoucí přínosy výsledků práce. Je to nejspíš větší hazard než hra na burze. Zjednodušeně řečeno potřebujete odvahu a trpělivost. Odhad se dá zlepšovat jen úmornou analýzou příčin a důsledků.
• Možná se (subjektivně... tím vlastně "objektivně") v mnoha případech nevyplatí. Rozhodně pokud pro svůj čas neznáte lepší využití, než to, co právě děláte, tak ani nemáte motiv s ním lépe hospodařit.

Možná lze chápat jako zásadní přínos (ovšem opět to bude potřeba převést na srovnatelné jednotky) lepšího plánování následující.

• Pro rozhodování o tom, do čeho se pustit, máme lepší (realističtější) výhled na skutečný rozsah disponibilní kapacity.
• Realističtější odhady časové náročnosti mohou přispět k omezení "studentského syndromu" - korektně naplánovaným aktivitám nebudeme věnovat více času, než je nezbytné + je zřejmý jejich dopad, takže máme motiv méně přínosné zvládnout co nejrychleji.
• Nebudeme se pouštět do aktivit, které nelze zvládnout.
• Máme podklad pro odmítnutí úkolů, které se nedají stihnout.
• Díky plánování se lze zlepšovat v odhadu významu/přínosu záměrů.

Nejdůležitější bude formalizace cílů a jejich "ocenění". Samotné úsilí věnované do analýzy spotřeby kapacit a plánování nezajistí automaticky snížení toho, čemu se módně říká "prokrastinace" (flákání se, vyhýbání se práci, lenošení). Formalizace (vyjádření) budoucího užitku může ovšem v boji s nechutí k dané činnosti pomoci.

Imperativ

Při diskusi s extrémě vytíženým pracovníkem (odhadce nemovitostí ve velké bance) zaznělo "...Když přijde klient a chce koupit nákupní centrum, nemůžeme ani nechceme jej odmítnout s tím, že má přijít za týden...". Jasně že ne. Ovšem jako v mnoha podobných případech to není argument proti plánování, jak to někteří vnímají, ale právě zdůrazňující jeho nezbytnost.

Bránit se neplánovaným aktivitám.

Nebo s nimi počítat. Plus:

• Usilovat o to, aby plánovací kalendář nebyl "nadoraz", ale s takovou "vůlí", kterou potřebujeme (naučit se pracovat s rezervami & nejistotou).
• Soustředit se na přesnost odhadu časové náročnosti. Polovina aktivit by měla trvat déle a polovina být hotova rychleji - podle hodně ploché křivky normálního rozdělení. Nastavit si (podle charakteru činností) cíl - např. menší než 20% průměrná odchylka.

Důležité a naléhavé

Toto je dost sporné (viz Eisenhower). Dost často se poněkud nepochopitelně považují "naléhavé" aktivity za "cizí zájmy" (např. Skillmea). Pokud by opravdu byly "cizí", tak jsou nám lhostejné a nezabýváme se jimi. Naprostá většina naší práce je ovšem součástí jiných než vlastních záměrů, což znamená, že toto hledisko ("cizí") nedává smysl. Ptejme se:

• Čím je určena "naléhavost".
  Zjevně lhůtou pro dokončení - něco, co má být hotové zítra (A), je naléhavější než to, co má být dokončeno pozítří (B). Ale je (či spíše není) otázka, jestli se má dělat "A" nebo "B", pokud u A zbývá 8 dnů práce a u B pouze jeden. Další úhel pohledu je přínos - pokud A znamená 10 jednotek užitku a B 100 jednotek. Není až tak obtížné si vybrat.
• Pokud bude existovat aktivita, která má sice nejdelší lhůtu pro dokončení, ale současně má potenciál přinést mnohonásobně více užitku, než všechy ostatní dohromady, čím je rozumné začít?
• Jak se vyvíjí význam (očekávaný přínos) a naléhavost postupem času?
• Pokud důležitost i naléhavost jsou spojité hodnoty a jsou obě závislé na čase, existuje možnost seřadit plánované aktivity podle těchto dvou kritérií?
  • Nebylo by lepší zabývat se jenom jedním?
  • Jsou skutečně nezávislé? Jakým způsobem jsou převoditelné?
  • Je vůbec potřeba je sčítat/slučovat?
  • Pokud aktivita nemá vůbec žádný přínos, může být "naléhavá"? Pokud nemá žádný časový limit, může mít přínos?
  • Je "naléhavější" práce, která má přínos 100 a lhůtu 10 nebo práce, která má také lhůtu 10 a přínos 200 při stejné pracnosti? Pokud si mohu opravdu vybrat - má v takovém případě lhůta vůbec nějaký význam?
  • Co získáme, když budeme naléhavost hodnotit poměrem mezi disponibilním časem a pracností?

