Základní pojmy managementu

Anglicky "objective"

Pokud platí (Drucker):

• Poslání (smysl existence) organizace je vyjádřen pomocí cílů.
  Odpovídá rozpadu poslání -> vize -> strategické cíle.
• Cíl musí být převeden na práci.
  Odpovídá pojetí strategický cíl = projektový záměr. Realizace projektového záměru je jeden či více projektů.
• Práce = účelem je výstup (něco, co využijeme pro uskutečnění toho záměru).

Pojmy v této oblasti se používají dost často poněkud chaoticky / zmateně. Proto je dobré nespoléhat na (vlastní) chápání jejich významu a vždy explicitně vyjádřit, co je v daném kontextu myšleno.

Např. v projektovém řízení se zcela standardně používá pojem "cíl" jako označení žádoucího výsledku posloupnosti činností, která vede k určenému výstupu. 

Anglicky "executive"

Je lhostejné, jak danou roli budeme nazývat a jak moc budeme glorifikovat tu či onu vlastnost, dovednost či přístup. Dále "manažer".

P. F. Drucker - Efektivní vedoucí, str. 11: Úkolem vedoucího pracovníka je dosáhnout efektivnosti. 

Efektivnosti se rozumí zvyšovat produktivitu firmy (poměr spotřebovávaných zdrojů ke získanému užitku v dlouhodobém horizontu) prostřednictvím ovlivňování svých spolupracovníků.

S touto interpretací není nutno souhlasit. Lze ji upřesňovat. Existuje asi téměř nekonečné množství definic, které se to snaží postihnout co nejpřesněji. Jenže nakonec každý stejně má svoji vlastní představu, primárně založenou na osobní zkušenosti.

Soustředíme na podstatu práce manažera - je to "práce s lidmi". Vytvářet optimální podmínky pro trvalý růst produktivity týmu.

• Budovat a rozvíjet tým (správné lidi na správná místa). Zlepšovat dovedností / způsobilost spolupracovníků. Hodnotit jejich výkon (motivace, zpětná vazba).
• S cílem umožnit optimalizaci procesů ve svěřené oblasti.
• Primárně musí rozvíjet své vlastní dovednosti.

V různých podmínkách různým způsobem a v různé podobě. Detaily se budou lišit. Podstata zůstává stejná. Můžeme vytáhnout dílčí role.

• Komunikace - především s ostatními manažery s cílem zajišťovat efektivní spolupráci se sousedícími procesními oblastmi.
• Koncepce - trvalý rozvoj (CPI). Tvorba pravidel. Analýza & plánování.
• Koordinace - v ideálním případě ověřování kvality | účinnosti | úplnosti nastavených pravidel, výjimečně interaktivní zásah do činností. 

Je jich mnohem víc. Ale nemá smysl to vše vypisovat. Ve skutečnosti si každý manažer bude muset určit podobu své práce sám. S hledáním optima je dobré nechat si pomocí.

• Článek 'Vlastník versus manažer' - proč firmu od jisté velikosti nemůže řídit její zakladatel. 

Práce & povinnosti řídícího pracovníka

• Každou organizaci je nutno řídit. Za celek musí zodpovídat jediný konkrétní člověk.
• Řízení spočívá ve vykonávání stanovených/sjednaných povinností.
  Tady by se hodil příklad - soupis skutečných činností řídícího pracovníka. Jenom pro hrubou orientaci - není to vysedávání na nesmyslných schůzkách, ale práce s lidmi - zabývat se tím, co, jak a proč dělají, jak jim to jde, co by potřebovali zlepšit - ať už v podmínkách nebo dovednostech. Musí se zabývat jejich názory a motivy. Optimalizovat součinnost a zbavovat se těch spolupracovníků, kteří nejsou ochotni přiměřeně respektovat zájmy týmu. Mimo pár dalších činností spíše technického rázu by měl rozvíjet své dovednosti. Tým má ovšem přednost, protože výsledky řídícího pracovníka jsou výkony týmu.
• Pro řízenou organizaci / část (s ohledem na konkrétní podmínky, schopnosti řídícího pracovníka a náročnost vedení daného týmu) existuje řídící rozpětí. Pokud se tým rozrůstá či oborově člení, je nutné / účelné jej rozdělit a vedením dílčích týmů pověřit samostatné vedoucí.

