Eisenhowerův kvadrant

Urgentní × důležité - jak poznat a kolik úsilí věnovat.

Každá prováděná činnost musí být klasifikována z hledisek důležitost a naléhavost. Obvyklý přístup k naléhavosti jsou poněkud sporné, jelikož naléhavost přijatých úkolů se v čase zvyšuje (tak, jak se blíží termín jejich splnění; obvyklé pojetí je hodně statické). Mělo by se zvážit i to, že důležitost (což je zjednodušeně potenciál užitku) se snižuje, protože s ubíhajícím časem se snižuje pravděpodobnost, že zamýšlených cílů může být dosaženo. Krásně je to vysvětleno v příběhu o vývoji nového modemu v knize Kritický řetěz.

Celá záležitost je poměrně obtížná. Pro správné chápání zde uvedeného pojetí je důležitá celá řada předpokladů (např. v oblasti řízení kapacity, zadávání úkolů, klasifikace cílů, vyjádření ekonomické efektivnosti atd.), pro které na této stránce není prostor. Je nutné je vysvětlit a ověřit v konkrétních podmínkách - formou školení nebo případně souvislejšího textu, což si lze vyžádat.

Naléhavost požadavků není (nesmí být) direktivní. Nesmíme přijímat úkoly, na které nemáme kapacitu. Koordinátor, který dbá o využití kapacity, by měl mít dostatečně efektivní systém pro sledování skutečného využití kapacit (to souvisí se zadáváním úkolů). To samozřejmě platí i pro případ, kdy jsem sám sobě koordinátorem.

  • Měli bychom mít stanoveno, na kolik dnů předem je plán prací neměnný a jaká je nutná velikost rezerv (fakticky "spolehlivost" plánu).
  • Měli bychom se snažit získávat "co nejdřív co nejlepší informace", abychom se včas dozvěděli o tom, co bude potřeba dělat.
  • Měli bychom se bránit úkolům, které přicházejí pozdě - v čase, kdy je již nelze naplánovat.
    Dobře je to vidět na plánování schůzek viz níže, ale platí to pro všechny typy zadání - pokud pro ně v aktuálním platném kalendáři již není místo, je nutno je odmítnout.
  • Pokud nový úkol odmítnout "nelze", nutno odmítnout či odsunout (dohodnout se zadavateli) ty úkoly, které budou zařazením nového úkolu dotčeny (v kultivovaném prostředí by mělo být povinností odmítat práci, kterou nelze korektně zvládnout; toto souvisí s řízením rezerv, které je potřeba v plánu udržovat a s podporou korektnosti práce koordinátorů / manažerů; k takovýmto situacím dochází, pokud k nim dochází častěji než jednou za měsíc, je potřeba inovovat systém řízení času v organizaci).
  • Musí být sjednána korektní pravidla pro stanovování limitních termínů (později) a v souvislosti s tím pro přijímání a odmítání úkolů.

Co je co

Činnost Práce/aktivita vykonávaná jedním subjektem v jednom čase. Z hlediska řízení času je toto dogma (samozřejmě nerozporujeme činnosti typu dýchání apod.). Pokud si plánujeme práci, musíme jít na skutečné elementární časové bloky.
Časový blok Doba, po kterou souvisle provádíme určitou činnost. Rozumná velikost bloku pro úkolování lidí je zhruba půl člověkodne, pro plánování vlastního času je zjevně nějaký problém, pokud sklouzneme k čemukoli menšímu než je hodina (pozor, jedná se o "vlastní" čas - prostor, který řídíme sami; tzn. nikoli obědy, porady apod.). V závislost na charakteru vlastní práce bychom měli najít typologii činností a pro každý typ určit optimální velikost časového bloku.
Limitní termín Kdy musí být stanovený cíl dosažen. "Požadované" (sjednávané) datum dokončení by mělo být někde v polovině lhůty (pozor, nikoli od 'nyní', ale) od 'začátku práce' do limitního termínu. Viz též schéma (později).
Naléhavost Poměr mezi potřebným a disponibilním časem (čím více potřebného a čím méně disponibilního, tím je naléhavost vyšší). Závisí na pracnosti a termínu potřebného dosažení stanoveného cíle. Má dvě polohy - u dosud nepřijatých záležitostí a u činností, které již jsou v našem plánu práce.
Důležitost Význam, váha, potenciální přínos (viz dále).
Požadavek Podnět (vlastní či pocházející z okolního prostředí), který zatím nebyl přijat jako úkol (proto jeho důležitost ani naléhavost nejsou závazné - vyjadřují výchozí představu (např. okolí) o dané záležitosti.
Úkol Zadání (záměr, záležitost) - určuje smysl a cíl toho, že budeme provádět jednu nebo více činností.