Pokud důležitost/význam je dána ekonomickým přínosem, tak je nutné uvažovat s pracností / produktivitou. Pracnost (zbývající práce) oba aspekty propojuje. Hodně zjednodušeně - jeví se rozumné hledat způsob, jak vyjádřit význam i lhůtu pro dokončení jednou hodnotou. Máme na to metodiku, sem se to nevejde.

Co musíme umět

Možná je také velkou překážkou, když podceňujeme dovednosti, které potřebujeme. Ono "používat termínový kalendář" vypadá strašně jednoduše. Jenže pokud jej neumíme použít opravdu 'účelně', bude to (a bezpochyby to většina z nás zná) spíš formalita nebo dokonce komplikace. Skončí to tím, že v něm budou termíny závazných schůzek, ale žádná "vlastní práce".

Plánovat si práci.
Bránit se neplánovaným aktivitám (viz výše).

Je bezpochyby nepřípustné zjednodušení to takto popsat. Ono "plánovat práci" znamená téměř nekonečnou škálu dovedností, např.

• Ověřovat si zadání + umět jednat s nadřízenými, kolegy, členy týmu, zákazníky, ... Sem patří i obligátní "delegovat" (úkolovat/MBO) + outsourcovat, umění (?) odmítnout, kvalita odhadu pracnosti & způsob návrhu doby trvání atd.
• Ocenit (sám pro sebe) potenciální přínos toho, co děláme. To znamená mít poměrně jasnou vizi, čeho v aktuální životní situaci chci dosáhnout, jakou to má hodnotu a jaké je hodnota alternativ... dá se tomu říkat "strategické myšlení".
• Psychohygiena (možná jedna z nejdůležitějších).
• Zpracování informací (velmi komplexní).
• Jednání.
• Pro naprostou většinu zvládnout elektronickou poštu.
• ...

Nemluvě o systematickém rozvoji vlastních odborných dovedností. Není korektní to označit jenom jako "Plánovat". Na druhé straně nejspíše většina těch, kdo potřebují zlepšit hospodaření s časem, již poměrně použitelné dovednosti má (stačí opravdu základ) nebo je dokáže získat a průběžně rozvíjet vynaložením nízkých jednotek procent své kapacity. Pokud se začne snažit, rychle zjistí, v čem se potřebuje zlepšovat - a dokáže si na to udělat čas.

Pro rozvoj dovedností v řízení času se neosvědčuje žádný typ frontální výuky. Především proto, že výchozí pozice i potřeby/prostředí každého jednotlivce se zásadně liší. Smysl dává pouze velmi důsledný "learning by doing" - individuální trénink.

Nástroje

Tohle je jednoduché. Pozor - zabýváme se řízením "pracovního času" (práce). Pro rozhodování o využití volného času nevidíme důvod používat žádné sofistikované techniky či technologie. V profesním životě to bez nich nejspíš nejde.

• Termínový kalendář, podporující (alespoň nějak) rozplánování úkolu.
• Pomůcku pro sledování (evidenci & analýzu) skutečného využití času.

Plus podmínky (prostředí), jak se zbavit veškerých papírů (šanonů, složek, ...) a ostatních prehistorických artefaktů. Využití plánovacích kalendářů v organizaci je samostatný článek, založený na regulaci schůzek.

Sporné zdroje

Na internetu se dá najít neuvěřitelné množství názorů, doporučení, ale i blábolů (obecných nic neříkajících nepoužitelných floskulí). Občas se dá něčím "inspirovat", ale jen velmi selektivně. Problémem je, že se ty ne-návody tváří, že stačí "chtít". Mávnout kouzelným proutkem a je hotovo. Některé hodně diskutabilní:

• Kompilát všeho možného s názvem "Řízení času". Ryze akademický blábol.
• Rady pro manažery od firmy, která nabízí komplexní služby pro podnikatele.
• Průvodce podnikáním - hodně povrchní.

Některé pasáže z uvedených textů si říkají o "komentář", ale je to zbytečné. Pokud najdete rozumné zdroje, kde člověk může získat skutečné (užitečné) informace, dejte vědět, rádi je tu zveřejníme. Ptejte se na cokoli vás zajímá.