Podstata principu jediného zodpovědného vedoucího spočívá v tom, že pokud je svěřen daný tým (organizace / část) do péče jeho vedoucího, tak vedoucí na vyšší úrovni nesmí zasahovat do řídící práce nižšího vedoucího.

• Může jej vyměnit.
• Musí s ním komunikovat - upřesňovat pravidla, která mají v organizaci platit.
• Nesmí měnit jeho rozhodnutí.

Tím totiž přebírá na sebe veškerou zodpovědnost za výkon daného týmu.

Je důležité jasně a srozumitelné popsat povinnosti spojené s vedením daného týmu. Současně je nutné sjednat podmínky a omezení. Např. jedna z klíčových oblastí, do které by z logiky věci neměl vyšší vedoucí zasahovat, je složení týmu. Jenže právě tady mohou méně zkušení nižší vedoucí dělat velmi zásadní chyby. Takže je potřeba:

• Nastavit postupy a pravidla.
• Formalizovat průběh výběru uchazečů.
• V jeho průběhu vypořádat připomínky těch, kteří s mají zúčastnit.

V této situaci je povinností vedoucího dílčího týmu odmítnout člověka, se kterým nebude schopen dosahovat požadovaných výsledků. Podrobněji samostatně.

Za celek musí zodpovídat konkrétní člověk

Je to naprosto triviální - jde o to, kdo zajišťuje plnění povinností (provádění činností).

• Zodpovědnost nelze sdílet (to je potom "kolektivní nezodpovědnost").
• Aby sociotechnický systém fungoval, musí mít:
  • Pravidla (všechny známé činnosti musí být definovány a průběžně doplňovány a upřesňovány).
  • Regulaci (zpětnou vazbu).
• Řídící pracovník musí znát veškeré povinnosti (své, svěřené oblasti a v potřebném rozsahu / rozhraní i povinnosti ostatních oblastí). Každý (i on) musí být kontrolován, zda je plní.

Velmi úzce souvisí s principem jediného zodpovědného vedoucího, ale není to totéž, spíše druhá strana stejné mince.

• Tím, že část činností, za které zodpovídá, vyčlení a pověří jejich řízením samostatného vedoucího, se zodpovědnosti za jejich řádné provádění nezbavuje.
• Je povinen:
  • Vybrat nejlepšího možného člověka. Přesně definovat / sjednat jeho povinnosti ("rozsah působnosti").
  • Zajistit mu podmínky a systematicky podporovat výkon jeho práce (pomáhat). Zejména rozvojem dovedností a přizpůsobováním pravidel.
  • Soustavně poskytovat zpětnou vazbu - kontrolovat - pomáhat.
• Hledá možnosti, jak vedoucí dílčích týmů (vlastníky dílčích procesních oblastí) racionálně zapojit do rozvoje a zvyšování výkonu. Zkokonaluje (upřesňuje) rozhraní, na kterých probíhá spolupráce s ostatními týmy.

Stále zodpovídá za svěřenou oblast.

Smyslem existence organizace (i neziskové) je poskytovat výstup, který je někomu užitečný (produkt). Tedy je ochoten jej koupit (má pro něj vyšší hodnotu, než jiné možné vstupy) za cenu, která pokrývá náklady a vytváří dostatečný příspěvek na krytí.

Přitom se musí chovat hospodárně - zjednodušeně především neplýtvat, ale výstupy by měly poskytovat nejvyšší možné zhodnocení vstupů. Jinak je to plýtvání. Organizace tedy musí vynaložit přiměřené úsilí na to, aby našla takové zájemce o své výstupy (zákazníky), pro které má její produkt nejvyšší hodnotu.