 

Důležité a nedůležité záležitosti

  1. Chceme být schopni minimalizovat spotřebu času na záležitosti, které nemají rozvojový potenciál (nevytvářejí přírůstek užitku).
  2. Určitě je nutno ověřit (téměř) každý požadavek na jeho korektnost (čas, souvislosti, výsledek, ...)
  3. Naplánovat činnosti pro každý úkol. Činnost musí být nejméně minimální časový blok (obvykle hodina) a nejvíce maximální časový blok (pokud předpokládáme, že v každém dni jsou již předem stanovené bloky pro opakované činnosti, vychází jako největší použitelný časový blok práce mezi obědem a rutinními činnostmi na konci pracovní doby či analogický prostor dopoledne - tzn. 2-3 hodiny)
  4. Stanovit nejistotu (rozsah rezerv).
  5. Musíme určit, kolik kapacity kterému segmentu (důležitost) chceme věnovat.
  6. Pracovat v plánovaných blocích. Pracovat "pouze" na plánovaných aktivitách.
  7. Neplánovat delší bloky skutečné činnosti než je rozumné (z hlediska produktivity / soustředění - zhruba 1 hodina).
  8. Nenechat se vyrušovat (viz "Jak bránit svůj čas").
  9. Záznamy v plánovacím kalendáři musí být platné - ať již pro vás samotné nebo pro aplikační logiku musí platit, že volný čas je využitelný. Smyslem jeho vedení je vědět, kdy co chci dělat a kdy mám možnost udělat nově identifikované činnosti.
  10. Činnosti je žádoucí přesouvat co nejdříve (hned, jak se zjistí, že jejich provedení v původně plánovaném čase není reálné). Z toho plyne doporučení, že je lepší plánovat realisticky a nikoli podle principu "bylo by potřeba, aby…". Ušetříte čas jinak nutný na přesouvání.
  11. Může být užitečné plánovat opravdu s rezervami a současně s tím udržovat zásobník jednodušších prací, pomocí kterého lze využít čas, který byl získán lepším, než očekávaným průběhem naplánovaných aktivit. Určitě je rozumné se každou plánovanou práci realizovat jak nejrychleji to jde a současně se nebát ji dokončit, pokud je to reálné v daném časovém prostoru (následné činnosti lze odložit). Aneb nejisté činnosti plánovat tak, aby za nimi následovaly pokud možno takové, které odložit lze.

Nutné podmínky

  • Musím si evidovat, kolik času na co spotřebovávám.
  • Aby to mělo smysl (bylo technicky možné), musím si to předem plánovat.
  • Až mám výsledky (tzn. původní plán a skutečnost), vyhodnotit, zda je to (kolik času věnuji čemu) dobře. Zabývat se tím, kde jsou příčiny zásadně nesprávných odhadů pracnosti.

Viz též

Rozumíte své práci. My také.

Baví nás to. Máme radost, když věci fungují. Rádi sdílíme zkušenosti.

Cena: Přiměřená

Chci vědět víc

Umíme odhadnout potenciál spolupráce. Vy také. Dohodneme se.